Účtovanie by bolo jednoduché, keby ste znížili účtovnú závierku len na niekoľko riadkov: peniaze, ktoré boli vykonané tento mesiac, peniaze vynaložené, tu je to, čo zostalo, a to je hodnota našich aktív. Jednoduché, ale nie strašne informatívne. Zatiaľ čo niektoré zásady účtovníctva sú zložité, klasifikácia účtov je základná: Vytvorením rôznych účtov pre rôzne druhy dlhov, príjmov a aktív, účtovníctvo poskytuje viac informácií o spoločnosti. To robí účtovné knihy a finančné výkazy užitočnejšie pre manažérov, investorov a veriteľov.
Zaznamenávanie v účtovníctve
V účtovníctve každá transakcia, od nákupu kopírovacieho papiera až po predaj zásob vo výške 1 milión dolárov, ide do účtovnej knihy spoločnosti. Účelom zaznamenávania v účtovníctve je, že zaznamenávanie transakcií udržuje veci presné. Vedenie spoločnosti môže vidieť, ako spoločnosť dosahuje výkonnosť a či vyhráva viac, než vynakladá. Investori a veritelia môžu skontrolovať účtovné knihy a účtovné závierky a rozhodnúť sa, či s nimi môžu byť dôveryhodné.
Najjednoduchší spôsob zaznamenávania transakcií je napísať ich do účtovného denníka a podľa toho upraviť rôzne klasifikácie účtov. Ak napríklad zákazník, ktorý vám dlhuje 500 USD, zaplatí účet, ktorý sa týka dvoch tried, pohľadávok (teraz 500 USD menších) a hotovosti (o 500 USD väčších). Zadanie každej jedinej transakcie, ako sa stane, trvá čas a zvyšuje možnosť chýb. S účtovným softvérom môžu účtovníci jednoducho zaznamenať do softvéru, keď spoločnosť obdrží faktúru predajcu alebo výplatné platby. Softvér potom automaticky debetuje alebo pripíše príslušné klasifikácie účtov.
Klasifikácia účtov spôsobuje, že účtovníctvo je zložitejšie, ale aj viac informatívne a podrobnejšie. V niektorých ohľadoch zjednodušuje účtovanie na ceste. Predpokladajme, že ste si kúpili rozsiahlu knižnicu počítačového softvéru pre počítače spoločnosti. Všetok softvér je pevným nehmotným majetkom. Ak požadujete odpisovanie straty hodnoty softvéru z dôvodu veku, všetok softvér by sa mal znehodnotiť približne rovnakou sadzbou. Zaznamenávanie všetkých programov v jednej klasifikácii majetku umožňuje jednoduché uplatňovanie odpisov v celej triede.
Klasifikácia účtov
Klasifikácia účtov zhromažďuje vaše financie do rôznych kategórií v účtovníctve a finančných výkazoch. Rozdeľuje vaše záznamy do niekoľkých širokých klasifikácií.
- Účty aktív: Tento zoznam zahŕňa majetok a vybavenie podniku, od pôdy po hotovosť, patenty a ďalšie.
- Záväzky účtov: Patria sem peniaze, ktoré vaša spoločnosť dlhuje, ale zatiaľ nezaplatila, ako sú splatné záväzky, hypotéky, pôžičky a iné nezaplatené účty.
- Kapitálové účty alebo účty vlastného imania: Ide o vlastnícky podiel, ktorý vlastník, majiteľ alebo akcionári majú v podnikaní. Zastúpenie sa zvyšuje a klesá s hodnotou aktív a výškou dlhu.
- Účty výberu: Zahŕňa to peniaze, ktoré podnikatelia odovzdali na osobné účely. Zahŕňa účet výkresov v partnerstvách a výplatný účet v spoločnostiach.
- Výnosové účty: Tieto správy a sledovanie príjmov z predaja tovarov alebo služieb. Zahŕňajú aj nefunkčné príjmy, ako sú príjmy z pôžičiek alebo investícií.
- Výdavkový účet: Patria sem mzdy, nájomné, mzdy, dodávky a iné výdavky.
Klasifikácia účtov môže byť podrobnejšia. Klasifikácia majetku napríklad rozdeľuje účty aktív na niekoľko podkategórií:
- Cash: Patria sem peniaze, ktoré máte k dispozícii, pri kontrole účtov, vkladových účtov a drobných peňazí spoločnosti.
- pohľadávky: Ak nevykonáte svoje účtovníctvo prísne na peňažnej báze, vyhlasujete peniaze, keď ho zarobíte, nie keď ho dostanete. Povedz, že predávate zákazníkovi zásob 1 500 dolárov, ale dáte im 30 dní na zaplatenie. Ohlási ste 1 500 EUR hneď, ako si ich zarobíte. Sú klasifikované ako výnosy z výkazu ziskov a strát a pohľadávok (majetku) v súvahe.
- zásoby: Do tejto kategórie patria výrobky určené na predaj, čiastočne dokončené tovary a suroviny.
- Dlhodobý majetok: Táto klasifikácia majetku pokrýva veci, ktoré si kúpite, ktoré sa nedajú ľahko premeniť na peňažnú hotovosť takým spôsobom, aký môže inventár. Aktíva sú držané dlhodobo, na rozdiel od napríklad kancelárskych potrieb. Príklady fixných aktív zahŕňajú počítače, autá, nábytok, budovy a pozemky.
Klasifikácia tiež oddeľuje aktíva do súčasných a dlhodobých kategórií. Obežné aktíva sú tie, ktoré budú použité v nasledujúcom roku. Dlhodobé aktíva trvajú dlhšie ako 12 mesiacov. Účtovníci tiež klasifikujú hmotný a nehmotný majetok samostatne. Hmotný majetok zahŕňa fyzické položky, ako sú nákladné automobily, 3D tlačiarne a inventár. Nehmotný majetok je nefyzický majetok, ako sú patenty, autorské práva a zákaznícky goodwill.
Klasifikácia a účtovná závierka
Ďalším významom zaznamenávania v účtovníctve je, že údaje zaznamenané v účtovných knihách sa nakoniec stávajú základom účtovnej závierky. Tri účtovné závierky konsolidujú finančné záznamy spoločnosti rôznymi spôsobmi a klasifikujú účty rôznymi spôsobmi.
Rozvaha má tri veľké účtovné triedy: aktíva, pasíva a vlastné imanie, čo je to, čo zostalo po odpočítaní záväzkov z aktív. Klasifikácia účtov ich zvyčajne ďalej rozdeľuje na položky ako nerozdelený zisk, pohľadávky, krátkodobé záväzky a dlhodobé záväzky. Nie ste povinný používať v súvahe všetky možné klasifikácie aktív alebo klasifikáciu záväzkov. Ak povedzme, že vaša spoločnosť nikdy nemala žiadne nehmotné aktíva, nemusíte písať "Nehmotný majetok: $ 0", aby ste to poukázali. Porovnaním aktív a pasív spoločnosti sa v súvahe zobrazuje finančné zdravie podniku.
Výkaz ziskov a strát zobrazuje ziskovosť: Koľko príjmov prináša spoločnosť každý mesiac? Klasifikácia vo výkaze ziskov a strát zahŕňa výnosy z predaja, náklady na predaný tovar a nefunkčné príjmy. Nefunkčné výnosy možno rozdeliť do tried, ako sú úroky, výnosy z prenájmu a dividendy. Rozčlenenie klasifikácie výnosov týmto spôsobom rozlišuje medzi výnosmi získanými z vašej obchodnej činnosti a výnosmi získanými z dobrých investícií. Každý, kto si myslí, že zaradí peniaze do vašej spoločnosti, chce vedieť, či vaše produkty alebo služby zarábajú peniaze, takže pomáha rozlišovať tieto príjmy od iných zdrojov.
Podniky, ktoré zaznamenávajú iba hotovostné transakcie, nepotrebujú výkaz peňažných tokov. Podniky, ktoré používajú účtovníctvo založené na časovom rozlíšení, potrebujú, keďže výkaz ziskov a strát zaznamenáva predaj a nákup, a nie platby v hotovosti. Sledovanie toho, koľko peňazí sa pohybuje do a von zo spoločnosti, ukazuje, či má firma dostatok peňazí na ručné splácanie platieb alebo krytie miezd. Ak je tok hotovosti výrazne nižší ako príjem, je možné, že spoločnosť nevykonáva dobrú prácu na inkaso pohľadávok. Klasifikácia peňažných tokov zahŕňa hotovosť z investícií, hotovosť z prevádzky a hotovosť z financovania.
Klasifikácia účtov v účtovníctve pomáha účtovnému oddeleniu vytvárať finančné výkazy. Ak je predaj a nákup majetku riadne zaznamenaný, uľahčuje sa zobrazovanie klasifikácií aktív, ktoré je potrebné vykazovať v súvahe.
Účtovná osnova je kľúčovou súčasťou konvertovania účtovných závierok do účtovnej závierky. Graf je zoznam všetkých účtov použitých v hlavnej knihe, pričom sa identifikuje každý účet podľa čísla. Váš účtovný softvér používa graf na identifikáciu účtov, ako sú výnosy, bežné akcie, hotovosť a odpisy, ktoré musia byť zahrnuté do zostavenia súvahy.
Pri zostavovaní tabuľky pre vaše účty ju nastavte, aby ste ju nemuseli meniť niekoľko rokov. Ak, povedzme, nevlastníte žiadne budovy, ale chcete v budúcom roku kúpiť jeden, stojí za to zaradiť do tabuľky túto triedu aktív. Nezahŕňajte triedy, ktoré neplánujete používať. Ak vaša firma poskytuje služby a nemá žiadny inventár, nie je žiaden dôvod zahrnúť do grafu napríklad klasifikáciu inventára. Ak máte účty, ktoré obsahujú iba malé sumy, skontrolujte, či ich môžete preniesť do iných tried účtov. To umožní, aby graf nebol príliš komplikovaný.
