Účtovný informačný systém je zvyčajne počítačový účtovný program, ktorý vedie záznamy o spoločnosti. Informácie sa zadávajú do systému a systém sleduje a organizuje účtovné informácie. Účtovný informačný systém sa používa aj na poskytovanie podrobných informácií o spoločnosti vrátane finančných výkazov.
Obchodné transakcie
Účtovný informačný systém je navrhnutý tak, aby zaznamenával všetky transakcie podniku. Účtovníctvo zapíše všetky obchodné transakcie do programu a transakcie sa automaticky ukladajú na príslušné účty. Je to dôležité, pretože sú potrebné všetky informácie o čase, ktoré sa nachádzajú v počítači a sú organizované.
Splatné účty
Účtovný informačný systém umožňuje jednoduchšie platby na splatných účtoch. Mnohé systémy sú navrhnuté tak, aby zaplatili všetky faktúry, ktoré sa majú zaplatiť kliknutím na tlačidlo. Vyberie sa dátum a automaticky sa vyhotovia kontroly všetkých splatných faktúr. Väčšina systémov umožňuje správcovi zrušiť vyberanie určitých účtov, ak spoločnosť nie je pripravená platiť konkrétny účet.
Pohľadávky
Tento typ systému tiež umožňuje jednoduchšiu fakturáciu. Informácie sa zaznamenávajú v systéme a úradník si vyberá, kedy sa majú tlačiť účty. To sa robí denne, týždenne alebo mesačne, v závislosti od podnikania. Systém generuje všetky účty efektívne a jednoducho pre úradníka.
Finančné výkazy
Účtovný informačný systém generuje všetky finančné výkazy bez toho, aby úradník vypočítal čokoľvek. Dátumy pre prehľady sa zadávajú do systému a počítač generuje prehľady pre toto konkrétne obdobie. Je to užitočné, ak je okamžite potrebné hlásenie z iného obdobia. Systém má schopnosť vytvárať prehľady za akékoľvek obdobie, počas ktorého boli informácie zaznamenané.
Uzávierka konca roka
Uzávierka je často zdĺhavý proces pre účtovníka. Prebieha neupravená skúšobná bilancia, upravujú sa záznamy a zaznamenávajú sa, vypočíta sa upravená skúšobná bilancia, zaznamenávajú sa záverečné záznamy a nakoniec sa vygeneruje stav po skončení skúšobnej bilancie. Tento proces je komplikovaný a časovo náročný, ale s účtovným informačným systémom, počítač robí väčšinu práce samostatne.
