Pre zamestnávateľa je často nákladovo výhodné požiadať zamestnancov o riadenie vlastných vozidiel v práci, a nie investovať do vozidiel vlastniacich spoločnosť. To však spôsobuje zamestnancovi náklady. Organizácie často platia náhrady najazdených kilometrov, aby pritiahli a udržali dobrých pracovníkov. Nasledujúce usmernenia pre interné príjmy týkajúce sa preplácania prevádzkových nákladov vozidla na základe kilometrov poskytujú zamestnávateľovi aj zamestnancovi významné daňové výhody.
Základné informácie o preplácaní za najazdené kilometre
IRS každoročne zverejňuje aktualizovanú štandardnú sadzbu na vrátenie kilometrov za odpočítateľnú daň. Sadzba odráža priemerné náklady na prevádzku motorových vozidiel, ako sú automobily, dodávky a SUV. Napríklad štandardná sadzba pre rok 2015 je 57,5 centov za kilometer. IRS stanovuje sadzbu na úrovni, ktorá zahŕňa nielen benzín, ale bežné prevádzkové náklady vrátane poistenia, licencií a údržby. Zamestnávatelia môžu sledovať skutočné výdavky na vozidlo, ale vo všeobecnosti nie sú, pretože používanie štandardnej sadzby spôsobuje, že dodatočné vedenie záznamov nie je potrebné. Štandardná sadzba nezahŕňa položky ako poplatky za parkovanie alebo mýto. Zamestnávatelia môžu tieto náklady uhradiť ako prevádzkové náklady, ale musia byť spracované ako samostatné položky.
Prípustné služobné cesty
Zamestnávatelia môžu vyplácať výdavky na kilometrovú úľavu oslobodené od dane iba za účelom riadenia práce. To znamená, že zamestnanec nesmie robiť osobné záležitosti a stále si nárokovať cestu ako obchodné náklady. Napríklad, výlet stretnúť sa s klientmi je odpočítateľný, ale na druhej strane výlet, aby osobné vklad nie je. Navyše, jazda medzi prácou a domovom každý deň nie je odpočítateľnou cestou. Niekedy zamestnávatelia predplácajú najazdené kilometre, najmä na dlhé pracovné cesty. Keď sa tak stane, zamestnanec musí vrátiť nevyčerpanú sumu.
Sledovanie služobných ciest
Požiadavky na dokumentáciu týkajúcu sa refundácie najazdených kilometrov IRS sú jednoduché, keď sa používa štandardná sadzba. Je to preto, lebo štandardná sadzba pokrýva všetky bežné prevádzkové náklady, takže zamestnávateľ nie je povinný sledovať náklady ako plyn a opravy. Zamestnanec musí poskytnúť záznam o pracovných cestách. Oni zvyčajne uchovávajú záznam o najazdených kilometroch a mali by ich pravidelne predkladať na úhradu. Každá položka denníka musí obsahovať počiatočné a koncové údaje kilometrov. Zápisy musia obsahovať aj stručný opis účelu a cieľa cesty.
Náhrady a dane
Ak zamestnávateľ zaplatí zamestnanca viac, než je povolená suma, prebytok je zdaniteľnou náhradou a musí ísť na zamestnanca W-2 ako taký. V opačnom prípade je náhrada najazdených kilometrov za zamestnanecký výdavok odpočítateľný. Zamestnanec nemá žiadnu daňovú povinnosť na úhradu až do štandardnej sadzby a peniaze sa na W-2 nevykazujú ako kompenzácia. Keď sa zamestnávatelia rozhodnú zaplatiť menšiu sumu, zamestnanci môžu odpisovať rozdiel vo svojich daňových priznaniach.
