Generovanie a odosielanie faktúr môže byť časovo náročné. Napriek tomu to nie je proces, ktorý by sa mal preskočiť alebo ignorovať. Správne navrhnutá faktúra pomáha podnikom zaplatiť a poskytuje právnu ochranu pre obe strany. Ak ste niekedy dostali audit od Internal Revenue Service, váš fakturačný systém dokáže potvrdiť váš vykázaný príjem.
Základy faktúry
Ak sa predajca chce dostať za tovar alebo služby, zašle faktúru. Faktúra je dokument, ktorý obsahuje podrobnosti o finančných súčastiach obchodnej transakcie. Faktúra obsahuje meno a kontaktné údaje kupujúceho a predávajúceho, opis služieb alebo poskytnutého tovaru, náklady na položku a celkovú splatnú sumu. Faktúry zvyčajne zahŕňajú aj dátum splatnosti platby, číslo faktúry a preferovaný spôsob platby.
Dostať zaplatené
Faktúry pomáhajú spoločnosti získať plnú platbu a dostať platené včas. Môže byť ťažké zaplatiť bez správnej faktúry. Spoločnosti zvyčajne vyžadujú prijatie podrobnej faktúry pred vyplatením platieb. Platobné podmienky môžu spoločnosti pomôcť rýchlo vymôcť pohľadávky. Spoločnosť napríklad môže povedať, že platba je splatná po jej prijatí do 30 dní od jej prijatia alebo 60 dní od jej prijatia. Zahrnutie zásady oneskoreného poplatku na faktúru - napríklad, že poplatky za oneskorené platby podliehajú poplatku vo výške 20 EUR - môžu tiež pomôcť zaistiť okamžitú platbu.
Zriadenie zákonných práv
Faktúry poskytujú dôkaz o tom, že produkty a služby sa doručujú a stanovujú právo spoločnosti na platbu. V prípade, že zákazník nezaplatí, spoločnosť môže použiť zmluvy a faktúry, ktoré zákonne preukážu súdu, že je to dlžná platba. Podobne spoločnosť môže uchovávať kópie faktúr a čiastok vyplatených dodávateľom a predajcom, aby preukázali, že splnili svoj zmluvný záväzok na úhradu.
Auditné dôkazy
Dokonca aj keď robíte všetko v poriadku, vždy existuje možnosť, že vaša firma môže byť kontrolovaná IRS. Počas auditu chce IRS zabezpečiť, aby ste správne oznámili všetky príjmy, ktoré ste dostali počas roka. Ak máte organizovaný systém postupne očíslovaných faktúr, IRS má väčšiu istotu, že ste vykázali príjem úplne a správne. Ak sú faktúry nepravdivé alebo neexistujú, dôkazné bremeno je na vás, aby ste preukázali, že nie ste skryté žiadne príjmy.
