Websterov slovník definuje list ako písomnú alebo tlačenú správu jednotlivcovi alebo skupine, ktorá sa zvyčajne posiela poštou. Samozrejme, v našom elektronickom veku sa veľa listov prenáša prostredníctvom e-mailu buď v tele e-mailu, alebo ako príloha. Bez ohľadu na tento trend obchodné listy naďalej majú tradičné funkcie. Preto je nevyhnutné, aby tí v podnikateľskom svete poznali tieto funkcie, aby získali správny dojem s obchodnými partnermi.
odbyt
Napriek trendu podnikania v elektronickej podobe "tradičné obchodné listy zostávajú dôležitým nástrojom moderného podnikania," uviedol Kenneth Zimmer, profesor emeritný na Fakulte podnikania a ekonómie na Štátnej univerzite Kalifornskej univerzity a Sue C. Camp, docent na Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Zimmer a Camp navyše tvrdia, že väčšina obchodných listov je skutočne predajnými listami, pretože ich zamýšľaný účel je podporiť predaj tovaru alebo služieb príjemcom. Existuje päť hlavných cieľov obchodných listov:
- Prilákať pozornosť príjemcu.
- Vytvoriť priateľský vzťah s príjemcom.
- Odvolať sa na kúpne motívy príjemcu.
- Presvedčiť príjemcu, aby podnikol kroky.
- Poskytnúť príjemcovi príležitosť podniknúť kroky.
Vzťahy s verejnosťou
Cieľom akejkoľvek snahy o vzťahy s verejnosťou je ovplyvňovať presvedčenia, postoje alebo akcie cieľového publika. Tak je to v prípade listu s verejnými vzťahmi, vysvetlite Melvin L. DeFleur a Everette E. Dennis, spoluautori "Porozumenia o masovej komunikácii: Perspektíva liberálneho umenia". Hlavným cieľom PR listu je pozitívne ovplyvniť dojem divákov na spoločnosť alebo organizácie.
Niektoré príklady listov s verejnými vzťahmi sú tie, ktoré sa usilujú dosiahnuť tieto ciele:
- Propagujte novú firmu.
- Pozvite zákazníkov, aby vám otvorili účty s účtovaním.
- Ďakujeme zákazníkom za ich podnikanie.
- Uvítajte potenciálnych zákazníkov v komunite.
- Oznámte špeciálny predaj alebo službu.
- Ponuka stimulov na využívanie služieb spoločnosti.
Žiadosti a odpovede
Najbežnejšie obchodné listy buď požiadajú, alebo odpovedajú na jeden, Zimmer a Camp stav. Príklady žiadostí o listy zahŕňajú rezerváciu zasadacej miestnosti, žiadosť o cenovú ponuku, žiadosť o fakturačné výpisy a nastavenie schôdzok. Napriek tomu Zimmer a Camp odporúčajú, aby sa tieto bežné písmená "nemuseli bežne zaobchádzať." Preto by ste mali dodržiavať určité pokyny, keď buď podáte žiadosť, alebo odpovedáte na jednu z týchto požiadaviek:
- Poskytnite kompletné informácie.
- Nikdy nevymáhajte neprimerané požiadavky.
- Buďte presní a presní.
- Nikdy nie je nepríjemné.
Nároky a úpravy
Zákazníci sa niekedy sťažujú na chybné služby alebo produkty. Pri takýchto príležitostiach musia podniky reagovať rokovaním so zákazníkmi, aby vykonali úpravu. Okrem toho podnikatelia zapisujú aj reklamné listy, napríklad keď dodávateľ nedodá správny výrobok alebo ho vôbec neposiela. Zimmer a tábor však hovoria, že bez ohľadu na to, či máte odpoveď na pohľadávku alebo úpravu, alebo že ju budete musieť predložiť, mali by ste mať na pamäti nasledujúce pravidlá:
- Uistite sa, že máte všetky fakty.
- Buďte presní a úplní pri opise nároku.
- Vyhnite sa obviňovaniu, vyhrážaniu alebo náročnosti.,
- Buďte zdvorilí.
- Navrhnite primerané riešenie, ktoré bude vyhovujúce všetkým zainteresovaným stranám.
Sociálne komunikácie
Blahoželanie podnikateľským pracovníkom pri zvláštnych príležitostiach je "spoločná zdvorilosť a tradícia", píše Zimmer a tábor. Zamestnávatelia by tiež mali posielať kondolenčné listy, keď spolupracovník utrpí stratu alebo tragédiu, okamžite reagovať na formálne pozvania, uznať dôchodky a vyjadriť vďačnosť za darčeky, pohostinnosť alebo osobitné zaobchádzanie. Neuznanie takýchto okolností zobrazuje spoločnosť v zlom svetle.
Uistite sa, že písmená správne naformátovali:
- Použite hlavičkový papier spoločnosti.
- Zarovnajte dátum korešpondencie vpravo od stránky.
- Umiestnite meno príjemcu, oficiálny názov a adresu v dolnej časti stránky zarovnanú doľava.
- Nasledujte pozdrav s čiarkou, nie s dvojbodkou, napríklad: Vážený pán Jones,
- Dvojitý priestor medzi pozdravom a prvým odsekom písmena a medzi jednotlivými odsekmi. Avšak, jeden priestor telo každého odseku.
- Nezahŕňajú referenčné iniciály, kópie notácie atď.
