Súčasťou práce manažéra je disciplína zamestnancov, ktorí nedodržiavajú pravidlá. Zatiaľ čo jednoduché slovné upozornenie postačí prvýkrát, menšie porušenia, vážnejšie alebo opakujúce sa porušenia vyžadujú zdokumentované písomné upozornenie. Pomôže to nielen vysvetliť zamestnancovi to, čo urobil zle a čo sa od neho očakáva, ale tiež vám umožní mať kópiu výstrahy pre spis zamestnanca, ktorý môže byť užitočný neskôr. Napísanie takéhoto upozornenia sa môže javiť ako skľučujúca úloha, ale s písomnou varovnou šablónou môže byť proces dosť jednoduchý.
Tipy
-
Písomné upozornenie by malo byť založené na štandardnej šablóne a malo by obsahovať informácie o tom, ktoré pravidlá boli porušené, podrobný opis trestného činu a spôsob, akým sa zamestnanec musí zlepšiť.
Prečo používať písomné upozornenie
Písomné upozornenie môže byť užitočné pre zamestnanca aj pre spoločnosť. Pre zamestnanca môže toto upozornenie poskytnúť jasné pokyny a pokyny o tom, čo spoločnosť očakáva od nej a ako zlepšiť výkonnosť práce, aby sa predišlo ďalším upozorneniam. Pre spoločnosť môže písomné varovanie pomôcť preukázať, že boli podniknuté kroky, takže ďalšie kroky môžu byť prijaté, ak problém pretrváva. Tiež slúži ako dokumentácia problému v prípade, že zamestnanec podá nejaký druh právneho sporu neskôr, ako je napríklad neoprávnený prípad ukončenia.
Kedy používať tieto upozornenia
Každý podnik bude mať rôzne problémy s rôznymi zamestnancami na základe vlastných pravidiel spoločnosti a typu ľudí, ktorí tam pracujú. Z uvedeného vyplýva, že najčastejším dôvodom, prečo sú zamestnanci zapísaní vo všetkých odvetviach, je nadmerná oneskorenie.
Zvyčajne sa po vydaní slovného upozornenia vydá zamestnancovi varovný list, ale nie vždy. Ak dôjde k vážnemu jednorazovému priestupku, má zmysel obísť verbálne upozornenie a ihneď mať písomné upozornenie, ktoré sa môže dostať do spisu zamestnanca. Stojí za zmienku, že všetky verbálne upozornenia by mali byť zdokumentované po fakte, vrátane času a dátumu upozornenia, a tieto by sa mali uviesť do súboru zamestnancov, aby nedošlo k zámene, či zamestnanec bol alebo nebol upozornený na problém.
Použitie listu pokarhania
Je to dobrý nápad vyhľadať šablóny písomného varovania a listu o zamestnancovi predtým, než ich budete potrebovať. Tie by mali byť prispôsobené pre vašu spoločnosť a pripravené na použitie skôr, než skutočne napíšete zamestnanca. Každý zamestnanec, ktorý dostane oznámenie o varovaní alebo disciplíne, by mal dostať ten istý formulár vyplnený informáciami relevantnými pre konkrétny problém, ktorý je dokumentovaný. To zabezpečí, aby všetci zamestnanci boli zaobchádzaní spravodlivo a rovnako.
Vždy vyplňte všetky prázdne predpísané písmená varovných formulárov.Ak sa niečo neuplatňuje, môžete napísať "N / A", takže je jasné, že to nie je použiteľné a že ste nebol nedbalý pri vyplňovaní formulára. Ak skutočne napíšete list pomocou šablóny, nemusíte to robiť, ale napíšte písmeno dôkladne čo najpodrobnejšie. Urobením týchto krokov vás môžeme chrániť v prípade, že vzniknú právne problémy neskôr. Z tohto dôvodu vždy používajte formálny jazyk a vyhýbajte sa použitiu skratky alebo žargónu.
Aj keď by ste mali pracovať so šablónou, špecifický tón použitý v listu pokarhania by sa mal líšiť v závislosti od závažnosti porušenia. Ak by sa napríklad zamestnanec neskoro stal niekoľkokrát, môžete sa jednoducho zamerať na nápravu správania a nastaviť pozitívnejší tón, ktorý by ho povzbudil k tomu, aby sa včas dostavil. Ak však zamestnanec prekliatie na zákazníka, možno budete chcieť mať oveľa vážnejší tón, ktorý sa zameriava na prípadné sankcie, ak sa chyba znova.
Dajte list zamestnancovi osobne, nie prostredníctvom e-mailu, a nie len tým, že ho necháte na pracovnom stole zamestnanca. Môžete si vybrať, či máte svedka prítomný alebo nie, ale verejne nezabráňte veci pred zvyškom personálu. To môže byť ťažké a nepríjemné, ale je dôležité. Môže to byť skutočne prospešné hovoriť so zamestnancom o situácii, hoci, pretože sa môže domnievať, že list znie viac-menej prísne, ako ste to zamýšľal, a dokonca aj vaša prítomnosť môže pomôcť zdôrazniť tón, ktorý ste chceli vziať do listu, Môžete zmierniť úder listu tým, že ponúknete zamestnancovi určitú pozitívnu spätnú väzbu, ale nikdy tak neurobíte, ak spôsobí zmätok v závažnosti upozornenia, ktoré vydávate.
Vždy získate podpis od zamestnanca, keď ste prítomní. Ak to odmietne podpísať, požiadajte ho, aby podpísal list, v ktorom uviedol, že odmietol podpísať varovanie. Majte podpísanú kópiu pre záznam zamestnanca. Ak zamestnanec podpísal list, v ktorom uvedie, že odmietne podpísať upozornenie, skomprimujte to listom. Poskytnite tiež kópiu zamestnancovi za jeho záznamy.
Príklad zápisu zamestnancov
Písomný varovný list by mal začať so základnými formalitami, ako sú predmet, dátum, čas, vaše meno, pracovný názov, meno zamestnanca a pracovné zaradenie a mená iných osôb, ktoré dostanú kópiu tejto nóty. Možno budete chcieť uviesť logo vašej spoločnosti v hornej časti formulára, ale toto je voliteľné.
Ak máte príručku pre zamestnancov, mali by ste najskôr uviesť, akú časť firemnej politiky bola porušená. Môžete buď napísať konkrétnu politiku alebo jednoducho uviesť odkaz na príslušnú časť príručky. Ak nemáte príručku, jednoducho napíšte stručné zhrnutie platných pravidiel spoločnosti.
Zahrňte, či ide o prvé alebo posledné upozornenie, a ak ide o závažné porušenie, tak si to tiež všimnite. Upozornenie by malo mať časový rámec, čo znamená, že ak prejde dostatok času, upozornenie sa odstráni zo záznamu zamestnanca a nepočíta sa ako predchádzajúce upozornenie. Inými slovami, predchádzajúce písomné varovanie o oneskorení by sa proti zamestnancovi nemalo započítať, ak začne prísť neskoro o tri roky neskôr. List by mal naďalej zostať v osobnom spise zamestnanca. Vo všeobecnosti by prvé upozornenie malo trvať šesť mesiacov, závažný trestný čin by mal trvať osem mesiacov a posledné upozornenie by malo trvať jeden rok, čo sa však môže líšiť v závislosti od politík vašej spoločnosti.
Ďalej presne opíšte, čo sa stalo čo najpodrobnejšie, vrátane dátumu, času a mien všetkých zainteresovaných osôb. Neuvádzajte subjektívne detaily, ako napríklad hovoriť, že zamestnanec bol pre iného zamestnanca. Namiesto toho vysvetlite presne to, čo zamestnanec urobil, ktorý by mohol byť interpretovaný ako zlý. Môžete sa rozhodnúť napísať svoj popis udalostí, opis udalostí a akékoľvek svedecké popisy udalostí, ak sa tieto účty líšia. Ak používate predtlačený formulár a nie je dostatok miesta na zápis všetkých relevantných údajov, je v prípade potreby možné pripojiť druhý kus papiera.
Ak chcete pomôcť zamestnancovi vylepšiť, postupujte podľa podrobností o tom, čo sa stalo s tým, ako sa musí zmeniť správanie zamestnanca a ako skoro by mala vykonať takéto zmeny. Nasledujte to s jasne podrobnými informáciami o tom, aké následky budú mať, ak nedokáže opraviť svoje správanie. Pamätajte si, že písomné upozornenie nie je disciplinárnym konaním, preto uveďte, aké disciplinárne opatrenia sa vyskytnú, ak problém pretrvá. Nakoniec podpíšte a zoznámte s listom, prezentujte ho zamestnancovi a požiadajte ju a všetkých svedkov o stretnutie, aby podpísali aj dátum a dátum.
