Formalizovaná organizačná štruktúra sa zameriava skôr na roly a pozície než na ľudí v pozíciách. Formalizácia je proces vytvárania formalizovanej štruktúry a zahŕňa udržiavanie tejto formálnej štruktúry v priebehu času. Formalizácia organizačnej štruktúry sa bežne začína v snahe o racionalizáciu rozhodovacieho procesu. Formalizovaná organizácia je rozhodujúca pre organizáciu, v ktorej sú známe problémy a zmeny sa implementujú pomaly a účelovo.
Formálna vs. neformálna štruktúra
Na rozdiel od neformálnej organizačnej štruktúry, ktorá hodnotí jednotlivca nad pracovnou pozíciou a umožňuje vývoj úloh, ktoré predpísal držiteľ pozície, formálna organizačná štruktúra pozostáva zo stanovených rolí, ktoré sa nedajú ľahko meniť. Neformálne organizačné štruktúry sú v niektorých ohľadoch inovatívnejšie ako formálne štruktúry. Neformálna štruktúra je však veľmi užitočná pre rýchlo sa meniace odvetvia, ako napríklad odvetvie technológií. Veľkosť organizácie môže navyše indikovať požadovaný stupeň formalizácie. Je nevyhnutné pochopiť potreby jednotlivých organizácií pri určovaní, ktorá štruktúra je pre každú situáciu najefektívnejšia.
identifikácia
Formalizácia môže byť identifikovaná podľa toho, do akej miery sú organizačné úlohy oddelené od jednotlivcov, ktorí vykonávajú tieto úlohy. Formalizovaná organizačná štruktúra pozostáva z hierarchickej štruktúry podávania správ a rozhodovania zhora nadol. Uznáva sa to existenciou explicitných, kodifikovaných noriem a predpisov. Formalizovaná štruktúra zvyčajne zahŕňa viac vrstiev dohľadu, vrátane riaditeľov najvyššej úrovne alebo vedúcich oddelení, stredných manažérov a prevádzkových supervízorov.
výhody
Jednou výhodou formalizácie organizačnej štruktúry je rutinná povaha dedičstva. Úlohy konkrétnej pozície zostanú rovnaké bez ohľadu na to, kto obýva konkrétnu pracovnú pozíciu. Pracovné postupy sú zdokumentované tak, že nový zamestnanec môže byť ľahko vložený do voľnej pozície bez zmeny procesov spojených s danou pozíciou. Trvalá štruktúra formalizovanej organizácie sa nemení, pokiaľ ju vedenie nezmení. Štruktúra je ľahko pochopiteľná a vysvetlená. Navyše, zosúladenie každodenných pracovných procesov s celkovým poslaním organizácie sa dá ľahko dosiahnuť vo formalizovanej organizačnej štruktúre.
Organizačná tabuľka
Štruktúra formalizovanej organizácie, ako aj úlohy a vzťahy medzi týmito úlohami je zvyčajne viditeľná pomocou organizačného diagramu. Graf znázorňuje jednotlivé úlohy v rámci organizácie vrátane toho, kto oznamuje komu. Tiež ilustruje, ako informácie a rozhodnutia prúdia v rámci organizácie. Organizačná schéma je cenným nástrojom formalizačného procesu.
