Ak chcete spravovať efektívny obchod, je dôležité sledovať dokumentáciu. Zmluvy. Návrhov. Faktúr. Poukážky. Licencií. Dokonca aj v 21. storočí, keď je väčšina dokumentov digitálna, je potrebné riadenie súborov, aby ste správne fungovali v administratívnej prevádzke. Mnohé zásady riadenia obchodných dokumentov zostávajú rovnaké, či je váš digitálny systém podania na vašom notebooku alebo v oblakoch.
Zásady správy súborov
Základným zákonom správneho spravovania súborov je, že systém vám uľahčí vyhľadanie dokumentov. Ak tomu tak nie je, potom to nepomôže.
Dobrý systém podávania dokumentov, či už je založený v oceľovom skrinke alebo v oblaku, by mal urobiť menej náročné a ťažké podanie. nemali by ste musieť stráviť niekoľko minút len zisťovaním, ktorý súbor má tento mesiac predajné správy ide. Je tiež ľahké získať informácie, ktoré chcete. Dobré podanie nie je závislé na ľuďoch: ak váš administratívny asistent alebo IT osoba skončí, ich výmena by mala vedieť zistiť systém. Kategórie súborov by mali byť jasné a ľahko identifikovateľné. Systém by mal uľahčiť identifikáciu a vyčistenie neaktívnych záznamov.
Flexibilita je tiež dôležitá, najmä pokiaľ ide o softvér. Systém na evidenciu dokumentov, ktorý uzamkne vašu firmu do jedného predajcu alebo jednej počítačovej platformy, sa môže stať problémom na ceste.
Systém musí byť schopný zvládnuť rast. Súbory sa nevyhnutne zhromažďujú pri raste vašej firmy, pridávajú nových zákazníkov a rozširujú zamestnancov. Dobrý systém dokáže spracovať viac údajov a ukladanie dokumentov, ako očakávate.
Výhody správy súborov
Dobré riadenie obchodných dokumentov môže priniesť konkrétne výhody pre vaše podnikanie. Rýchlejšie podávanie a vyhľadávanie šetrí čas a zvyšuje efektivitu a produktivitu zamestnancov. Ak systém znižuje chybné súbory, môže to ušetriť veľa času a problémov. Platí to najmä vtedy, ak idete na súd alebo podstupujete audit: neposkytnutie kľúčových dokumentov môže viesť k nešťastnému výsledku.
Efektívny a dobre premyslený systém znižuje počet prípadov, kedy musíte kúpiť zariadenie na podanie a množstvo priestoru, ktoré potrebujete na jeho uloženie. Tiež uľahčuje prípravu nových zamestnancov.
Digitálna a pevná kópia
Používanie systému na správu digitálnych súborov má značné výhody. Digitálne archivovanie umožňuje vyhľadávať dokumenty podľa kľúčových slov, ktoré dokážu rýchlejšie poskytnúť papierovanie. Dobrý systém má ďalšie výhody:
- Umožňuje uložiť rôzne typy dokumentov, ako sú súbory na spracovanie textu, e-maily a súbory PDF.
- Obmedzuje prístup k dôverným dokumentom.
- Sleduje, kto číta dokument.
- Ak niekto vykoná zmeny, môžete ich sledovať. V prípade potreby ich môžete vrátiť späť.
- Kontrola, keď sa môžu staršie dokumenty odstrániť.
- Je ľahké pristupovať a upravovať dokumenty pomocou mobilných telefónov a iných mobilných zariadení.
Niektoré dokumenty však musia zostať v tlačenej podobe, aj keď ich skenujete a digitalizujete. Nariadenia často vyžadujú, aby ste kópie obchodných licencií a povolení na papieri, a to nielen v kybernetickom priestore. Medzi ďalšie dokumenty, ktoré by si mohli uchovať v tlačenom vyhotovení, patria výročné správy, osvedčenia o podnikaní, poisťovacie dokumenty a zmenky. V závislosti od vašej práce môžete mať špecifické predpisy o ukladaní dokumentov, ktoré musíte riešiť.
Fyzické dokumenty sú ohrozené zničením pred požiarom, zemetrasením, hurikánom alebo jednoducho potrubím, ktoré rozbije a zaplavuje kanceláriu. Vaša firma by mala podniknúť kroky na zabránenie tomu, aby:
- Dokumentujte dokumenty v čistých, bezpečných, environmentálne stabilných a oheňových kontajneroch.
- Vytvorte záložné kópie, či už digitálne, mikrofišu alebo fotokópie.
- Nájdite miesto na ukladanie kópií mimo miesta, aby v prípade požiaru alebo inej katastrofy nespĺňali rovnaký osud ako originál.
- Záložné umiestnenie úložiska by malo byť jedno, ku ktorému máte prístup po katastrofe. Jednou výhodou úložiska v cloude je, že máte prístup k informáciám kdekoľvek, kde internet stále funguje.
Indexovanie vašich záznamov
Ak chcete čo najviac využívať systém podávania, musíte ho efektívne indexovať. Štandardné kategórie môžu zahŕňať napríklad dane, zmluvy, zákaznícku korešpondenciu, súdne spory, splatné účty a pohľadávky. Papierové a digitálne súbory by mali mať rovnakú schému indexovania. To uľahčí školenie zamestnancov, aby vedeli, kde nájsť papierovanie.
Pravidlá likvidácie dokumentov
Keď plánujete systém správy súborov, musíte sa vyrovnať s dobrým programom uchovávania dokumentov alebo s usmerneniami, ako dlho uchovávať súbory. Dokonca aj v prípade systému digitálneho archivovania je to dôležité: ak vaše podnikanie pokračuje a rastie, prípadne hľadanie "zmluvy o surovinách" alebo podobne môže odrážať desiatky zastaraných dokumentov.
Váš plán uchovávania dokumentov musí brať do úvahy právne i obchodné požiadavky. Ak máte dokumenty súvisiace s vašim daňovým výpisom, napríklad účty kreditných kariet, ktoré zobrazujú obchodné nákupy, IRS tvrdí, že by ste ich mali uchovávať minimálne tri roky po odoslaní výnosu. Tak dlho sa IRS môže zvyčajne pozrieť a overiť. Udržujte záznamy o zamestnaneckej dani po dobu štyroch rokov a zaveste sa na výnosy, ktoré si vyžiadajú zlé dlhové náklady na sedem rokov.
Pre rôzne záznamy sa vzťahujú rôzne pravidlá. Môžete mať súbory súvisiace s dodržiavaním právnych predpisov v oblasti životného prostredia, podaním dokumentov Komisie pre cenné papiere a burzu, federálnymi a štátnymi pravidlami bezpečnosti práce a diskriminačnými súdnymi procesmi. Každý regulátor má svoje vlastné požiadavky. Potrebujete tiež politiku pre jednoduché obchodné záznamy. Napríklad nechcete vymazať zmluvu skôr, ako dokončíte prácu, ktorú ste podpísali. Záznamy súvisiace s prebiehajúcim súdnym sporom by nemali byť zničené, aj keby to bolo v prospech vašej spoločnosti.
Je to vaša zodpovednosť, alebo to, ktokoľvek, kto prevádzkuje váš program, vedieť, ktoré záznamy sa musia uchovávať a ako dlho. Ktokoľvek, kto spracováva záznamy, by mal poznať politiku spoločnosti a vyškoliť všetkých svojich podriadených. Aj pravidelní zamestnanci to musia vedieť. Ak napríklad zamestnanec pošle alebo dostane e-mail, ktorý musí byť archivovaný, potrebuje dostatok školení na to, aby uznal nutnosť.
Pri fyzických dokumentoch poskytuje skartovanie najvyššiu úroveň bezpečnej likvidácie. Pre digitálne súbory potrebujete postupy, ktoré ich odstránia nad rámec obnovy. Udržujte sledovanie prehľadov, ktoré záznamy ste zlikvidovali a kedy ste ich zničili.
Bezpečnosť a ochrana osobných údajov
Masové hackery a narušenia údajov sú rutinnou skutočnosťou života 21. storočia. To neznamená, že sú triviálne: narušenie dát môže poškodiť vašu povesť, stáť si peniaze alebo spustiť vlnu súdnych procesov alebo pokút. Dokonca aj informácie, ktoré unikajú v rámci spoločnosti, môžu spôsobiť problémy. Niektoré federálne zákony vyžadujú, aby ste napríklad uchovávali dôverné informácie o zamestnancoch. Ak môžu mať ďalší zamestnanci prístup k dôverným záznamom, mohli by ste byť v svete legálnej bolesti.
Ako súčasť nastavenia systému správy súborov je potrebné implementovať politiku zabezpečenia a ochrany osobných údajov. Schopnosť pracovníkov vidieť dokumenty by mala byť na základe potreby vedieť. Prístup by mal byť založený na autorizačnom systéme, a nie len dôverovať zamestnancom, aby sa nehľadali na utajované dokumenty.
Spoločné zdieľanie dokumentov je bežné, keď viacerí zamestnanci pracujú na tom istom projekte. Tým sa otvára ďalšie okno zraniteľnosti, aby sa dôverné informácie dostali von. Šifrovanie súborov alebo používanie systému na zdieľanie súborov, ako napríklad Dropbox, môže pomôcť zabrániť úniku.
To je ďalší dôvod, prečo skartovať alebo odstrániť staré, nepotrebné súbory. Aj keď pre vašu firmu nepomáhajú, môžu mať dôverné informácie o bývalých zamestnancoch alebo zákazníkoch, ktorí by si nevedeli, že sa dostanú von.
Bez ohľadu na pravidlá, ktoré získate, je nevyhnutné vyškoliť všetkých zamestnancov nielen o tom, ako nahrávať a archivovať dáta, ale aj pravidlá o dôvernosti a plán uchovávania záznamov.
