Kancelárska komunikácia môže byť primárne poháňaná elektronickou poštou a okamžitými správami, ale takmer každá kancelária stále dostáva a spracováva obrovské množstvo papierovania. Podľa agentúry na ochranu životného prostredia USA priemerný kancelársky pracovník každoročne spracováva približne 10 000 hárkov papiera, alebo každý deň priemerne približne dve kilogramy výrobkov z papiera a lepenky. Lepšie postupy správy poštových zásielok môžu ísť dlhú cestu smerom k zabezpečeniu hladkého toku vnútornej a vonkajšej komunikácie.
Určte príslušného personálu
Dokonca aj malé podniky môžu mať prospech z určenia jednej osoby na zvládnutie všetkých prichádzajúcich a odchádzajúcich zásielok, aby sa zabezpečilo, že sa nič nestratí alebo nesprávne smeruje na ceste k cieľu. Čím väčšia je organizácia, tým viac zamestnancov by malo byť pridelené na prijímanie, zhromažďovanie, distribúciu a zhromažďovanie všetkých firemných zásielok a balíkov. Keď sa e-mail stáva obľúbenou voľbou pre komunikáciu a distribúciu úradných dokumentov, manipulácia s papierovou poštou môže byť len súčasťou popisu práce zamestnanca v závislosti od objemu pošty, ktorá prechádza bežnými firemnými komunikačnými kanálmi. Pri komerčných dodávkach (napr. UPS, FedEx, DHL) je recepčný spravidla tou najlepšou osobou prijímať a podpísať prichádzajúce balíky kvôli jej najlepšiemu umiestneniu. Zvyčajne nie je dobrý nápad odovzdať všetky ostatné povinnosti správy pošty príjemcovi, pretože táto zodpovednosť by si často vyžadovala, aby opustila pracovný stôl bez dozoru po dlhú dobu.
Vytvorte diagramy distribúcie pošty
Manažéri a zamestnanci zodpovední za distribúciu pošty by mali spolupracovať na vývoji smerníc - pomocou postupových diagramov, kontrolných zoznamov alebo akéhokoľvek formátu, ktorý vaša spoločnosť najviac vyhovuje - aby nasledovali všetci zamestnanci, najmä zamestnanci, ktorí budú dohliadať na distribúciu a zber pošty. Mala by brať do úvahy každý krok zhromažďovania pošty: zhromažďovanie pošty v centrálnom inkasnom stredisku (poštová schránka, poštový prepravca, poštová pošta, personál na dodanie balíkov alebo konvenčná poštová schránka); zhromažďovanie na konkrétnom mieste v kancelárii určené výlučne na triedenie pošty; rozdeľovanie na oddelenie alebo individuálne poštové schránky alebo ručné doručovanie do každej kancelárie; zhromažďovanie odchádzajúcej pošty a zabezpečenie toho, aby bola všetka odchádzajúca pošta primerane adresovaná a opečiatkovaná; a udržiavanie oblasti zberu / triedenia pošty v čistom a plnom zásobení.
Poskytnite potrebné spotrebný materiál
Uistite sa, že zberná a distribučná stanica obsahuje všetky zásoby, ktoré musí zamestnanec vykonať. Ak je vaša spoločnosť dostatočne veľká na to, aby bola distribúcia pošty efektívnejšia pomocou centrálneho umiestnenia, postavte robustného organizátora pošty / literatúry alebo triediča pošty s množstvom drobných dier pre každé oddelenie alebo zamestnanca a jasne označíte každý z nich. Oddelenia budú vyžadovať väčšie cubbyholes než jednotlivci, takže im dajte dostatok miesta.Udržujte dobre zásobenú skrinku alebo stôl s páskami a dávkovačmi pásky; baliaci materiál; obálky; Vráťte štítky v rôznych veľkostiach predbežne vytlačené adresou vašej spoločnosti. mailové etikety rôznych veľkostí predbežne vytlačené niektorými z najbežnejších poštových destinácií vašej spoločnosti; časové a dátumové pečiatky; balík stupnice; perá; markery; skladovacie koše; a malý prívesný vozík alebo kočík. Nezabudnite zahrnúť drviče priemyselnej veľkosti a odpadové koše. Ak vaša spoločnosť prechádza viac mailov než jedna osoba môže skartovať alebo recyklovať, zvážte uzatváranie zmlúv s externou spoločnosťou na správu dokumentov / recykláciu, aby ste túto prácu spracovali pre vás.
Sledovať všetky prichádzajúce a odchádzajúce pošty
Vytvorte systém správy elektronickej pošty na sledovanie všetkých prichádzajúcich a odchádzajúcich správ. Ak je vaša firma práve vy a pomocník, môžete tento krok vynechať, ale ak budete dohliadať na veľké oddelenie alebo spoločnosť s desiatkami zamestnancov, vytvorte systém, ktorý bude sledovať dátumy, kedy prichádza pošta a ak je to potrebné, koho. Je obzvlášť dôležité vytvoriť tieto systémy, ak vaša spoločnosť dostane veľa citlivých právnych dokumentov a balíkov. Položky sa strácajú v dokonca malých kanceláriách častejšie, než si myslíte; je najlepšie vyhnúť sa týmto frustrujúcim situáciám vytvorením základnej tabuľky programu Excel, ktorá napríklad ukáže, kedy bol prístroj prijatý a kedy ho nárokoval jeho príjemca alebo zástupca.
