Manuálne účtovníctvo zahŕňa použitie účtovných kníh a časopisov na zaznamenávanie finančných transakcií. Tieto nástroje sú z minulosti. Účtovníci - často nosia zelené štíty a čierne pásky - by používali ručné účtovníctvo, aby pomohli udržať si finančné skóre pre svoje spoločnosti. Dnešné podniky môžu stále používať manuálne účtovanie niektorých procesov. Nevýhody však môžu oslabiť ručné účtovné činnosti.
Spotreba času
Účtovné procesy, ktoré používajú papierové denníky a knihy alebo podobné nástroje, vyžadujú veľa času na dokončenie úloh. Účtovníci budú musieť nájsť účty a časopisy v systéme pred záznamom záznamov. Kontrola zostatkov účtov a kontrola informácií je tiež zložitá. Účtovníci môžu tiež potrebovať vyhnúť sa viacerými dokumentmi, aby vyhľadali informácie požadované vedúcimi pracovníkmi. Kopírovanie týchto informácií môže byť tiež náročné.
Podlieha chybám
Chyby môžu byť časté v ručných účtovných procesoch. Bežné chyby zadávajú informácie do nesprávnych účtov, prenášajú čísla alebo nahrávajú informácie späť. Hoci sa tieto chyby vyskytujú aj v moderných účtovných systémoch, manuálne systémy nemajú vnútorné kontroly a bilancie. Účtovníci, ktorí skúmajú chyby, často strávia niekoľko hodín na vyhľadanie a opravu záznamov. Viacerí účtovníci, ktorí pracujú v niekoľkých účtovníckych knihách, môžu tieto problémy zhoršiť.
Nedostatok bezpečnosti
Nedostatočná bezpečnosť je ďalšou spoločnou nevýhodou ručného účtovníctva. Spoločnosti nemusia zabrániť zamestnancom kontrolovať citlivé údaje v knihách a časopisoch. Súbory skopírované a uložené v počítači môžu byť tiež menej zabezpečené. To môže zamestnancom umožniť zneužitie finančných informácií prostredníctvom podvodu alebo sprenevery. Nespokojní zamestnanci tiež môžu nenapraviteľne poškodiť informácie a zničiť dôležité finančné záznamy.
Niekoľko kópií k dispozícii
Veľké organizácie často zložité ručné účtovníctvo kvôli nedostatku viacerých účtovných kníh a časopisov. Väčšina firiem bude mať jeden denník pre splatné účty, pohľadávky, mzdy, fixné aktíva atď. To znamená, že v každom okamihu môže pracovať iba jeden účtovník. Oddelenie týchto záznamov do podkladov môže mať za následok menšiu bezpečnosť a potenciál duplikovania informácií v účtovnom systéme.
