Odovzdávacie správy sú základným nástrojom, ktorý používa odchádzajúci zamestnanec na informovanie nového zamestnania minulých prác a čo sa musí stať, aby sa zabezpečil plynulý prechod zamestnanca. Tento typ správy je možné použiť niekoľkými rôznymi spôsobmi. Mohlo by to zahŕňať informácie o jednoduchej zmene posunu alebo o stálom náhradnom zamestnancovi. Správa by mala obsahovať všetky dôležité informácie, ktoré osoba, ktorá vás prevzala, bude musieť vedieť, aby zabezpečila, že po opustení pozície nevzniknú žiadne zbytočné a nepredvídateľné problémy.
Príprava správy o odovzdaní zamestnancov
Predtým, ako začnete s vytváraním oznámenia o odovzdaní, urobte zoznam všetkých informácií, ktoré prichádzajúci zamestnanec potrebuje vedieť. Zvážte, čo robíte denne, rovnako ako veci, ktoré robíte týždenne, mesačne alebo ročne. Zahrňte informácie okrem vašich základných povinností a povinností, ako sú dôležité kontakty, protokol, reťazec velenia, heslá, kľúče, dôležité termíny, vzdelávacie programy a všetky ďalšie špecifické informácie o práci.
Premýšľajte o termínoch a prioritách
Ak máte pocit, že váš zoznam je úplný, začnite rozdeliť zoznam podľa priorít, frekvencie, typu informácií a poradia. Uveďte zoznam aktuálnych projektov, dátumy alebo časy, kedy začali, ako by mali postupovať a ich predpokladaný dátum alebo čas ukončenia. Prichádzajúci zamestnanec potrebuje vedieť, ktoré úlohy budú musieť uprednostniť po odovzdaní.
Začnite s kľúčovými cieľmi
Začnite tým, že napíšete súhrn cieľov pre pozíciu - vašu a firmu - aby vaše náhradné miesto vedelo, kde by malo začať. To, čo nasleduje, závisí od účelu správy. V prípade správy o zmene zmeny zmeny napríklad začnete s tým, čo sa začalo na vašom posune a musí byť dokončené ďalším. Tiež si všimnite dokončené úlohy, takže prichádzajúci posun nerobí duplicitné to, čo ste urobili. Pre nového trvalého zamestnanca napíšte zoznam krátkodobých a dlhodobých projektov, na ktorých práve pracujete, ako aj významné projekty, ktoré ste v minulosti dokončili. Zahrňte všetky termíny a termíny, ktoré potrebuje nová osoba.
Pridať tipy a zdroje
Je tiež užitočné zahrnúť tipy na úspešné dokončenie úloh. Môžete napríklad vytvoriť podrobný adresár umiestnenia dokumentov špecifických pre danú prácu a položiek na výmenu, okrem toho, ako načrtnete kontaktné informácie pre ľudí, ktorí sa na túto prácu stretávajú. Ak je to možné, zahrňte spôsoby, ako zlepšiť produktivitu a výkonnosť práce. Tým sa vaša náhrada poskytne nástroje na pokračovanie v tom, čo ste začali bez prerušenia toku procesu a zvyšuje pravdepodobnosť úspešného výsledku.
Použite šablónu
Ak chcete zjednodušiť proces vytvárania správy o odovzdaní zamestnanca, vytvorte si prehľad pomocou počítačového programu pre kancelárie. Použitie existujúcej šablóny správy o odovzdaní alebo vytvorenie vlastnej stránky na základe položiek špecifických pre zadanie úlohy "šablóna správy odovzdania" do vyhľadávacieho nástroja by mala vrátiť veľa príkladov. A nezabudnite, aby ste pred odchodom zo svojej pozície skontrolovali správu o odovzdaní, aby ste zabezpečili, že všetci príslušní informácie budú k dispozícii novému zamestnancovi.
