Napriek technologickému pokroku v oblasti elektronickej komunikácie zostávajú faxové prístroje dôležitou metódou šírenia dokumentov od roku 2015. Krycie listy faxov majú dôležitú úlohu pri upozorňovaní príjemcov na to, kto by mal dostať fax a čo je v ňom.
Odosielateľ a prijímač
Jednou z hlavných funkcií krycieho listu faxu je identifikácia odosielateľa a príjemcu dokumentu. Kým krycie listy sú voliteľné, nedostatok základných kontaktných informácií by mohol viesť k stratám vysielania. Ak zamýšľaný príjemca nevyzdvihne fax, upozornenie "Príjemca" na úvodnom liste pomôže dokument získať správnu osobu. Príjemca faxu, ktorý rozpozná meno odosielateľa, sa môže na dokument rýchlejšie obrátiť. Mnoho firiem má šablóny na báze šablóny faxových hárkov so svojimi názvami a logami už vytlačenými na stránke.
Podrobnosti dokumentu
Typický faxový hárok obsahuje aj časť, z ktorej sa fax odosiela, alebo poznámky na kryte dokumentu. Táto časť je užitočná v prípade, že odosielateľ má obavy z toho, či niekto bude vysielať vážne. Ak firma podá návrh na nevyžiadanú ponuku, môže byť napríklad v úvodnom liste prínos príjemcu čítania materiálov. Podrobnosti o dokumentoch môžu príjemcovi pripomenúť, že faxované materiály nadväzujú na predchádzajúcu diskusiu alebo dohodu.
Dátum a čísla strán
Dátum odoslania a počet zaslaných stránok sú tiež spoločné prvky na úvodnom liste. Obe sú dôležité pre záznam a presnosť záznamov. Dátum na faxe umožňuje odosielateľovi dokázať, že splnil konkrétny termín predloženia. Počet strán vo faxe je veľmi dôležitý na ochranu proti neúplným prenosom. Na obálke sa môže uviesť "5 strán vrátane krycieho listu". To upozorňuje príjemcu, že prenos by mal obsahovať päť celkových stránok. Ak niektoré chýbajú, príjemca môže upozorniť odosielateľa na neúplný dokument.
Ďalšie podrobnosti
Sprievodná stránka faxu sa používa aj na poskytovanie informácií o ochrane osobných údajov a bezpečnosti s určitými dokumentmi. Vládne agentúry, finančné inštitúcie a právne kancelárie patria medzi organizácie, ktoré by mohli mať dôverný charakter alebo vyhlásenia o ochrane osobných údajov na úvodnom liste. Toto vyhlásenie upozorňuje príjemcu na citlivú povahu krytu a pomáha zaistiť zodpovednosť pri ochrane dôverných dokumentov. Faxy môžu tiež legálne viazať príjemcu na zmluvné alebo regulačné požiadavky. Niektoré spoločnosti používajú faxové prenosy na odosielanie dokumentov podobného druhu a obsahujú len titulný list so súhrnnou alebo krátkou správou na jednej stránke.
