Keď spoločnosť kúpi strojové zariadenia, vozidlá, softvér alebo iné položky, ktoré sú z dôvodu ich dlhodobej použiteľnosti kvalifikované ako aktíva, považujú sa za kapitálové výdavky. Vzhľadom na značné náklady väčšina spoločností vopred plánuje tieto nákupy; ale keď sa strojové zariadenia rozpadnú alebo nová technológia predstavuje príležitosť pre spoločnosť na zjednodušenie procesov, musí sa zvážiť veľké množstvo peňazí na užitočnosť nákupu. Ak chcete vytvoriť politiku týkajúcu sa týchto výdavkov, vedenie musí preskúmať históriu výdavkov spoločnosti a podľa toho vyvodiť závery.
Preskúmajte predchádzajúce účtovné záznamy, aby ste určili akékoľvek vzorce výdavkov na investičný majetok a odhadnite ročné neplánované výdavky v dôsledku výmeny zariadení.
Vytvorte šablónový rozpočet, ktorý zahŕňa minulé skúsenosti a plánované výdavky. Odhadnúť percento neplánovaných kapitálových výdavkov a zahrnúť príspevok na tieto položky.
Určte, ako sa v minulosti rozhodli o neplánovaných výdavkoch a poznamenajte, ako boli formulované úspešné rozhodnutia.
Postupy písania na identifikáciu kapitálových výdavkov, ktoré sa zahrnú do rozpočtu, vrátane šablón RFP (žiadosť o návrh), požiadaviek na platbu, platobných požiadaviek, dokumentácie potreby a zoznam recenzií a schválení, ktoré sa musia uskutočniť pred zahrnutím nákladovej položky do rozpočet.
Napíšte zoznam akcií, ktorý obsahuje informácie o tom, ako by sa mali prijímať rozhodnutia o neplánovaných výdavkoch. Mala by sa zahrnúť povinná starostlivosť týkajúca sa rozpočtových výdavkov a systém porovnávania očakávaných výdavkov s predpokladmi príjmov a hodnotenia úrovne rizika spojeného s vynaložením týchto peňazí.
Usporiadajte svoje zásady s úvodom, ktorý uvádza ciele politiky, časť týkajúcu sa plánovaných kapitálových výdavkov a proces ich zaradenia do rozpočtu, časť o neplánovaných kapitálových výdavkoch a spôsob, akým by sa mali vyhodnotiť, a politiku určovania sumy príspevok na neplánované kapitálové výdavky, ktoré by mali byť zahrnuté do ročného rozpočtu.
Tipy
-
Politika je rovnako dobrá ako jej presadzovanie. Počas procesu vytvárania vašich zásad si od všetkých manažérov, ktorých sa to týka, vyžaduje, aby sa aktívne podieľali na formulácii a získali písomné súhlasy na každom hlavnom prvku politiky.
Výstraha
Buďte pripravení zmeniť vaše nové pravidlá, ako príležitosti nastať. Riadenie rizika vytvárania neplánovaných kapitálových výdavkov zahŕňa silné a reagujúce oddelenie účtovníctva, ktoré môže poskytnúť presné finančné informácie okamžite.
