Formálne obchodné listy vyžadujú špecifický protokol bez ohľadu na to, aký je úmysel listu. Vo väčšine prípadov by obchodný list mal byť stručný a krátky, zvyčajne sa hodí na jednu stránku. Aj keď by ste mali používať jasný, formálny štýl písania, existuje niekoľko prípadov, v ktorých je použitie skratiek vhodné na to, aby sa ušetril priestor aj čas.
Predpony a čestné práva
Obe predpony a honorifikácie by mali byť skrátené v pozdravoch a inde v liste. Napríklad obchodný list začína s "Drahý pán Johns", nie "Drahý pán Johns". Množstvá všetkých predpôn a honorifikácií sú tiež skrátené, napríklad "páni" pre viacerých príjemcov mužského pohlavia a "Mses" pre viacerých príjemcov.
Názvy spoločností
Tak hlavičkový papier, ako aj "vnútorná adresa" budú obsahovať názvy spoločností - odosielateľa a mena príjemcu. Nie je vhodné skrátiť ľubovoľnú časť názvu spoločnosti, pokiaľ nie je názov spoločnosti registrovaný so skratkou. Napríklad, ak je spoločnosť zaregistrovaná ako "Motts, Inc.", môžete použiť "Inc." vo vnútornej adrese bez hláskovania "Incorporated". Rovnako nenahrádzte výraz "&" za výraz "a", pokiaľ nie je súčasťou názvu spoločnosti.
Adresy
Na rozdiel od prednej strany obálky by mal byť štát vysvetlený, keď je súčasťou hlavičkového papiera, hlavičky alebo vnútornej adresy. Napríklad, ak je spoločnosť príjemcu v Seattli, vnútorná adresa bude čítať "Seattle, Washington 98101."
Bežne používané skratky
Postskript, ktorý je dodatočným vyhlásením po uzavretí listu, je vždy vyjadrený skratkou "P.S." Ak obsahujete spolu s vaším listom dodatočné dokumenty, je prijateľné ich označiť buď písaním "Prílohy", po ktorom nasleduje počet dokumentov, alebo skratkou "Enc." pod podpisom. RSVP je akceptovateľná skratka, keď požiadate príjemcu, aby odpovedal na váš list.
Témy a typisti
Pred dátumom sa môže uviesť predmet obchodného listu so skratkou "Re" pre "Čo sa týka", za ktorou nasleduje krátky výpis témy. Ak je list podpísaný v mene niekoho iného, skratka "p.p." môžu byť použité. Napríklad, ak tajomník napíše list v mene svojho zamestnávateľa, môže písačka podpísať list a sprevádzať jej podpis s "p.p." a pridajte meno zamestnávateľa pod ním. "P.p." znamená latinskú frázu "per procurationem". Skratka "cc" tradične znamená "uhlíková kópia", ale môže znamenať aj "zdvorilostnú kópiu". V oboch prípadoch to znamená, že boli odoslané viaceré kópie listu a mená ľudí, ktorým boli tieto kópie odoslané.
