Autor a redaktor Harvey MacKay kedysi povedal: "Ak sa vám nepodarí naplánovať, potom sa chystáte zlyhať." Nikde to nie je viac pravdivé ako v riadení projektov. Úspešný vedúci projektu musí byť schopný žonglovať veľa guľôčok pri jednaní s rôznorodým tímom ľudí a strategické plánovanie, hodnotenie a meranie sú základom všetkého. Ak zostavíte dôkladný plán, jasne informujete svoj tím a zmerajte pokrok na ceste, cesta k úspešnému projektu je takmer istá.
Definujte svoje ciele. Než začnete viesť akýkoľvek projekt, musíte úzko spolupracovať so zákazníkom, aby ste sa uistili, že ste na tej istej stránke, keď príde na to, čo sa očakáva z finálneho dodávky a že očakávania zákazníka sú primerané. Vytvorte dokument definície projektu, ktorý poskytuje prehľad hornej línie, uvádza dohodnuté ciele a zahŕňa rozsah projektu, akékoľvek predpoklady a riziká, ako plánujete pristupovať k projektu, aké časti vašej organizácie budú na projekte nakoniec pracovať a odhadované náklady a odhady trvania. Nezačínajte projekt bez toho, aby tento dokument podpísali sponzori alebo zákazníci a akékoľvek kľúčové zainteresované strany.
Plánujte, naplánujte a plánujte ešte viac. Jack Gido a James Clements, autori projektu "Úspešné riadenie projektov", hovoria, že "čas na vypracovanie dobre premysleného plánu pred začiatkom projektu je rozhodujúci pre úspešné dokončenie akéhokoľvek projektu." Začnite plánovať tým, že projekt rozbije do niekoľkých menších vedierok, pričom identifikuje úlohy v rámci každej z nich. Zahrňte jasné míľniky do plánovania, ktoré vám pomôžu posúdiť, či ste na ceste alebo nie, keď projekt prebieha. Zahrňte náklady, ktoré vám vzniknú pri každom kroku, a odhad počtu hodín za každú úlohu.
Zostavte tím, aby ste pracovali na projekte na základe pracovných hodín a potrebných zručností, ktoré ste zistili počas plánovacieho procesu. Jasne oznamujú celkové ciele, ciele, rozsah a rozpočet, ako aj ich jednotlivé úlohy v projekte. Uistite sa, že každý člen tímu má rozpočet a prostriedky na to, aby ste túto prácu vykonali. Použite grafy RACI podľa potreby, aby bolo jasné, kto je zodpovedný za každý míľnik, ako aj kto sú prispievatelia a kto potrebuje byť informovaný o pokroku.
Vytvorte plán pravidelnej komunikácie s tímom. Pri dlhodobých projektoch môže stačiť jedno formálne stretnutie na mesiac, ktoré bude postupovať raz za týždeň. V posledných týždňoch projektu môžete zistiť, že denné stretnutia sú potrebné. Byť vždy prístupný pre každého člena tímu, aby odpovedal na otázky.
Frekvenčný priebeh projektu často zmerajte. Vašou úlohou je dokončiť projekt včas, v rámci rozpočtu a očakávaní zainteresovaných strán. Mnoho projektov však trpí nadmerným rozpočtom a rozsahom plnenia. Jason Westland, autor a generálny riaditeľ spoločnosti riadenia projektov Method123, hovorí, že rozpočet projektu by mal byť živou súčasťou projektu, ktorý ste priebežne prehodnocovali s tímom a kľúčovými zainteresovanými stranami počas celej životnosti projektu. Ak pravidelne hodnotíte priebeh a efektívne komunikujete s tímom, mali by ste byť schopní včas rozpoznať problémy s rozpočtom a rozsahom a vykonať potrebné opravy.
