Úpravy položiek sú často potrebné na konci účtovného obdobia, aby sa vykonali úpravy zostatkov na účtoch hlavnej knihy spoločnosti. Tieto položky, ktoré sa nazývajú AJE (upravujúce účtovné zápisy), sú prvýkrát zaznamenané v prispôsobovacom účtovníctve a aktualizujú účty ako odpisy, amortizácia, inventár, pasíva, zostatky úverov a časové rozlíšenie, takže účtovná závierka presne odráža finančnú situáciu spoločnosti. AJE môžu byť tiež použité na opravu chýb pri vysielaní originálnych transakcií. Každá AJE zahŕňa najmenej jednu debetnú položku a aspoň jednu kreditnú položku spolu s písomným vysvetlením účelu AJE.
Zaznamenajte náklady na odpisy a náklady na amortizáciu za obdobie. Rozpisy odpisov sledujú použitú časť doby použiteľnosti dlhodobého majetku, ako napríklad nehnuteľnosti, stroje a zariadenia. Amortizačné plány sledujú použiteľnú časť doby použiteľnosti nehmotného majetku, ako napríklad počiatočné náklady, patenty, pôžičky a autorské práva. Urobte tieto AJEs zaúčtovaním debetu na účty odpisov alebo amortizácie a úver na účet akumulovaného odpisovania alebo na účet akumulovaného odpisovania. Napíšte pod každú z týchto transakcií vysvetlenie v prispôsobovacom časopise, ako napr. "Zaznamenajte odpisové náklady (alebo amortizáciu) za rok končiaci 12/31 / 20XX."
Upravte inventárne účty tak, že pripíšeme sumu použitú pri výrobe počas obdobia na inventárny účet a zaúčtujeme rovnakú sumu na účet predaného tovaru. Napíšte vysvetlenie pod záznamom v prispôsobovacom denníku, napríklad "Zaznamenávať inventár použitý na rok končiaci 12/31 / 20XX." Ak je každá položka sledovaná samostatne, môže existovať veľa účtov inventára, čo si vyžaduje zápis do každého účtu inventára. Stačí sa ubezpečiť, že celkové kredity na týchto účtoch sa rovnajú celkovej sume na náklady na predaný tovar.
Aktualizujte zostatky úverov tým, že AJE vyplatíte krátkodobé a dlhodobé úvery a úvery na pohľadávky. Zostatky krátkodobých úverov sú sumy splatné alebo prijaté do jedného roka. Dlhodobé zostatky sú tie sumy splatné alebo prijaté za obdobia dlhšie ako jeden rok. Tieto zostatky sa zvyčajne upravujú ku koncu roka, takže sumy splatné počas nasledujúceho roka sa oddeľujú od zvyšku pôžičiek. Debitovať dlhodobé sumy úveru na sumy rovnajúce sa nasledujúcim fiškálnym platbám a pripísať tieto sumy krátkodobým úverovým účtom. Napíšte vysvetlenie ako napríklad "Úprava krátkodobých / dlhodobých zostatkov úverov (splatných alebo prijateľných) za rok končiaci 12/31 / 20XX."
Nahradiť dlžné a pohľadávkové sumy na konci obdobia, ktoré bude zaplatené alebo prijaté počas nasledujúceho obdobia, a to ich zaznamenaním s úpravami účtovných zápisov. Napríklad, ak zamestnanci zarobili mzdu počas jedného obdobia, ale nebudú vyplatení až do nasledujúceho obdobia, zaznamenávajú záväzky zo mzdy započítaním splatných miezd a započítaním mzdových nákladov. Predaj uskutočnený v priebehu bežného obdobia, ktorý zákazníci zaplatia v nasledujúcom období, si vyžaduje debet na pohľadávky a úver na predaj. Výdavky vzniknuté počas bežného obdobia, ktoré spoločnosť zaplatí v ďalšom období, si vyžadujú úvery na časovo rozlíšené výdavky a debet na príslušný nákladový účet. Napíšte vysvetlenie, ako napríklad: "Získať mzdy získané v deň 12/31 / 20XX, splatné k 1/31 / 20XX."
Správne chyby pri účtovaní s AJE, aby sa zabezpečila transparentnosť účtovania za obdobie. Je možné, že niektorý účtovný softvér sa jednoducho vráti späť k pôvodnému záznamu a chybu opraví tam, ale použitím AJE pre tieto opravy sa potvrdzuje, že bola vykonaná, rozpoznaná a opravená čestná chyba. Zmena originálnych záznamov po ich vytvorení môže vyvolať podozrenie, že sa niekto pokúša zakryť chyby alebo dokonca nelegálnu činnosť.
Tipy
-
Upravte účtovné zápisy na konci obdobia, kedy sa pripravia účtovné závierky. Môžu to byť mesačné alebo štvrťročné účtovné závierky (priebežné účtovné závierky) alebo ročná účtovná závierka. Vysvetlivky k priebežnej účtovnej závierke zahŕňajú obdobie, počas ktorého sa vykonajú úpravy, ako napríklad "… za mesiac končiaci sa 31. januára 20XX" alebo "… za štvrťrok končiaci sa 31. marca 20XX." Vysvetlenie by malo byť dostatočne jasné, aby ste nemali problémy spomenúť si na to, prečo boli záznamy urobené pri neskoršom pohľade na ne.
Výstraha
Keďže sa tieto nastavovacie položky vykonajú v prispôsobovacom časopise, nezabudnite ich tiež zverejniť na príslušných účtoch hlavnej knihy. Väčšina účtovných softvérov, ako napríklad QuickBooks, tieto príspevky do hlavnej knihy automaticky, keď ich zadáte do upravujúceho denníka.
