Validácia faktúry je potrebná pre akékoľvek podnikanie; Zahŕňa krížovú kontrolu prijatých alebo zúčtovaných poplatkov za zaplatenú alebo prijatú sumu.Väčšina účtovných systémov je automatizovaná, existujú však prípady, kedy je potrebné manuálne overiť faktúry. Malé podniky môžu ručne overiť všetky faktúry, ktoré fungujú, pokiaľ existuje systém kontrol a bilancií na obmedzenie nepoctivosti zamestnancov.
Prichádzajúce faktúry
Jeden zamestnanec by mal zostaviť faktúry pri príchode, oddeliť ich od predajcu a éter ich overiť osobne alebo postúpiť zamestnancovi zodpovednému za individuálny účet. Platnosť faktúry závisí od viacerých faktorov, preto je nevyhnutné, aby každý z nich skončil na správnom mieste. Zamestnanec musí potom skontrolovať každú položku, zapísať účet a zaslať faktúru za platbu. Jednotlivci zodpovední za overovanie faktúr by nikdy nemali mať prístup k finančným prostriedkom na úhradu.
Odchádzajúce faktúry
Všetky odoslané faktúry by mali byť pred odoslaním skontrolované. Zatiaľ čo jedna osoba alebo oddelenie môžu byť zodpovedné za zadávanie položiek, vrátane poplatkov za predaj a služby, pridelených nákladov na prácu a akýchkoľvek materiálov a zásob používaných pre konkrétnu prácu. Každá faktúra by mala byť porovnávaná s príslušným zákazníckym účtom, aby sa zvýšila spokojnosť zákazníka prostredníctvom presnej fakturácie a znížili náklady na prácu spôsobené opravou faktúr.
platby
Po overení faktúr sa prevodom na spracovanie platieb odovzdá jednotlivcovi alebo oddeleniu. Je absolútne nevyhnutné, aby osoba zodpovedná za overovanie faktúr nemala prístup k platobným prostriedkom. Tento systém kontrol a zostatkov zabezpečuje, že zamestnanci nemajú možnosť vytvárať kontroly, platiť neexistujúce alebo falšované faktúry alebo vykonávať iné nečestné postupy.
vyhlásenie
Pri príchode alebo odoslaní výpisov je potrebné skontrolovať s každou faktúrou zákazníka alebo predajcu, aby bola zaistená presnosť. Podniky, ktoré fungujú na striktne manuálnej báze, musia zaviesť efektívny systém archivácie; všetky faktúry musia byť v prípade potreby skopírované a podané pod názvom zákazníka alebo dodávateľa. Pri príchode vyhlásenia by mala samostatná osoba alebo oddelenie overiť, či sa každá platba a platba zobrazujú presne na výpise. Oddelenie oddelenia validácie výpisov od oddelení faktúry a platieb zaisťuje ďalšiu presnosť a odrádza od nečestného správania.
