Mzdový systém je médium, prostredníctvom ktorého spracovávate mzdové účtovníctvo, takže je možné splniť potrebné federálne a štátne požiadavky. Konkrétne, ministerstvo práce USA vyžaduje, aby ste zamestnancov správne a včas odškodnili; služba interných príjmov vyžaduje zrážku z federálnej dane z miezd; Štátny pracovný útvar vyžaduje, aby ste uplatňovali štátne pracovné zákony a štátna daňová agentúra vyžaduje zrážku zo štátneho dane zo mzdy. Pri navrhovaní mzdového systému vyberte ten, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
Posúďte svoje mzdové požiadavky, aby ste určili vhodný systém. Manuálny systém vyžaduje manuálne spracovanie miezd. Má vyššie riziko chyby, takže ho používajte len vtedy, ak máte len málo zamestnancov. Vnútropodnikový počítačový systém vyžaduje spracovanie prostredníctvom mzdového softvéru. Použite ho na zjednodušenie spracovania miezd. Externý systém vyžaduje, aby outsourcing mzdových povinností poskytovateľom mzdových služieb. Použite ho, ak chcete odstrániť alebo výrazne znížiť úlohy spracovania miezd.
Vytvorte manuálny systém, ak je to ten, ktorý si vyberiete. Kúpte si štandardný časový rozvrh v kancelárskom obchode alebo ich vytvorte pomocou tabuľkového programu alebo balíka kancelárskych programov. Zakúpte si prázdne šeky z kancelárie alebo použite svoje bankové šeky. Použite písací stroj na vytlačenie výplatných listín alebo ich napíšte rukou.
Tento systém vyžaduje, aby ste manuálne vypočítali mzdy a odpočty. Zostaňte v kontakte s federálnymi zákonmi o zadržiavaní, podávaní dane a daňových zálohách prostredníctvom IRS Circular E. Kontaktujte štátnu agentúru pre daňové výdavky pre štátnu daň. Triple-kontrola mzdy pred vydaním výplatnej listiny. Vytlačte pevné kópie výkazov miezd v dôvernej oblasti.
Vytvorte vnútropodnikový počítačový systém, ak je to ten, ktorý si vyberiete. Kúpte si mzdový softvér, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám. Malé podniky napríklad môžu používať služby QuickBooks, stredne veľké spoločnosti môžu používať softvér Ultimate a väčšie spoločnosti môžu ísť s Mangrove. Môžete mať svojich hodinových zamestnancov punč pravidelné hodiny, ale počítačový systém časových hodín, ako je Kronos, je efektívnejší, pretože umožňuje importovať čas do mzdového softvéru. Softvér počíta mzdy a zrážky, umožňuje priamy vklad, vytlačí výplatné platby a zaplatí peniaze, má federálne a štátne tabuľky zrážkovej dane vložené do systému a šetrí a vytlačí správy o mzdách.
Vytvorte externý systém, ak si zvolíte túto trasu. Väčšina poskytovateľov mzdových služieb požaduje, aby ste svoje hodiny platenia odovzdali cez internet alebo ich poslali faxom alebo e-mailom. Poskytovateľ spracuje vašu mzdovú agendu a za každý výplatný deň vám zašle výkazy výplaty a mzdy. Niektoré spoločnosti vám umožňujú online prístup do svojho systému, čo vám umožní tlačiť prehľady a výplatné listy na vlastnú laserovú tlačiareň.
Pri zakladaní tohto systému by vám poskytovateľ mal podpisovať vzájomne dohodnutú zmluvu s podrobnosťami o svojich službách a poskytnúť vám zoznam jeho cien. Na účely priameho vkladu poskytnite poskytovateľovi váš bankový účet a smerovacie číslo. Ak sa poskytovateľ bude zaoberať vašimi záležitosťami týkajúcimi sa daní a prínosov, mal by vám podpísať dokument o splnomocnení, ktorý mu poskytne povolenie.
Tipy
-
Môžete vzniesť poplatky IRS za daňové chyby, ktoré tretia strana robí. Následne vždy skontrolujte prácu poskytovateľa miezd. Vytvorte vývojový diagram vášho mzdového systému. Graf zobrazuje úlohy spojené so spracovaním mzdového účtu od začiatku do konca podľa zvoleného systému.
