Moderné podniky môžu segmentovať zasielanie správ tak, aby boli zamerané na malé skupiny zákazníkov alebo okamžite doručovali správy veľkým rozptýleným pracovným silám. Tieto príležitosti však nepriniesli obchodnú komunikáciu o nič menej náročné ako predtým. Zatiaľ čo sa organizácie rýchlo naučia dôsledky neúspešnej komunikácie so zákazníkmi a externými zainteresovanými stranami, neefektívne vnútorné komunikácie môžu byť ťažšie na mieste kým nebude príliš neskoro.
Problémy s predvoľbami
Zamestnancom môže byť ťažké zosúladiť svoje komunikačné preferencie so svojimi spolupracovníkmi. Starší pracovník by mohol radšej komunikovať napríklad telefonicky, zatiaľ čo jeho mladší kolega sa spolieha na elektronickú komunikáciu. Ak mladší pracovník reaguje na správu hlasovej schránky prostredníctvom e-mailu namiesto toho, aby vrátil hovor, starší pracovník sa môže cítiť nerešpektovaný, Najlepšie je použiť metódu, ktorú preferuje váš partner. Ak váš kontakt v oblasti IT rýchlo reaguje na vaše e-maily rýchlo, ale trvá dlhý čas na vrátenie telefonického hovoru, elektronické odosielanie vašich otázok je efektívnejším riešením.
Komunikovanie zlých správ
Povedať svojmu šéfovi, že ste práve stratili kľúčový účet, nie je pre väčšinu jednoduché. Nie je ani jednoduché odovzdávať správy dlhoročnému predajcovi, že meníte svoju firmu na konkurenciu. Robert Bies, profesor na Georgetownskej McDonough School of Business, poznamenáva, že to často spôsobuje, že ľudia odkladajú hovoriť druhej strane o zlých správach.
Namiesto toho spoločnosť Bies navrhuje viacstrannú komunikačnú stratégiu na prekonanie týchto výziev. Pripravte zainteresované strany na zlé správy vopred, Doručte novinky rýchlo a čestne, potom ich zmiernte s možnými riešeniami a akoukoľvek zjavnou striebornou podšívkou. Mohli by ste napríklad povedať, že máte na mysli niekoľko potenciálnych zákazníkov, aby ste nahradili stratenú firmu, ktorá by potrebovala menej cestovania pre vaše obchodné sily
Tipy
-
Niektorí zamestnanci sa môžu cítiť nepríjemne úprimne komunikovať so svojimi šéfmi kvôli ich pozícii vo firme alebo ich pozadia. Obzvlášť ženy môžu s tým zápasiť, podľa odborníka na lingvistiku Deborah Tannen.
Príliš veľa - alebo nie
Koľko informácií sa šíri medzi zamestnancami a externými zainteresovanými stranami je pre manažérov neustálym problémom. Strašidelné správy, ako reorganizácia, môžu viesť k silným reakciám, ak sa zdá, že vyjde z modrej. Upozornenie jednotlivcov na schôdzkach na jednom alebo viacerých stretnutiach môže umožniť vodcovi vedieť, kto pravdepodobne bude proti správam namietať a aké sú jeho dôvody.
Na druhej strane môže manažér tiež poskytnúť príliš veľa informácií ak je záver správy neurčitý alebo otvorený. Oznámenie, že prepúšťanie smieť prísť v blízkej budúcnosti, napríklad vedie k úzkosti a môže spôsobiť, že kľúčoví zamestnanci sa budú snažiť prijať iné pracovné miesta. Môže tiež znížiť produktivitu kancelárií, ak zamestnanci trávia svoj čas klebety a pracujú na svojich životopisoch.
Neformálne komunikácie môžu byť nákladné
Na rozdiel od rozhovoru na pracovisku, elektronická komunikácia zanecháva písomný záznam o tom, čo sa odohralo. Rýchly e-mail dokáže skomprimovať konverzáciu a poskytnúť cenné potvrdenie v prípade, že máte otázky neskôr. Avšak, vedenie záznamov o e-mailovej prevádzke, chatovom softvéri a iných neformálnych elektronických konverzáciách na pracovisku môže byť bolesť hlavy pre ľudí v IT - nehovoriac o právny tím. Zdá sa, že neoprávnené konverzácie môžu byť nákladné. Napríklad oddelenie spravodlivosti USA použilo pripomienky v miestnostiach, aby pomohlo pri manipulácii s menami voči veľkým bankám ako UBS, Citigroup a J.P. Morgan Chase.
Projektový manažment
V správe z roku 2013, ktorú vypracoval Inštitút pre riadenie projektov, sa zistilo, že za každých miliárd dolárov vynaložených na projekty, 75 miliónov dolárov je riskantné výlučne ako výsledok neefektívnej komunikácie. Rozdiely sa môžu vyskytnúť, ak nie všetky zainteresované strany majú rovnaké chápanie prínosov projektu alebo keď jazyk, ktorý slúži na doručovanie správ, je nejasný. PMI vám navrhuje prispôsobte svoje komunikácie tak, aby vyhovovali potrebám jednotlivých skupín zainteresovaných strán, Napríklad projektový návrh na prepracovanie webovej stránky sa môže zamerať na výhody na vysokej úrovni, keď sa stretnete s vedúcimi spoločnosťami. Využilo by to technickejší jazyk a konkrétnejšie údaje, keď sa predstaví ľuďom, ktorí budú musieť vykonávať prácu.
