Vnútorná daňová služba umožňuje daňovým poplatníkom odpočítať náklady spojené s používaním automobilu alebo nákladného automobilu na obchodné účely. Zatiaľ čo si môžete zvoliť odpísanie skutočných nákladov na používanie vozidla pre podnikanie, väčšina ľudí sa rozhodne prijať štandardný odpočet najazdených kilometrov, ktorý v roku 2014 bol 56 centov za kilometer. Ale nemôžete jednoducho uhádnuť na vaše obchodné míle. IRS vyžaduje, aby ste vedeli záznamy, aby ste dokázali, že míle, ktorú odpočítavate, sú presné a boli skutočne na obchodné účely.
Požiadavky IRS
Predpisy IRS pre daňových poplatníkov, ktorí sa rozhodnú odpočítať štandardný počet kilometrov, vyžadujú protokol, ktorý zobrazuje "prejdené míle, miesto určenia a obchodný účel." Nezahŕňate tento záznam s daňovými formulármi, ktoré odovzdáte na konci roka, ale musíte ho ponechať ako dôkaz, ak IRS spochybňuje odpočítanie najazdených kilometrov alebo ak ste niekedy auditovaný. Váš denník by mal obsahovať dostatok informácií na to, aby uspokojil audítora. Napríklad, ak ste zaznamenali, že 12. januára ste vycestovali 9 míľ na stretnutie s klientom, buďte pripravení preukázať, že vzdialenosť bola skutočne 9 míľ. Váš stanovený účel musí zahŕňať dostatok podrobností pre audítora, aby zistil, že ide o legitímnu pracovnú cestu.
Míle, ktoré môžete odviesť
IRS tiež definuje, čo považuje za odpočítateľný kilometrový výkon pre podnikanie. Nemôžete napríklad odpočítať míle medzi domovom a miestom podnikania. Môžete však odpočítať vzdialenosť medzi dvomi rôznymi miestami podnikania. Môžete odpočítať najazdené kilometre medzi vašou kanceláriou a kanceláriami klientov, ktorých voláte, aj keď je vaša kancelária vo vašej domácnosti. Ak cestujete na konferenciu alebo na schôdzku, alebo sa zúčastníte seminára, ktorý vám prinesie prospech vo vašej firme, považuje sa to za zrážku podniku. Ak vaša cesta spája obchodné a osobné účely, môžete odpočítať iba obchodnú časť cesty. Napríklad, ak cestujete do pošty na odoslanie dokumentov klientovi, potom zastavte v obchode s potravinami a vyzdvihnúť večeru, môžete odpočítať len najazdené kilometre spojené s výletom na pošte, nie v obchode s potravinami.
Elektronické záznamy
Aplikácie pre smartphony, tablety a osobné počítače automatizujú sledovanie kilometrov podnikania. Takéto aplikácie vám umožňujú vyplniť kľúčové informácie, ako napríklad cieľ cesty a účel vašej cesty, a vypočítajú počet kilometrov. Mnohé z týchto programov umožňujú exportovať údaje do tabuľky. Môžete tiež nainštalovať globálny softvér na určovanie pozície vo vašom aute, aby ste sledovali všetky vaše najazdené kilometre. Ako však poznamenal článok z roku 2006 o sledovaní softvéru v New York Times, softvér môže byť náchylný na chyby a havárie hardvéru, takže pravidelné zálohovanie vašich údajov je rozhodujúce.
Písomné záznamy
Jedným z najjednoduchších spôsobov sledovania najazdených kilometrov je udržiavanie písaného denníka vo vašom aute - v notebooku alebo v protokole o najazdených kilometroch, ktorý vytlačíte z počítača alebo zakúpite v kancelárií. Rozvíjajte zvyk zaznamenávať začiatočné a koncové čítanie kilometrov pri každom použití automobilu na podnikanie, ako aj pri zaznamenávaní obchodného účelu cesty. Vyplňte informácie za každú cestu a celkovú mieru na konci roka. Môžete tiež použiť ďalšiu dokumentáciu, ako sú výtlačky smerov jazdy alebo mapy, ako ďalšiu zálohu pre odpočty najazdených kilometrov.
