Správne zobrazenie správnych ľudí na vašom pracovnom stretnutí môže spôsobiť alebo prerušiť udalosť. Keď vytvárate presvedčivú a profesionálnu pozvánku, presvedčte pozvaných o dôležitosti stretnutia, o potrebe ich účasti a o prínose pre nich.
Prispôsobte pozvánku, ak posielate jednotlivé listy. Ak odosielate predtlačené karty, použite hlavičkový papier spoločnosti alebo vaše logo. Pri pozvánkach prostredníctvom e-mailu zobrazte svoje logo a odkazy na webové stránky. Adresujte každú osobu menom a dajte korešpondenciu od vysokého úradníka spoločnosti, spolu s podpisom.
Vedieme s presvedčivou úvodnou vetou, ktorá vysvetľuje, čo sa deje a prečo je osoba pozvaná na účasť. Napríklad: "Vaša odborná znalosť v odbore vás stáva ideálnym kandidátom pre náš nový riadiaci výbor. Chcel by som vás pozvať, aby ste sa stretli s miešačkami a treskami našej podnikateľskej komunity pri obedovom obede a prezentácii."
Zmiente sa o exkluzivite schôdze, o téme, o ktorej sa hovorí, alebo o želaných výsledkoch dňa. Napríklad: "Pozývame len desať vrcholových miestnych generálnych riaditeľov, aby sme boli súčasťou tejto diskusie okrúhleho stola. Naším cieľom je podnietiť podnikateľské odporúčania, aby sme v budúcom roku predložili legislatívu štátu, pokiaľ ide o jedinečné potreby podnikateľov v našom štáte. Chceme, aby bol váš hlas počuť."
Upozorňujeme na hosťujúcich rečníkov, jedlo alebo príležitosti na vytváranie sietí, ktoré by mohli osloviť zaneprázdnených profesionálov. Napríklad: "Budeme počuť od miestnych kandidátov pracujúcich pre kanceláriu a poskytnúť čas na Q & A. Poskytneme tiež servírovaný brunch a kaviareň."
Zahrňte všetky relevantné informácie o schôdzke v zvýraznenej alebo odvážnej časti svojho listu, ktorá vyniká pre pozvaného. Dôležité informácie, ako napríklad dátum, čas a miesto, sa môžu stratiť v tele listu. Dajte to všetko do jednej sekcie pre ľahkú orientáciu.
Požiadajte RSVP o konkrétny dátum, aby ste mohli zodpovedajúcim spôsobom naplánovať. Dajte pozvaným používateľom niekoľko spôsobov, ako potvrdiť účasť, napríklad prostredníctvom e-mailu, firemnej webovej stránky, predtlačenej karty alebo telefonického hovoru.
Tipy
-
Pred rozvrhnutím dátumu a času skontrolujte kalendáre komunitných a miestnych firiem pre konfliktné udalosti. Nechcete súťažiť s funkciou komory, Rotary klubu alebo veľkou konferenciou alebo veľtrhom.
Odoslanie pozvánok aspoň mesiac vopred s upozorneniami upozornenia v dvoch týždňoch, aby účastníci dostali čas, aby vás pridali do svojho rozvrhu. Ak je to veľké stretnutie alebo konferencia, v ktorej ľudia potrebujú plánovať cestovanie a ubytovanie, dávajte najmenej šesť mesiacov vopred, kedykoľvek je to možné.
