Poznámky sú štandardnou formou obchodnej korešpondencie. Sú napísané tak, aby boli informatívne alebo vyžadovali akciu. Môžete písať interné alebo externé poznámky. Externé poznámky sa posielajú ľuďom mimo vašej organizácie. Môžete napríklad odoslať poradenskú poznámku profesionálnym konzultantom, ktorí žiadajú návrh na určitý projekt. Môžete byť požiadaním konzultantov, aby zaslali ponuku na projekt, časový rámec na dokončenie a niektoré vzorky práce prostredníctvom tejto poznámky.
Napíšte názov poradia. Nadpis obsahuje štyri riadky, z ktorých každý má konkrétny štítok: Do, Od, Dátum a Predmet. Vaše meno a meno vašej spoločnosti idú v prvom riadku. Druhý riadok obsahuje mená všetkých odborných konzultantov, ktorým posielate poznámku. Tretí riadok je dátum, ktorý plánujete odoslať, a štvrtý riadok by mal vysvetliť predmetom poznámky iba niekoľkými slovami, ako napríklad "Žiadosť o návrh webového dizajnu".
Vysvetlite účel vašej konzultačnej poznámky v prvom odseku. Poznámky sú zvyčajne stručné a na bod. Nechajte konzultantov vedieť, aký typ projektu potrebujete, a že hľadáte návrhy kvalifikovaných odborníkov.
Diskutujte podrobnosti o vašom projekte v nasledujúcich niekoľkých odsekoch. Tieto podrobnosti môžu zahŕňať akýkoľvek rozpočet alebo termín, ktorý máte k dispozícii, do ktorého dátumu by ste chceli dostať návrhy, čo by ste chceli zahrnúť do návrhov a proces, ktorý použijete na výber konzultanta.
Uveďte svoje kontaktné informácie na začiatku záverečného odseku. Nechajte konzultantov vedieť, aký je najlepší spôsob, ako vás kontaktovať, a ako uprednostňujete prijímanie informácií, ktoré požadujete, napríklad prostredníctvom pošty alebo e-mailu. Pripomeňte konzultantov na lehotu na odpoveď. Nezabudnite poďakovať poradcom za ich čas.
