Existuje celý rad dôvodov na to, aby ste mohli napísať obchodný list ktorémukoľvek zo stoviek zahraničných konzulátov na celom svete. Môžete napríklad požiadať o informácie o vízach alebo cestovaní, o informácie o možnostiach zahraničného obchodu, o vykonávaní prieskumu zahraničných vecí alebo o napísaní odporúčania pre študenta, ktorý cestuje do zahraničia na stáž.
Identifikujte meno, názov a adresu osoby, ktorej adresát listujete. Každý zahraničný konzulát má podrobnú webovú stránku, ktorá poskytuje personálny adresár, spolu s odkazmi na rôzne oddelenia, ktoré vám môžu pomôcť identifikovať osobu, ktorej by ste mali adresovať vašu korešpondenciu.
Dodržujte tradičný obchodný protokol pri písaní obchodného listu konzulátu. Použite celé meno a názov, adresu oddelenia a konzulátu fyzickej osoby, formátované podľa medzinárodného poštového systému krajiny. Každá krajina sa líši, preto postupujte podľa smerníc uvedených v časti "kontaktujte nás" na webovej stránke konzulátu. Ak posielate písomnú podobu, uveďte dátum v pravom hornom rohu listu. Ak posielate e-mail, jasne uveďte účel svojej korešpondencie v riadku predmetu.
Napíšte úvodný list, ktorý obsahuje vysvetlenie toho, kto ste, odkiaľ ste, prečo píšete a či píšete v mene iného jedinca alebo sami. Ak píšete v mene korporácie, vládneho subjektu, medzinárodnej organizácie alebo vzdelávacieho inštitútu, uveďte jeho príslušnosť podľa mena a uveďte svoj titul a poverenia.
Napíšte jednoduché vyhlásenie, ktoré stručne, ale stručne opisuje účel vašej korešpondencie. Prekladaný alebo interpretovaný jazyk môže často mať dvojaký význam, preto dávajte pozor na to, aby ste sa vyhli slogovej terminológii alebo kolokvializmom, ktoré cudzie čitateľ nemôže ľahko pochopiť. Napríklad, fráza "Chcem sa dotknúť základne s vami" by mala byť nahradená, "Píšem sa vás opýtať …"
Obmedzte svoj list na jednu tému a konkrétne o výsledku, ktorý si želáte od korešpondencie.
Ukončite list s poďakovaním a poskytnite podrobnosti o tom, ako sa môžete dostať. Vždy uveďte celé meno. Nikdy nezmieňajte alebo nepoužívajte zavádzajúce alebo potenciálne hroziace vyhlásenia v liste zahraničnému konzulátu.
Obráťte sa na miestnu poštu o požiadavkách na poštovné a odhadovanom čase doručenia. Ak priložíte obálku s vlastnou adresou a pečiatkou, aby ste zaistili rýchlu odpoveď na váš list, uistite sa, že na spiatočnej obálke máte príslušné množstvo poštových zásielok v USA.
Tipy
-
Webové stránky zahraničných konzulátov v Spojených štátoch sú napísané v angličtine, zatiaľ čo medzinárodné konzuláty sú zvyčajne napísané v rodnom jazyku krajiny s odkazom na anglickú verziu.
