Poznanie svojho publika je kľúčom k napísaniu listu, v ktorom uvediete svoju spoločnosť alebo organizáciu. Váš zámer je ďalším dôležitým faktom pri písaní efektívnej obchodnej komunikácie, ktorá prenáša vášmu čitateľovi účel a štruktúru vašej organizácie. Účel úvodného listu sa pohybuje v rozmedzí od oznámenia príchodu vašej spoločnosti na mapu komunity do charitatívnej organizácie, ktorá žiada finančnú a nefinančnú podporu darcov a dobrovoľníkov.
Zaregistrujte vašu spoločnosť s najvyšším výkonným riadením, ako aj niekoho, kto pozná marketingové koncepty, alebo zamestnanec zodpovedný za marketing organizácie, aby vytvoril úvodný list. Vedúci alebo zriaďovateľ vašej spoločnosti môže poskytnúť prehľad o účeloch spoločnosti a prečo bola založená a váš marketingový guru môže osvetliť, ako osloviť zákaznícku základňu spoločnosti.
Hlasujte o najlepšom formáte svojho úvodného listu. Ak má vaša organizácia silnú sieť sociálnych médií, ako aj zákaznícku základňu, ktorá uprednostňuje tradičnú komunikáciu, pripravte dve verzie úvodného listu. Vytvorte jednu správu, ktorá ide vírusovú a ďalšiu, ktorá je vhodnejšia na šírenie kópií.
Vytvorte svoj prvý odsek so zreteľom na publikum. Odvolanie na filantropov s otvorením ako "Každoročne ABC nadácia pomáha tisícom vysídlených žien rekonštruovať svoj život." Avšak budúci majitelia podnikov ocenia podnikateľské sklony z úvodu, ktorý vysvetľuje skromné začiatky organizácie, ako napríklad: "XYZ Corporation začala v garáži Steve Wilsona ako koníčka dve desaťročia predtým, ako by si mohol priemerný Američan dovoliť domáce počítače." Použite zvyšok svojho prvého odseku na opis pôvodu alebo nadácie vašej organizácie.
Navrhnite druhý odsek svojho úvodného listu s cieľom vysvetliť, čo vaša spoločnosť alebo organizácia robí - ak trénujete nezamestnaných alebo nezamestnaných pracovníkov, popíšte typy pracovných školení, ktoré ste poskytli. Rovnako, ak predávate produkty na globálnych trhoch, opíšte mnohé krajiny, na ktoré vaša spoločnosť ovplyvňuje distribúciou svojich tovarov zákazníkom po celom svete.
Vytvorte si obrázok štruktúry vašej organizácie v treťom odseku. Nepoužívajte jednoducho odkaz na organizačnú schému - váš úvodný list by nemal mať prílohy. Popíšte tím výkonného vedenia a ako sa každý člen tímu podieľa na tvorbe stratégie spoločnosti. Povedzte svojim čitateľom o oddelení funkcií vašej spoločnosti a o tom, ako interagujú oddelenia. Potvrďte svoj ľudský kapitál; vysvetlite kvalifikáciu a odbornosť vašich zamestnancov a spôsob, akým prispievajú k úspechu organizácie. "Zamestnanci spoločnosti XYZ Corporation majú spolu 75 rokov skúseností v oblasti počítačových sietí a vývoja softvéru" je príkladom uznávania odborných znalostí zamestnancov.
Zapíšte svoj list do štvrtého odseku a zopakujte účel svojho úvodu. Ak ste noví v podnikovej komunite, pozvite zákazníkov a dokonca aj iné firmy, aby sa zastavili v obchode alebo navštívili vaše webové stránky. Pre úvodný list, ktorý žiada darovanie, zopakujte účel vašej organizácie, jej minulé úspechy a požiadajte o darcovstvo. Zapojte svojich čitateľov, aby sa dozvedeli viac o vašej spoločnosti a organizácii.
Pripravte podpisový riadok pre vedúceho výkonného alebo organizačného tímu vašej spoločnosti. Za predpokladu, že je to možné, pripravte si kópie listu pre individuálne a originálne podpisy - dodávajú teplo, osobný kontakt s obchodnou komunikáciou.
