Dobrá komunikácia s predajcami vašej spoločnosti je nevyhnutná pre udržanie plynulého fungovania dodávateľského reťazca. Keď sa vaša firma presťahuje, chcete zabezpečiť, aby všetci vaši dodávatelia boli upozornení a mali čas na aktualizáciu kontaktných a dodacích informácií. Zmenu adresy nie je ťažké pripraviť, ale musíte urobiť trochu plánovania. Vyhnite sa tejto úlohe až do poslednej minúty.
Zostavte komplexný zoznam adresátov dodávateľov vašej spoločnosti. Začnite vytvárať zoznam najmenej šesť týždňov pred dátumom skutočného premiestnenia firmy, aby ste mohli odoslať písomne zmeny listov. Možno budete musieť v niektorých prípadoch poslať viac ako jeden list. Napríklad dodávateľ môže mať oddelenie objednávania a prepravy, ktoré je oddelené od fakturačných úradov. Budete to musieť oznámiť obom.
Umiestnite informácie o zmene adresy iba v tele listu dodávateľom. Použite hlavičkový papier svojej firmy alebo vložte svoju aktuálnu adresu a kontaktné informácie do pozdravu alebo zatvorenia listu podľa vášho bežného formátu obchodného listu.
Povedzte predajcom, že vaša firma premiestňuje do prvého odseku listu a uveďte dátum zmeny. Skutočný pohyb môže trvať niekoľko dní, preto uveďte presný dátum, kedy sa korešpondencia a zásielky musia odoslať na novú adresu. Vysvetlite, prečo sa spoločnosť pohybuje. Napríklad hovoriť dodávateľom, že spoločnosť sa rozširuje a potrebuje väčšie zariadenie, im umožňuje vedieť, čo sa deje spôsobom, ktorý vytvára priaznivý dojem. Ak dôjde k ukončeniu prevádzky, uveďte dátum uzavretia obchodu.
Do druhého odseku vložte novú adresu firmy. Ak je poštová adresa iná než adresa, uveďte ju tiež. Zadajte ďalšie zmenené kontaktné informácie, napríklad telefónne čísla. Pošlite zmenu adresy najmenej tri týždne pred presunom, aby mali predajcovia čas na aktualizáciu svojich záznamov. Napokon poskytnite telefónne číslo alebo e-mailovú adresu pre predajcov, aby v prípade potreby položili otázky.
Tipy
-
Sledujte svoj list s e-mailom s požiadavkou na potvrdenie, že bol prijatý list na zmenu adresy a pripomenuli dodávateľom nadchádzajúce premiestnenie. Možno budete chcieť zverejniť zmenu adresy aj na svojich webových stránkach a stránkach sociálnych médií. Poskytnite webové adresy týchto stránok v liste a v e-maile.
