Žiadosť o zamestnanie poskytuje manažérom dôležité informácie o kandidátovi na prenájom. V budúcnosti môže poskytnúť cenné informácie aj vtedy, ak sa vyskytnú otázky o osobe, ktorá bola prijatá na obsadenie pracovného miesta, alebo o tom, prečo niekto konkrétny kandidát nebol prijatý. Udržanie dobrých záznamov o zamestnanosti môže pomôcť chrániť zamestnávateľa v prípade, že sa proti nemu podá žaloba.
Nahrávacie záznamy
Všetky poznámky k pohovoru a otázky týkajúce sa žiadostí o zamestnanie by mali obsahovať príslušné poznámky na uľahčenie rozhodnutia o prijatí do zamestnania. Je dobré uchovávať žiadosti o zamestnanie pre jednotlivcov, ktorí pracujú pre spoločnosť počas trvania ich pracovného pomeru, plus ďalšie 2 roky po skončení zamestnania.
Vyžiadané aplikácie
Mali by ste uchovávať všetky aplikácie, ktoré dostanete v reakcii na akékoľvek vysielanie alebo inzerciu, ktorú urobíte pre voľné pracovné miesto. Ak niekedy v budúcnosti neúspešný žiadateľ tvrdí, že ste boli diskriminujúci pri zamietnutí jej žiadosti, môže byť potrebné, aby ste predložili jej žiadosť a objektívne vysvetlila, prečo ste ju nepovažovali. Zákon vo všeobecnosti vyžaduje, aby ste tieto žiadosti uchovávali dva roky.
Nevyžiadané aplikácie
Môžete tiež dostať nevyžiadané aplikácie, a to buď poštou, osobne alebo prostredníctvom internetu. Toto je často veľmi užitočným zdrojom kandidátskych údajov a pozvať niekoho na rozhovor na základe nevyžiadanej žiadosti, môže ušetriť veľa času a peňazí, pokiaľ ide o obsadzovanie voľných pracovných miest, najmä tých, ktoré sú nečakané. Týmto však potvrdzujete nevyžiadané aplikácie ako cestu k zamestnaniu vo vašej firme a všetky nevyžiadané žiadosti získajú stav právnych dokumentov, ktoré musíte uchovávať v spise. Zákon je trochu menej jasný o tom, ako dlho si uchovávať nevyžiadané aplikácie, ale odborníci v oblasti ľudských zdrojov odporúčajú, aby ste používali rovnaký 2-ročný štandard ako pri žiadostiach.
Udržiavanie aplikácií
Ak žiadosti neúspešných kandidátov môžu byť východiskovým bodom na obsadenie pracovnej pozície pri nasledujúcom uvoľnení, hlavným dôvodom, ktorý sa vo všeobecnosti venuje uchovávaniu žiadostí, je ich potenciálna hodnota pri obrane proti súdnemu konaniu. Rôzne federálne a štátne zákony zakazujú diskrimináciu pri nábore z rôznych dôvodov vrátane veku, pohlavia, náboženstva, národného pôvodu, zdravotného postihnutia, ktoré nezasahuje do výkonu práce a okrem iného aj rodinného stavu. Neúspešní žiadatelia o zamestnanie niekedy tvrdia, že boli diskriminovaní pri prijímaní. Vaša najlepšia obrana proti takýmto poplatkom je vytvoriť originálnu aplikáciu a sprievodný materiál, ako aj poznámky, ktoré ste urobili v žiadosti.Ak budete postupovať podľa najlepších postupov pri prijímaní a prijímaní zamestnancov, tento materiál poskytne objektívne odôvodnenie, že ste si nepožičali žiadateľa.
