Správy pokladníka sú základnými prvkami organizácie financií podniku alebo organizácie. Musia dodržiavať základný vzorec, ale mimo tohto vzorca sú flexibilné dokumenty, ktoré sa môžu meniť tak, aby spĺňali špecifické potreby.
Základný vzorec
Určte počiatočnú rovnováhu. Ide o sumu peňazí, ktorú mala organizácia na začiatku obdobia pokladnice (zvyčajne sa predkladajú správy každý štvrťrok alebo rok). Všeobecný formát je umiestniť v ľavom stĺpci frázu "Staring Balance" a potom umiestniť sumu (napríklad "3500.24") bez znaku dolára v pravom stĺpci.
Určte výdavky. Na čom organizácia vynaložila peniaze počas obdobia pokladnice? Zorganizujte výdavky do jasných a ľahko zrozumiteľných kategórií, ako sú "Dodávky" alebo "Fundraising", a potom podrobne uveďte všetky jednotlivé výdavky pod touto kategóriou.
Určte iIncome. Využila vaša organizácia nejaké peniaze? Ak áno, umiestnite zdroj zdroja výnosov (napríklad "Bake Sale") do ľavého stĺpca a potom presné sumy umiestnite napravo (napríklad "875.00").
Určite koncovú rovnováhu. Vzorec pre toto je "Počiatočný zostatok" mínus "Výdavky" plus "Výnos" sa rovná "Koncový zostatok". "Koncový zostatok" by mal byť v ľavom stĺpci s celkovou sumou vpravo.
Zadajte prehľad. Správa by mala byť napísaná na hlavičke organizácie. "Hlásenie pokladníka" by malo byť umiestnené v hornej časti stránky pod hlavičkou. Uveďte obdobie výkazu na ľavej strane stránky. "Začiatočný zostatok", "Výdavky", "Príjem" a "Koncový zostatok" by mali byť označené tučným písmom v ľavom stĺpci, pričom príslušné čísla sú uvedené nižšie.
Prihláste a pridajte prílohy. Celé meno a pozícia pokladníka by mala správu ukončiť. Pokladník by mal podpísať správu a priložiť k správe kópie akýchkoľvek sprievodných dokladov, napríklad výpisy z banky, správy o fundraisingu.
