Obchodné stretnutia vyžadujú plánovanie, organizáciu, vedenie, vedenie záznamov a sledovanie. Ako bude váš projekt pokračovať, bude závisieť od rozhodovania a krokov, ktoré budú plynúť z kolaboratívneho úsilia, ktoré bolo možné zo stretnutia.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
program
-
Zasadacia miestnosť
Návrh schôdze schôdze. Agenda je načrtnutá všetkými otázkami, ktoré vyžadujú diskusiu o rozhodnutiach, ktoré sú potrebné na podporu vášho projektu alebo cieľov. Vymenujte všetky známe problémy v stručnom tvare s odrážkami. Po vypracovaní agendy budete poznať problémy a potom budete vedieť, kto sa na stretnutí musí zúčastniť.
Posielajte hromadnú e-mailovú správu alebo telefonujte všetkým osobám, ktoré sa musia zúčastniť stretnutia, a požiadajte o ich dostupnosť s dátumami a časmi počas týždňa, ak máte niekoľko účastníkov. To samo o sebe môže byť náročnou výzvou, pretože sú obsadené rozvrhy. Akonáhle máte k dispozícii všetci, krížový odkaz na plány dostupného dátumu a času. Plánujte dostatočný čas na usporiadanie stretnutia a pošlite všetkým účastníkom oznámenie o dátume, čase začiatku, čase konca a mieste stretnutia spolu s kópiou agendy.
Pri príprave schôdze si kópie agendy zasielajte všetkým účastníkom spolu s akýmikoľvek dokumentmi, ktoré budú predmetom diskusie. Displeje a zobrazenia napájacích bodov by mali byť pripravené na zobrazenie pomocou stojanov a akýchkoľvek potrebných projektorov, prenosných počítačov a obrazoviek. Organizátor stretnutia by mal byť tiež pripravený viesť zasadnutie a na stretnutí by sa mal zúčastniť záznamník, aby si zaznamenal poznámky.
Organizátor stretnutia / vodca musí pokračovať v diskusii. Diskusia nevyhnutne povedie k tangenciálnym otázkam a diskusii mimo témy, takže vedúci musí zabezpečiť, aby sa diskusia nakoniec vrátila k položkám programu. Vedúci musí tiež sledovať čas a udržiavať diskusiu tečúcu, aby zasiahla všetky položky programu. Vedúci by mal poskytnúť krátky opis položiek programu na začatie diskusie a tiež klásť otázky alebo požiadať účastníkov o vstup, aby získali potrebné informácie. Vedúci by mal uzavrieť každú akciu s osobou zodpovednou za dokončenie položky a s odhadovaným časovým harmonogramom na dokončenie.
Po ukončení všetkých bodov programu by mala skupina v prípade potreby naplánovať následnú schôdzu alebo naplánovať pravidelné stretnutia v dohodnutý deň a čas.
Správca záznamu by mal zostaviť svoje poznámky na zápisnicu o stretnutiach organizovanú vo forme osnovy. Návrhy zápisníc by potom mali byť zaslané účastníkom stretnutia, aby si vyžiadali pripomienky, opravy alebo zmeny. Záverečné zápisnice zo zasadnutia by sa potom mali rozoslať účastníkom a použiť ich na následnú akciu a ako základ pre budúci program rokovania, ak to bude potrebné.
