Ak začínate novú prácu, ktorá vyžaduje profesionálne služobné povinnosti, poštu osobného alebo obchodného listu alebo odoslanie letáka na fundraiser alebo inú udalosť, budete sa musieť naučiť, ako správne naplniť obálku. E-mail, ktorý nie je prezentovaný správne, môže odoslať príjemcovi správu, že ste sa oňho nestarali dostatočne na to, aby ste správne zložili a vložili položky do obálky.
Adresujte svoje obálky skôr, ako ich naplníte, najmä ak obsahujú listy klientom alebo vyhliadkam. Obálky môžu byť adresované pomocou tlačiarne na prenesenie adresy priamo na obálku tlačou e-mailových štítkov, ktoré môžu byť zaistené na obálke alebo rukou písať adresu. Ručne písané obálky by sa mali používať iba pri odosielaní osobnej korešpondencie priateľovi alebo rodinnému príslušníkovi.
Zozbierajte materiály, ktoré musíte vložiť do obálky. Ak máte veľa obálok na veci s podobnými informáciami, nájdite veľkú plochu, na ktorú môžete pracovať, napríklad stolný počítač, stôl alebo pult. Oddeľte jednotlivé komponenty každej zásielky do samostatných pilotov v dostupnej vzdialenosti od miesta, kde budete pracovať.
Preskúmajte najväčší list papiera, ktorý sa má zahrnúť do mailingu. Ak je najväčší list typický list s rozmermi 8,5 x 11 palcov, bude potrebné, aby bol zložený do tretiny, pričom všetky vnútorné listy alebo poštové komponenty sú sklopené. Ak je najväčší rozmer papiera výrazne menší ako obyčajný list papiera, môžete papier sklopiť na polovicu alebo ho nechať rozložený, ak sa hodí do obálky.
Zasuňte preložený papier do obálky s otvoreným koncom obráteným smerom k spodnej časti obálky. Váš príjemca by mal mať možnosť otvoriť chlopňu obálky, vytiahnuť list a prečítať obsah vašej pošty bez toho, aby ste museli obracať papier okolo alebo obrátene. Ak nepoužívate samolepiacu (alebo lepiacu) obálku, uzatvorte obálku vlhkou špongiou.
