Keď prenajímatelia menia kancelársky personál, je užitočné poradiť nájomcom týchto zmien, najmä zamestnancom, ktorí často komunikujú s nájomníkmi. Je ľahké poradiť nájomníkom personálu a iné významné zmeny listom.
Zozbierajte zoznam mien a adries všetkých nájomcov, ktorí budú zmenou ovplyvnení. Napríklad, ak si prenajímate priestor na viacerých miestach, a preto prevádzkujete viac ako jednu kanceláriu, musíte túto zmenu oznámiť iba tým nájomníkom, ktorí sa zaoberajú prenájmom, kde nastala zmena. Ak máte len jednu kanceláriu, samozrejme, upozorniť všetkých nájomníkov.
Pripravte si list na hlavičkovom papieri spoločnosti, aby bol "oficiálny", a označte ho dátumom, ktorý predpokladá, že sa rozdelí väčšina písmen. Použite technológiu mailmerge na prispôsobenie každého písmena, alebo môžete použiť všeobecnejší formát adresovaním každého písmena "Vážený nájomca".
Obsah listu by mal byť krátky a podnikateľský a vo všeobecnosti by mal obsahovať dva odseky obsahu plus záverečný odsek. Nahlasujte zmenu personálu v prvom odseku. Ak nový zamestnanec prevezme všetky povinnosti odchádzajúceho zamestnanca, povedzte tak, uvedením povinností: "Jennie Smith opustí firmu 12. marca a bude nahradená Mary Jonesovou, ktorá bude zodpovedná za sťažnosti nájomcu, údržbu žiadosti, zhromažďovanie nájomného a odpovedanie na všetky súvisiace otázky."
Na druhej strane, ak budú povinnosti, ktoré predtým vykonával odchádzajúci zamestnanec, rozdelené medzi existujúcich a / alebo nových zamestnancov, urobte to jasne v prvom odseku; napríklad: "Jennie Smithová opustí spoločnosť 12. marca a nahradí ju Mary Jonesová, ktorá bude zodpovedná za sťažnosti nájomcu a žiadosti o údržbu." Joe White prevezme zodpovednosť za zhromažďovanie nájomného a zodpovedanie všetkých súvisiacich otázok.
V druhom odseku uveďte všetky príslušné dátumy. v mnohých prípadoch napríklad zamestnanec odíde v piatok a náhradné správy nasledujúci pondelok. V iných prípadoch dochádza k krátkému prekrývaniu, zatiaľ čo odchádzajúci zamestnanec vycvičuje nový. Zatvorte druhý odsek tak, že od dátumu nasledujúcej zmeny by mali byť všetky relevantné otázky, pripomienky a problémy adresované ľuďom, ktorí sú novo zodpovední za ne, a opäť ich zadať. Napríklad, "Od 15. marca prosím adresujte sťažnosti a žiadosti o údržbu Mary Jonesovej a obráťte sa na Joe Whitea o nič spoločné s prenájmom."
V poslednom odseku informujte nájomcov o tom, že by vás nemali kontaktovať s akýmikoľvek obavami, pripomienkami alebo otázkami. Podpíšte písmeno "S pozdravom", za ktorým nasleduje vaše meno.
Tipy
-
Prenajímatelia alebo ich zamestnanci môžu tieto listy doručiť alebo odoslať poštou; alternatívne sa môžu rozdeliť s príjmami z prenájmu.
Odolať nutkanie byť chummy a dať príliš veľa informácií, aj keď veci sú zrejmé. "Jennie Smith odíde mať dieťa," alebo "Jennie Smithová sa oženil a odišla na medové týždne a potom sa presunie z štátu" sú obaja príkladmi príliš veľa informácií. Nechajte Jennie zdieľať informácie, s ktorými sa rozhodne, a obmedzte svoj list na to, čo je nevyhnutné pre podnikanie.
