Prechod z manuálneho na automatizované účtovníctvo je krok za krokom, ktorý sa dá ľahko a efektívne uskutočniť. Ak je to koniec fiškálneho roka, môžete začať začiatkom nového fiškálneho roka. Nie je potrebné zadávať údaje z predchádzajúcich období okrem účtovnej závierky ku koncu roka. Ak to nie je koniec roka, musíte sa rozhodnúť, či chcete počkať do konca roka alebo do systému vložiť všetky podrobné údaje až do tohto bodu v roku.
Výskum a rozhodovanie o počítačových zariadeniach, ktoré budete potrebovať pre váš počítačový účtovný systém. Väčšina počítačov má dnes kapacitu pre balík účtovníctva pre malé firmy. Uistite sa, že váš počítač má pevný disk s niekoľkými gigabajtmi úložného priestoru. Ako čas plynie, vaše počítačové záznamy budú rásť a chcete počítač trvať niekoľko rokov. Tiež budete chcieť programy na spracovanie textu a tabuľkové procesy, ako aj možnosti internetových a e-mailových správ.
Nastavte počítačové zariadenie a vytvorte internetové pripojenie. Tento krok je dôležitý, pretože všetky balíky účtovného softvéru budú mať k dispozícii online pomoc, ak narazíte na problém. Rovnako ako súčasť nastavenia počítača vytvorte prostriedky na zálohovanie súborov. Mali by ste zálohovať dáta každý deň alebo ešte častejšie, keď pracujete na niečom kritickom. Súbory možno ľahko zálohovať na prenosných jednotkách. Je dôležité uvedomiť si, že účtovný systém je databáza, z ktorej sa v prípade potreby získavajú informácie.
Vyskúšajte a rozhodnite, ktorý balík účtovníckych softvérov je najlepší pre vaše podnikanie. Väčšina malých firiem to urobí vďaka softvérovému balíku mimo kancelárie, ako sú napríklad QuickBooks alebo Peachtree.
Nastavte softvérový balík podľa vstavaných ponúk. Vytvorte účtovnú schému pre svoju hlavnú knihu. Nastavte si svoje bankové účty a pridajte všetky potrebné informácie o dodávateľoch a zákazníkoch.
Zadajte podrobné údaje o transakciách, ktoré sú potrebné na aktualizáciu počítačových kníh. Budete musieť zadať účtovnú závierku ku koncu roka z predchádzajúceho roka ako počiatočné zostatky za bežný rok. Potom zadajte podrobné údaje o transakciách za každý mesiac aktuálneho roka, kým nebudete aktuálne. Ak je to koniec roka, jednoducho nastavte počiatočné zostatky na nový rok a pokračujte v práci a zadajte účtovné údaje ako transakcie a udalosti. Teraz pracujete v počítačovom systéme účtovníctva.
Rozhodnite, či chcete, aby účtovná závierka za predchádzajúci rok vstúpila do systému. S cieľom poskytnúť históriu v počítačových záznamoch môžete pridať finančné výkazy z predchádzajúcich rokov. Môžete to robiť mesačne, štvrťročne alebo ročne niekoľko rokov. Nie je potrebné pridávať detailné údaje o transakciách do histórie, ale mala by existovať stopa, ktorá sa vráti do manuálnych záznamov.
