Drobné hotovosť je niečo iné ako drobné. Je to vážny a užitočný fond, ktorý vaša firma používa na nákup príliš malý alebo príliš neformálny na šek alebo kreditnú kartu. Bez ohľadu na to, či zasúvate mince do parkovacieho merača alebo kúpiť núdzový pásik, malý zásuvkový automat vám dáva flexibilitu pri rýchlom prístupe k peniazom, zatiaľ čo pri transakcii na účely účtovníctva stále dokumentujete transakciu. Peňažné hotovosť tvorí časť peňažnej hotovosti, ale peňažná hotovosť zahŕňa aj všetky ostatné prostriedky, ktoré máte k dispozícii, ako sú sumy, ktoré ste ešte nezložili v banke, a popruhy menších účtov, ktoré používate na zmenu pokladne,
Tipy
-
Drobné hotovosť je fond, ktorý vaša firma udržiava na dosah ruky pri malých nákupoch, zatiaľ čo peňažná hotovosť je súčtom všetkých vašich dostupných peňazí.
Definícia peňazí na ruke
Pojem "peňažná hotovosť" skutočne má dvojaký význam. Môže byť použitý doslovne na označenie skutočných účtov a mincí, ktoré máte k dispozícii, vrátane sumy vo vašom drobnom peňažnom fonde. V súvahe sa však rovnaký termín vzťahuje nielen na fyzickú hotovosť, ale na všetky likvidné finančné prostriedky, ktoré vaša firma ušetrila a požičala, vrátane peňazí v banke a veľkých účtov vo vašom trezore. Nazýva sa to v hotovosti aj v prípade, že nemáte fyzickú hotovosť, pretože táto terminológia ju odlišuje od majetku, ktorý nie je v skutočnosti k dispozícii, napríklad pohľadávky alebo číslo v stĺpci majetku vašej súvahy, čo predstavuje sumy, na ktoré stále čakáte na zaplatenie vašich zákazníkov.
Definícia peňažnej hotovosti
Peňažné hotovosť je suma, ktorú vaša firma udržiava po ruke, aby pokryla nákupy, ktoré sú platené v hotovosti, a nie šekom alebo kreditnou kartou. Vytvorenie drobného peňažného fondu s denníkom a malým hotovostným floatom alebo štandardnou sumou počiatočných finančných prostriedkov umožňuje vašej firme sledovať malé nákupy, ktoré by inak mohli prepadnúť trhlinami, ako je napríklad zaplatenie poštového operátora za niekoľko centov za poštovné na list s nedostatočnými pečiatkami.
Ako funguje Petty Cash
Ak chcete vytvoriť malý peňažný fond, začnite s malým peňažným objemom alebo s peňažnou sumou, ktorá pokryje krátkodobé drobné hotovostné potreby vašej spoločnosti za primeranú dobu, napríklad týždeň alebo mesiac. Táto suma by mala byť dostatočne veľká na to, aby ste skutočne zaplatili za svoje malé nákupy hotovosti, ale boli dosť malé, aby ste dali zmysel pre nákup malých peňazí a nie iné druhy výdavkov. Ak spustíte niekoľkokrát týždenne do kancelárskej predajne na papierové a kancelárske spony, mali by ste zvážiť vytvorenie zoznamu a kúpu väčšieho množstva kancelárskych potrieb naraz. Prípadne môžete otvoriť účet v obchode s kancelárskymi potrebami, aby ste mohli zaplatiť za všetky vaše malé nákupy spoločne.
Väčšina spoločností si ponecháva svoje drobné peňažné prostriedky vo vyhradenej krabici alebo kontajneri, ako je kovová pokladnička alebo veľká obálka. Čokoľvek používate, malo by to byť dostatočne veľké na to, aby ste získali hotovosť a svoj hotovostný denník, a mal by byť ľahko prístupný. Ak používate kovovú škatuľu, môžete ju udržiavať zamknutá, v závislosti od vašej firemnej kultúry a koľko zamestnancov máte. Hoci je dôležité, aby ste nepozvali krádež zamestnancov, suma, ktorú ponecháte vo svojom drobnom hotovostnom fonde, je podľa svojej definície malá a váš fond bude obsahovať aj denník, ktorý uľahčuje zistiť, či chýbajú nejaké peniaze.
Vaše drobné nastavenie hotovosti by malo tiež použiť časopis, ktorý sleduje prichádzajúce a odchádzajúce finančné prostriedky. Použite podložku, malý prenosný počítač alebo dokonca kus papiera s rukou alebo počítačovou tabuľkou. Môžete ľahko nájsť šablóny online na drobný hotovostný denník, hoci pravdepodobne nebudete môcť tlačiť na podložku alebo notebook. Váš drobný hotovostný denník by mal obsahovať stĺpec pre dátum a druhý pre podrobnosti o výdavkoch, ako napríklad to, čo ste kúpili a kde ste vynaložili peniaze. Rovnako by ste mali preukázať priebežnú zhodu s východiskovou sumou, sumou, ktorú ste stiahli z nákupu, a sumou, ktorá zostala vo vašom fonde potom, ako ste utrácali peniaze.
Iné typy obchodných peňazí
Rozdiel medzi peňažnou hotovosťou a drobnými hotovosťami sa znižuje až tam, kde si peniaze ponecháte a ako ju používate. Peňažné peniaze patria do vašej menšej pokladničky alebo obálky. Iné typy hotovosti sa môžu uchovávať v zásuvke, v trezore, v pokladnici alebo dokonca v banke, ak používate účtovnú definíciu "peňažnej hotovosti", ktorá meria likviditu vašej spoločnosti, a nie fyzické doláre, ktoré udržujete v ruke,
- Pokladničné fondy: Ak prevádzkujete maloobchodnú firmu, s najväčšou pravdepodobnosťou budete mať od zákazníkov nejaké peniaze, a to aj vtedy, ak spustíte väčšinu transakcií na zákazníckej kreditnej karte. Účty vo vašej pokladnici budú zahŕňať nielen denné hotovostné výnosy, ale aj sumu, ktorú si ponecháte v hotovosti, aby ste zmenili zákazníkov. Vaša počiatočná platba by mala byť zložená z malých účtov, aj keď sa môžete dostať s väčšinou väčšie účty do konca dňa, ako ste si väčšie účty od nakupujúcich. Vaša počiatočná platba by mala byť dostatočná na to, aby sa neskončila do konca dňa alebo kedykoľvek zvyčajne idete do banky, aby ste získali viac zmien. Nemalo by to však byť tak, aby ste viazali sumy, ktoré budete potrebovať na iné výdavky.
- Neuvedená hotovosť: Aj keď prevádzkujete firmu, ktorá spravuje veľa peňazí, nie je pravdepodobné, že by ste šli do banky a uložili ju každý deň. Najlepšie je udržiavať nedostupné peniaze na bezpečnom mieste v mieste vášho podnikania. Môžete si kúpiť trezor v obchode s kancelárskymi potrebami za relatívne malú investíciu alebo prinajmenšom investíciu, ktorá je malá v porovnaní s hodnotou finančných prostriedkov, ktoré pravdepodobne budete uložené v trezore. Je to dobrý nápad uložiť svoje peniaze aspoň raz za týždeň, hoci, pretože zodpovedné podniky dokumentujú všetky svoje príjmy a výdavky a bankový účet je spoľahlivejšie ako peňažný denník na dokumentáciu týchto transakcií.
-
Zostatky na bankových účtoch: Hoci sumy na vašich bankových účtoch nie sú fyzickou hotovosťou, predstavujú finančné prostriedky, ktoré má vaša spoločnosť k dispozícii. Môžete minúť peniaze, ktoré ste uložili na každodenné prevádzkové výdavky, ako sú materiály, nájomné a mzdy. Keď vykonáte ktorýkoľvek z týchto výdavkov, konvertujete hotovosť v banke na iné typy obchodných aktív. Môžete tiež použiť svoje kontrolné a úsporné zostatky na zaplatenie istiny z úverov. Tieto platby nemusia nevyhnutne
konvertovať na aktíva, ale stále sa započítavajú do čistej hodnoty vyjadrenej vo vašej súvahe, ale znižujú množstvo záväzkov, ktoré vaša firma dlhuje.
Prečo Cash je kráľ
Stará obchodná príslovie hovorí, že hotovosť je kráľom a táto múdrosť sa odvoláva na nevyvrátiteľnú realitu, že tekuté hotovosti vám dávajú silu a flexibilitu, aby ste využili príležitosti a mimoriadne situácie. Vaša spoločnosť nebude môcť kúpiť zásoby, ktoré budete potrebovať pre budúce zárobky, ak nemáte peniaze na to, aby ste ju zaplatili. Môžete použiť obchodný kredit až do určitého okamihu, ale ak nevyrábate hotovosť, aby ste splatili sumy, ktoré ste si požičali, je to len otázkou času, kým nevyužijete možnosti. Či už vaša hotovosť pochádza z vášho drobného peňažného fondu alebo vášho kontrolného účtu spoločnosti, udržuje vašu spoločnosť hladkú a pomáha vám zostať bez problémov.
