Veľké organizácie a osoby s viacerými miestami čelia forme finančných podvodov nazývaných zamestnanci duchov. Aby ich zistili a nakoniec im zabránili, tieto firmy sa bežne zapájajú do praxe duchovných auditov.
Zamestnanci duchov definovaní
Duchoví zamestnanci - niekedy nazývaní fiktívni zamestnanci - sú mená na výplatnej listine, ktorej sa vydávajú výplaty, ale ktorí nie sú skutočnými zamestnancami a nevykonávajú žiadnu prácu. Pojem "zamestnanec duchov" je daný, pretože zamestnanec existuje na papieri, ale na pracovisku neexistuje; pracovné miesta, na ktoré sa údajne priraďujú zamestnanci duchovných, sa často nazývajú "no-show jobs". Môže to trvať dlho, kým nájdeš duchovných zamestnancov bez pomoci duchovných auditov. Prísne vnútorné kontroly môžu pomôcť zabrániť zamestnancom duchov.
Naučiť zamestnancov ducha na mzdy
Väčšina organizácií potrebuje dokumentáciu o prenájme, aby mohol umiestniť niekoho na výplatnej listine, čo zvyčajne znamená, že do nej musí byť zapojený vedúci alebo manažér - niekto s právomocou riadiť mzdové oddelenie a pridať nového zamestnanca. Niekedy sa zaoberá aj členom oddelenia mzdovej agendy. Ghost zamestnanci sú pripočítaní do výplatnej listiny okrem iného vytváraním fiktívneho zamestnanca, ktorý používa meno ukončeného zamestnanca a zaradením nových zamestnancov do systému jeden platový čas predtým, ako začnú pracovať pre spoločnosť a pridávajú dočasných zamestnancov do mzdy. V niektorých prípadoch ľudia, ktorí sa dostanú na výplatnú pásku, ich odstránia po niekoľkých týždňoch, čo sťažuje identifikáciu budúceho auditu.
Exorcising Ghost Employees
Zatiaľ čo existencia duchovných zamestnancov môže byť niekedy odkrytá pri bežnom audite, vo väčšine prípadov je dostatočná na predloženie takejto skúšky poskytnutá dokumentácia. Duchové audity sú navrhnuté špeciálne na odhalenie všetkých duchovných zamestnancov a starostlivo vyšetrujú záznamy o mzdách a správanie zamestnancov za dôkaz duchov. Tieto audity sa osvedčili najmä pre veľké organizácie. Napríklad v roku 2009 audit vykonaný Detroit verejnými školami našiel viac ako 250 duchovných zamestnancov - podvod, ktorý náklady na systém viac ako 400.000 dolárov za štyri roky.
Procesy Ghost Auditu
Jednou z najefektívnejších metód na vykonanie auditu ducha je vyžadovať, aby všetci zamestnanci osobne vyzdvihli svoje výplatné pásky alebo priame vklady. Výplaty alebo výplaty zamestnancov duchov nebudú zhromažďované. Takto detské verejné školy určili, koľko duchovných zamestnancov malo. Iné efektívne metódy auditu ducha zahŕňajú hľadanie zamestnancov, ktorí si nemali dovolenku, neuvádzajú fyzickú adresu a nezískajú žiadne zrážky na svojich výplatách (na sociálne zabezpečenie, dane alebo poistenie). Navyše tí, ktorí vykonávajú audity duchov, hľadajú viac priamych vkladov, ktoré idú na ten istý bankový účet, neplatné čísla sociálneho poistenia a chýbajúce informácie o zamestnancoch.
