Všetky spoločnosti, ktoré zamestnávajú a udržiavajú zamestnancov, by mali uchovávať zamestnanecký alebo personálny spis pre každého zamestnanca, ktorý si najali. Manažéri ľudských zdrojov musia dbať na to, aby nezahŕňali citlivé informácie do všeobecného súboru zamestnancov, ako sú napríklad zdravotné, finančné, trestné alebo bezpečnostné záznamy. Tieto typy informácií musia byť uložené na zabezpečenom mieste podľa štátnych a federálnych zákonov. Iné typy citlivých informácií by sa mali uchovávať v osobitnom spise zamestnancov, aby sa umožnilo preskúmanie zamestnancov alebo aby sa mohli použiť ako dôkazy v pracovnoprávnych sporoch.
Predbežné záznamy o zamestnanosti
Informácie o oznámeniach pred zamestnávaním, opisu pozície, kópiách počiatočnej žiadosti o zamestnanie, pokračovaní, poznámkach k pohovoru, pracovných ponukách, podpísaných verifikačných formulároch, ako je napríklad čítanie a pochopenie príručky zamestnancov, by sa mali uchovávať v spise zamestnanca.
Mzdové, mzdové a daňové informácie
Tieto typy dokumentov zahŕňajú časové plány, formuláre W-4 vyplnené zamestnancom, záznamy o dochádzke, povolenia na priamy vklad, výročné vyhlásenia W-2 a mandáty na podporu detí, ktoré majú vplyv na mzdu zamestnanca.
Hodnotenia výkonu, hodnotenia a incidenty
Ak vaša spoločnosť vykonáva pravidelné kontroly výkonu, kópia každej kontroly týkajúcej sa konkrétneho zamestnanca by mala byť umiestnená v osobnom spise zamestnanca. Okrem toho by sa v spise mali zaznamenať akékoľvek prípady týkajúce sa sporov s ostatnými zamestnancami alebo manažmentom, otázky správania, vzory neprítomnosti, slabá výkonnosť práce a písomné varovania.
Školenie a vzdelávanie
Mnohé pozície vyžadujú predbežné a priebežné školenia, vzdelávanie alebo certifikáciu. Zamestnávatelia by mali vedieť záznamy o všetkých školiacich programoch, ktoré zamestnanec dokončí. Ak bol zamestnancovi vydaný osvedčenie o absolvovaní konkrétneho kurzu týkajúceho sa práce, kópia by mala byť uložená v spise.
Núdzové kontakty a prínosy
Všetci zamestnávatelia by mali uchovávať zoznam tiesňových kontaktov pre každého zamestnanca v spise bez ohľadu na to, či je pracovné prostredie nebezpečné. Okrem toho by mali byť zaznamenané všetky výhody súvisiace s postavením zamestnanca. Výhody môžu zahŕňať platenú dovolenku, zdravotné poistenie, školné a iné pokrytie.
