Vyrovnanie kilometrov v Kalifornii sa riadi zákonníkom práce, oddielom 2802, a kalifornským kódexom predpisov, hlava 8, oddiel 13700-13702. Ak zamestnávateľ v Kalifornii vyžaduje, aby zamestnanec riadil služobnú činnos, musí buď zamestnancovi poskytnúť vozidlo, na ktoré sa vzťahujú všetky výdavky, alebo nahradí zamestnancovi náklady na riadenie vozidla. Zákon o Kalifornii poskytuje zamestnávateľom určitú flexibilitu pri presnom určovaní toho, ako majú zamestnanci uhradiť náklady na najazdené kilometre a náklady na jazdu.
Základná náhrada najazdených kilometrov
Podľa zákona o Kalifornii je náhrada najazdených kilometrov definovaná ako čiastka vyplatená zamestnancom za všetky "nevyhnutné náklady, ktoré vznikli pri prevádzke vozidiel poskytovaných zamestnancom za prácou". Náhrada za najazdené kilometre nie je obmedzená na náklady na plyn, ale musí zamestnancovi kompenzovať ďalšie faktory, ako je odpis vozidla, opravy a náklady na poistenie. Pravidelné dochádzanie zamestnanca nie je kompenzovateľné, pokiaľ zamestnávateľ neuloží zamestnanca počas jeho dochádzky, vyžaduje, aby bol zamestnanec k dispozícii na prácu alebo ho nasmeroval na vykonanie práce na ceste. Kalifornské zákony vyžadujú od zamestnávateľa, aby viedol denné záznamy o preplatiteľných kilometroch, ako aj mandát, aby sa náhrady vyplácali až do konca mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom došlo k jazde, alebo keď zamestnanec podal žiadosť. V rozsudku Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) súd zistil, že existujú tri prijateľné spôsoby, ktorými môže zamestnávateľ Kalifornie uhradiť výdavky na najazdené kilometre - metódu "skutočných výdavkov", metódu "uhrádzania kilometrov" "metóda.
Metóda "skutočného výdavku"
V metóde skutočných nákladov musia zamestnanci predložiť zamestnávateľovi podrobné výkazy výdavkov. Tieto záznamy by zahŕňali skutočné výdavky na každú z náhradných komponentov prevádzkovania vozidla a museli by zahŕňať proratované náklady, ako sú pneumatiky, ropa, poistenie a odpisy. Zamestnanec by musel vypočítať časť celkovej doby jazdy, ktorá sa týkala práce, a tento percentuálny podiel vypočítať na výpočet pomerných čiastok. Zamestnanec by tiež poskytoval náklady na plyn. Zatiaľ čo táto metóda je pravdepodobne najpresnejšia, vyžaduje si podrobnú správu zamestnanca a časovo náročnú kontrolu faktov zo strany zamestnávateľa.
Metóda "náhrady za najazdené kilometre"
Aby sa mierne znížilo zaťaženie v oblasti vykazovania, ale zamestnávatelia stále poskytujú spravodlivú náhradu zamestnancov, môžu použiť metódu preplácania najazdených kilometrov. Táto metóda stanovuje mesačnú úhradu výdavkov na základe miery úhrady najazdených kilometrov, ktorú kalifornské ministerstvo pre vymáhanie pracovných noriem navrhlo, je primeraná miera úhrady za všetky výdavky spojené s riadením. Ak zamestnanci alebo zamestnávateľ nesúhlasí s tým, že sadzba je prijateľná, platba sa môže líšiť od sadzby IRS - ale záťaž je pre žalujúcu stranu, aby preukázala, prečo by to malo byť. Podľa metódy preplácania najazdených kilometrov sa musia stále uchovávať záznamy o každom kilometri a dátum jazdy.
Metóda "jednorazovej sumy"
Metóda "jednorazovej platby" umožňuje zamestnávateľovi nahradiť zamestnancom výdavky spojené s výdavkom na cestu zvýšením celkovej kompenzácie. Mohlo by ísť o špecifikovanú platbu - často označovanú ako "automatický príspevok" - alebo za zvýšenie základnej kompenzácie. Ak zamestnávateľ zvýši základňu alebo províziu, je povinnosťou zamestnávateľa určiť výšku náhrady, ktorá je určená na náhradu zamestnanca za výdavky na vozidlo. Možnosť paušálnej sumy môže byť vhodná, ak zamestnanci často vykonávajú rovnaké cesty z dôvodov súvisiacich s prácou.
