Niekedy sa zdá, že myšlienka zostavovania pravidiel a postupov môže byť zdrvujúca. Základné pochopenie tohto dokumentu a jeho účelu však môže pomôcť. Prvým krokom je učenie definície týchto pojmov a to, čo ich odlišuje.
Tipy
-
Pravidlá poskytujú široký prehľad o cieľoch spoločnosti. Postup ukazuje zamestnancom presne to, čo potrebujú na dosiahnutie cieľa.
Politika vs. proces
Hlavným rozdielom medzi postupom a postupom je to, čo komunikuje s vašimi zamestnancami. Politika poskytuje prehľad o postoji spoločnosti k otázke. Proces alebo politika dáva zamestnancom návod, ako implementovať tieto pravidlá.
Všetky pravidlá vo vašej firme by mali byť stručné a jednoduché. Mal by vyjadrovať jasný cieľ, ktorý dokáže pochopiť aj úplne nový zamestnanec. Iba pravidlá, ktoré sa riadia týmito pokynmi, môžu udržať vašu firmu na správnej ceste.
Postupy potom podporujú politiky, ktoré máte na mieste. Proces by mal byť jasný a mal by zahŕňať takmer všetky zmeny problému. Napríklad postup vrátenia by mal zahŕňať, čo robiť, ak má zákazník potvrdenie, nemá doklad o kúpe alebo použil danú položku. Odrážky a krátke odseky môžu proces ľahko čítať a dbať.
Príklad, ktorý sa má dodržiavať
IT smernice a postupy sú dôležité v mnohých podnikoch. Spoločnou politikou je, aby zamestnanci nemali prístup k sociálnym médiám počas práce. V usmerneniach sa môže hovoriť, že spoločnosť víta zamestnancov, ktorí majú prístup k sociálnym médiám počas prestávok alebo keď je to potrebné pre ich pracovné funkcie.
Postupy na presadzovanie tejto politiky môžu zahŕňať spôsoby nahlásenia nevhodného používania počítača a kroky, ktoré môžu vykonávať vedúci pracovníci, aby zastavili správanie. Môžete načrtnúť reťazec velenia, ktorý by tieto správy mali nasledovať a čo môžu zamestnanci očakávať, ak budú naďalej porušovať pravidlá.
Typy usmernení
Mali by ste vytvoriť postupy a pravidlá pre každú oblasť vašej firmy.Keď majú zamestnanci otázky o tom, ako interagovať s klientmi, medzi sebou, s manažmentom alebo s vybavením, mali by mať možnosť prečítať si pokyny.
Mnoho spoločností má zastrešujúce politiky správania zamestnancov, ktoré stanovujú pravidlá pre to, ako by mali zamestnanci obliekať, konať a vykonávať prácu. Ďalšími dôležitými oblasťami sú disciplína, rovnaké zaobchádzanie, sexuálne obťažovanie, dochádzka, výkon práce a bezpečnosť na pracovisku.
Nie vždy individuálne
Postupy často podporujú firemné pravidlá. Neexistuje však vždy individuálny pomer procesov a postupov. Môžete napríklad vytvoriť pravidlá, ktoré diktujú, že vaši zamestnanci musia byť bez nezákonného užívania návykových látok, nikdy nesmú sexuálne obťažovať iných zamestnancov a nemôžu vyberať peniaze z registra. Potom môžete mať jeden postup, ktorý sa zaoberá spracovaním všetkých hlásení o tomto správaní.
Prečo vytvárať procedúry a pravidlá
Akékoľvek podnikanie so zamestnancami si vyžaduje politiky a postupy na usmerňovanie pracovníkov. Tieto pokyny pomáhajú zabezpečiť, aby všetci v spoločnosti odpovedali rovnako na rovnakú udalosť. Táto konzistentnosť umožňuje, aby ste niekedy odchádzali od vlastníka firmy. Môžete si vziať ďalšie úlohy a dokonca si nechať voľný deň, keď viete, že vaši zamestnanci sa môžu postarať o podnikanie.
Môže tiež udržať zákazníkov vracajúcich sa a vybudovať pozitívny obraz značky. Napríklad zákazníci, ktorí majú rôzne pravidlá návratu pri každom príchode, môžu pestovať negatívne pocity týkajúce sa vašej značky. Klienti, ktorí vedia, čo očakávať, však vedia, že môžu počítať s vašou firmou.
Chráňte svoju firmu
Ďalším dôvodom na vypracovanie jasných zásad a postupov je chrániť vašu spoločnosť pred právnymi krokmi. Významným príkladom toho sú disciplinárne usmernenia. Mali by ste načrtnúť očakávania zamestnancov, disciplinárne procesy a keď budete musieť prepustiť zamestnancov.
Sledujte svoj proces vždy, keď zamestnanec porušuje vaše pravidlá. Ak budete musieť odstrániť niekoho zo svojich zamestnancov, môžete v zátoke udržiavať neoprávnené súdne konanie. Dokumentovanie vášho procesu vám dáva dôkaz, že ste konali v súlade so zákonom.
