Potrebujete vytvoriť výročnú správu pre vašu organizáciu? Nie ste si istí, ako postupovať? Našťastie môžete prerušiť proces vytvárania výročnej správy na malé, ľahko sledovateľné kroky. Najlepšie je, že správa výročnej správy vás prinesie do kontaktu s kľúčovými rozhodovacími osobami vašej organizácie. Môžete slúžiť v dôležitej, vysoko-profilovej úlohe, ktorá zvyšuje vašu kariéru a preukazuje vašu hodnotu organizácii. Pri vytváraní výročnej správy postupujte podľa týchto pokynov.
Začnite číslami. Takmer všetky výročné správy sa sústreďujú na finančné údaje, a to aj v neziskových organizáciách. Zoznámte sa s finančnými poradcami a / alebo účtovníkmi vašej organizácie, aby ste mohli skontrolovať finančnú výkonnosť minulého roka a zistite, aké informácie majú byť uvedené v tohtoročnej správe. Finančný stav vašej organizácie pomôže pri výbere témy a vzhľadu pre výročnú správu.
Všimnite si, že presný obsah finančnej správy sa bude líšiť v závislosti od veľkosti organizácie, obchodného modelu a statusu zisk / nezisková organizácia. Kontaktujte finančných a právnych poradcov, aby ste potvrdili, ktorý z nasledujúcich prvkov by mal obsahovať: Výkaz ziskov a strát - základné vyhlásenie o finančnej stabilite organizácie. Podrobne uvádzajú zdroje peňazí, výdavky a čistý výnos alebo stratu za rok. Súvaha --- poskytuje celkový pohľad na finančný stav organizácie. Uvádza zoznam aktív a záväzkov (dlžných súm) organizácie. V ziskových organizáciách bude súvaha obsahovať výkaz o vlastnom imaní. To v podstate prináša číslo hodnoty akcionárov odpočítaním záväzkov z aktív. Výkaz peňažných tokov - správy o tom, ako sa hotovosť pohybuje v organizácii a koľko hotovosti je na dosah ruky. Riziká - súhrn obchodných rizík, ktorým môže organizácia čeliť alebo v budúcnosti bude musieť čeliť. Poznámky --- zahŕňajú vysvetlenia účtovných postupov organizácie, vysvetľujú akékoľvek výnimky zo všeobecnej účtovnej praxe a opisujú, ako boli zhromaždené finančné informácie. Verejne obchodované spoločnosti musia obsahovať správu vyšších vedúcich predstaviteľov, ktorá potvrdzuje, že vnútorné účtovné kontroly spĺňajú požiadavky Sarbanes-Oxley Act.
Vytvorte rozpočet. Použite náklady z predchádzajúceho roka, ak sú k dispozícii, ako východiskový bod. Potom zvážte vaše aktuálne potreby. Opýtajte sa, budete potrebovať profesionálnu fotografiu? Písanie pomoci? Chcete správu vytlačiť a odoslať poštou a / alebo ju uverejniť na webovej stránke? Ktorú technickú pomoc budete potrebovať? Koľko bude tlač a poštovné náklady?
Vyberte tón a tému pre obsah a dizajn výročnej správy. Dokázala organizácia dobre? Potom plánujte pozitívny tón a jasný, farebný dizajn. Ak sa organizácia stretla s výzvami alebo zhoršila búrku, malý tón a čierny a biely dizajn majú väčší zmysel.
Naplánujte svoj obsah. Preskúmajte aktivity roka. Prečítajte si najnovšie spravodajky, tlačové správy a spravodajstvo. Aké boli hlavné úspechy a míľniky? Kto boli vysoko výkonní a tvorcovia rozdielov? Na vypracovanie plánu obsahu pre výročnú správu použite svoje odpovede.
Začnite hore. Začnite výročnú správu písmenom alebo stĺpcom vedúceho organizácie (predseda predstavenstva, prezident alebo výkonný riaditeľ). Posolstvo výkonného riaditeľa by malo poskytnúť prehľad o činnosti a úspechoch roka. Mala by tiež sumarizovať finančnú výkonnosť v zmysle, ktorú môže všeobecný čitateľ pochopiť.
Dajte kredit. Zahrňte uznanie vedúcich pracovníkov a kľúčových zamestnancov v neziskových organizáciách alebo darcov a dobrovoľníkov v neziskových organizáciách.
Skontrolujte svoj plán s vedením. Uistite sa, že ste získali buy-in z rozpočtu, tónu a vzhľadu. Predovšetkým sa uistite, že prezentácia finančných informácií sa stretáva s výkonným súhlasom. Pamätajte, že vedenie bude pravdepodobne chcieť pred publikovaním a distribúciou podpísať konečný obsah a dizajn.
Vytvorte správu. Ak vaša organizácia nemá spisovateľov, fotografov a dizajnérov, možno budete musieť urobiť prácu sami alebo nájsť dobrovoľníkov. Marketingové komunikačné firmy a profesionálni nezávislí pracovníci sú tiež zdrojom pomoci. Ak plánujete vytlačiť a poslať správu, získajte cenové ponuky z niekoľkých tlačiarní a poštových domov. Tie môžu pomôcť aj pri navrhovaní výročnej správy.
