Väčšina spoločností pripravuje ročný podnikateľský plán, ktorý zahŕňa finančnú prognózu, nazývanú aj rozpočet spoločnosti. Plán alebo rozpočet je nástrojom riadenia, ktorý poskytuje spoločnosti strategické smerovanie. Ukazuje, aké kroky sú potrebné na implementáciu stratégií, ktoré boli zvolené - a koľko tieto kroky alebo akcie budú stáť - a predpovedá príjmy a zisk, ktoré sa očakávajú v dôsledku ich implementácie. Keď sú k dispozícii skutočné finančné výsledky, zvyčajne na konci každého mesiaca sa tieto výsledky porovnávajú s rozpočtovými údajmi v správach o porovnaní rozpočtu.
príprava
Aktuálne finančné výsledky pripravuje účtovné oddelenie spoločnosti. Rozpočty môžu byť pripravené aj účtovníctvom alebo môže existovať špecializované oddelenie finančného plánovania a analýzy, ktoré je zodpovedné za prípravu rozpočtu. Rozpočty sú navrhnuté tak, aby boli v rovnakom formáte ako mesačné účtovné výkazy, takže porovnania skutočných výsledkov s rozpočtom sú jednoduchšie. Tieto systémy sú zvyčajne automatizované, takže akonáhle sú k dispozícii údaje o rozpočte, porovnávacie správy sa automaticky vytvoria hneď, ako budú dostupné účtovné informácie.
hodnota
Rozdiely medzi rozpočtovanými a skutočnými údajmi odhaľujú dôležitú informáciu vedenia spoločnosti o tom, ako podniká. V ideálnom prípade bol rozpočet starostlivo pripravený, aby mohol byť čo najpresnejšie predpovedať, čo bude spoločnosť schopná dosiahnuť v nadchádzajúcom roku. Keď správy o porovnaní rozpočtu vykazujú výrazné odchýlky, znamená to, že predpoklady použité pri príprave rozpočtu boli chybné, alebo sa zmenilo podnikateľské prostredie od toho, čo sa očakávalo. Správy o porovnaní rozpočtu umožňujú vedeniu tímu rýchlo zistiť, kde sa vyskytujú problémy.
Analýza a interpretácia
Vo veľkých spoločnostiach s mnohými oddeleniami a viacerými divíziami môže byť množstvo účtovných výkazov obrovské, čo znamená, že objem správ o porovnaní rozpočtu je tiež veľký. Účtovný a finančný personál tieto údaje odoberie a pripravuje súhrnné správy pre vrcholový manažment. Tieto správy, pripravené každý mesiac, zahŕňajú rozprávanie o výsledkoch a analýzu dôvodov najvýznamnejších odchýlok. V správe sú uvedené grafy a grafy na ilustráciu kľúčových trendov, ktoré top manažment potrebuje na prehodnotenie a diskusiu. V prípade výdavkov, ktoré sú vyššie ako rozpočet, analytici, ktorí majú na starosti zostavovanie porovnávacích správ o rozpočte, sa musia vrátiť späť do účtovných denníkov za toto obdobie, aby odhalili konkrétne dôvody týchto odchýlok. Analýza rozdielov v príjmoch zahŕňa určenie, či jednotkové tržby boli nižšie ako rozpočtované, alebo že priemerná cena získaná na jednotku bola nižšia, než sa očakávalo.
Nápravné opatrenia
Po preskúmaní správ porovnávania rozpočtu musí vrcholový manažment určiť, či sú odchýlky dostatočne významné na to, aby vyžadovali vykonanie nápravných opatrení. Jednou z otázok je, či tieto odchýlky boli jednorazové neobvyklé udalosti alebo časť opakujúceho sa vzoru. Ak predaj jedného produktu klesne pod určitý počet mesiacov, môže sa urobiť zmena marketingovej stratégie, aby sa spätne získal predaj. Alternatívne môže byť nedostatok príjmov spôsobený faktormi nad rámec schopnosti spoločnosti kontrolovať, ako napríklad všeobecný hospodársky pokles. Odpoveďou v tomto prípade by mohlo byť zníženie rozpočtovaných výdavkov s cieľom znížiť rozdiel medzi rozpočtom a skutočnými výsledkami v nadchádzajúcich mesiacoch.Najvyššie riadiace adresy sú vyššie ako rozpočtované výdavky tým, že sa stretli s manažérmi, ktorých oddelenia boli zodpovedné za odchýlky a spýtali sa, prečo k nim došlo.
