Pravidelnými auditmi môžete zvýšiť presnosť a kvalitu záznamov vašej spoločnosti. Audit zvyčajne zahŕňa kontrolu interných príjmov, ako aj výpisy z účtu, aby sa našli chyby. Niektoré chyby sa týkajú nedbanlivých administratívnych chýb a môžu byť rýchlo odstránené, zatiaľ čo iné sú úmyselné alebo podvodné a môžu spôsobiť významné škody.
Určite ciele auditu, ako napríklad zistenie neúmyselných chýb alebo opravu oblastí, ktoré potrebujú zlepšenie. Vytvoriť všeobecný rámec na opis štandardného audítorského postupu. Napríklad vytvorte kontrolný zoznam, ktorý podrobne opisuje spôsoby podávania správ.
Zhromažďujte relevantné dokumenty, ako sú napríklad podrobné zoznamy výdavkov a nedávne bankové výpisy. Stanovte obmedzené obdobie, napríklad koniec mesiaca, aby ste mohli zosúladiť transakcie v rámci určitého obdobia. Mnohé transakcie, ako sú vklady, prevody a výbery, nie sú okamžite vymazané, ale vyžadujú niekoľko dní pred odoslaním do vášho účtu.
Zosúlaďte informácie tak, aby vaše bankové účty odrážali skutočné transakcie. Vyhýbajte sa spracovávaniu údajov z dlhého časového obdobia, pretože ste viac zaplaveni. Oddeľte údaje podľa podskupín tak, že namiesto zhromažďovania informácií na účte výnosov môžete rozlíšiť kategórie, ako sú napríklad tržby, úrokové výnosy a náhrady za dopravu.
Uložte výsledky do bezpečnej, organizovanej metódy, aby ste mohli rýchlo získať informácie, ak ich potrebujete, napríklad ak IRS audituje vašu spoločnosť. Vyhnite sa vyhadzovaniu dokladu o výdavkoch (vo všeobecnosti za viac ako 75 dolárov). Ak chcete minimalizovať množstvo papiera, ktoré používate, zvážte použitie účtovného softvérového programu (nie len tabuľkový procesor alebo hlavnú knihu) a skenovanie príjmov.
Preskúmajte štátnu a federálnu legislatívu. Kongres napríklad prijal zákon Sarbanes-Oxley v roku 2002, čo zmenilo mnoho postupov auditu. Zostaňte na bežných trhoch s predpismi IRS a limitmi Federálnej poisťovacej poisťovne (FDIC), aby ste sa vyhli ukladaniu nepoistených peňazí.
Tipy
-
Zamestnávajte zamestnancov, napríklad účtovníka na čiastočný úväzok alebo dočasného asistenta, ktorý vám pomôže pri zoraďovaní informácií. Ak však narazíte na zložité problémy, poraďte sa s certifikovaným verejným účtovníkom (CPA).
Výstraha
Oddelené povinnosti zahŕňajúce hotovosť na posilnenie vnútorných kontrol. Napríklad zamestnanec, ktorý zaznamenáva informácie, by nemal byť tá istá osoba, ktorá počíta denne hotovosť.
