Moderná kancelárska technológia znižuje predpoklady samotnej kancelárie, pretože pokrytie prístupu na internet a výkon sa zlepšuje. Moderné kancelárske prostredie je viac o tom, čo môžete robiť, ako proti tomu, kde to robíte. Nová technológia mení rozsah toho, čo sa považuje za kanceláriu. Kancelárie nevyhnutne prijímajú nové technológie, ktoré robia viac práce s menej ľudí a existuje tlak na udržanie moderného, profesionálneho obrazu tým, že zostane na vrchole najnovších tech trendov.
Úspora času prostredníctvom efektívnosti a automatizácie
S využitím moderných kancelárskych technológií pracovníci trávia menej času na rutinných úlohách, čo ich oslobodzuje od ďalších projektov. Pracovníci počítačových zručností skúmajú postupy počítačovej automatizácie a znižujú čas strávený na častých, opakovaných úlohách. Napríklad zamestnanci šetria čas formátovanie dokumentov pomocou šablón. Niekto môže exponenciálne zlepšiť efektívnosť zdieľaním šablóny s inými pracovníkmi prostredníctvom vzdialeného prístupu na server, úložiska v cloude a e-mailu z ľubovoľného miesta, kde je pokryté bunkami. Služby ako Disk Google, iCloud a Microsoft Azure sú praktické riešenia pre organizovanie a zdieľanie často používaných šablón, zdieľaných tabuliek a dokumentácie súvisiacej s prácou. Organizované zdieľanie oblakov eliminuje potrebu sprostredkovateľa zdieľania údajov.
Poloha je irelevantná; Úspory sa zdieľajú
Pracovné miesta zahŕňajúce pracovník, ktorý sedí na počítačovom termináli celý deň, sa zvyčajne nemusia robiť na konkrétnom mieste. Nové komunikačné technológie nielen robia prácu z domova a cesty, ale sú bezproblémové. Ak robíte svoju prácu na notebooku, môžete to urobiť rovnako z kancelárskeho skrinky alebo stola v hotelovej izbe. Vzdialená pracovná sila prispieva zamestnávateľom aj zamestnancom. Podľa obchodného týždňa podniky ušetria každoročne 8 000 dolárov ročne pre každého zamestnanca telekomunikačného zariadenia. Možnosti telecommutingu rozširujú kandidátske združenie podnikov, pretože umiestnenie nie je veľký problém. Zamestnanci na diaľku môžu výrazne ušetriť na nákladoch na dopravu, šetriť čas každým dňom tým, že nemajú dochádzku do zamestnania a majú ľahší čas žonglovanie rodinného života.
Možnosti komunikácie stále rastú
Zatracujúce, pixelové online video rozhovory v konferenčnej miestnosti sú vecou minulosti: širokopásmové a mobilné internetové pripojenia sú dostatočne rýchle na zvládnutie simultánnych video streamov bez priväzovania ľudí na fyzické miesta. Videokonferenčné služby ako Skype pracujú skvelo na usporiadanie stretnutí bez účasti účastníkov v tej istej budove. Sociálne médiá sú alternatívnou cestou pre komunikáciu so zákazníkmi: silná prítomnosť sociálnych médií môže ísť dlhú cestu smerom k posilneniu spodnej línie. Okrem toho technológie ako VoIP znižujú náklady tým, že zbavujú potreby pevných liniek. Nedostatočné staré technológie môžu spôsobiť problémy. Napríklad služba na objednávanie potravín GrubHub zasiahla do svojich reštaurácií, ktoré stále dostávali objednávky na faxových prístrojoch.
Praktická redundancia údajov
Kancelárske požiare, zemetrasenia a zlyhania pevného disku môžu spôsobiť zmätok v kancelárskych záznamoch. Redundancia údajov prostredníctvom služieb cloud a vzdialeného ukladania môže podnikom ušetriť veľa bolesti a peňazí. Ukladanie údajov na vzdialený server je tiež pre pracovníkov praktické na zdieľanie obrovských množstiev informácií bez ohľadu na umiestnenie. Napríklad lekári môžu využiť rozsiahle databázy pacientov histórie na štúdium ochorení a vývoj nových liečebných postupov. Cloudové a serverové databázy môžu tiež ušetriť firemné peniaze konsolidáciou produktov a služieb.
