Peňažná segregácia povinností je taktika na zníženie rizika náhodných a úmyselných strát peňazí zo strany zamestnancov. Osoba, ktorá s najväčšou pravdepodobnosťou ukradne hotovosť od spoločnosti, je dlhodobým zamestnancom v pracovnom prostredí, v ktorom chýba oddelenie povinností. Peňažná segregácia povinností je najbežnejšia vo väčších korporáciách, ale aj malé podniky môžu mať prospech z minimálnej segregácie povinností alebo manažéra dôkladne dohliadať a kontrolovať peňažné dane. Správne oddelenie povinností v hotovostnom obchode vyžaduje povolenie, úschovu, zaznamenávanie a zosúladenie.
povolenie
Povolenie je prvým krokom v reťazci starostlivosti. Iba jedna osoba je oprávnená vykonávať službu. Napríklad osoba môže dostať poštu a šeky, ale nemala si ponechať šeky vo svojom úschove, zaznamenať ich ani zosúladiť účtovnú knihu, na ktorej boli zadané šeky. Okrem toho môže povoliť alebo pripraviť vklady, ale nemôže ísť do banky, aby zložil peniaze. Niekedy v menšej podnikateľskej činnosti môže osoba, ktorá schvaľuje šek, zmieriť ju len vtedy, ak ju uložil a zaznamenal iný zamestnanec alebo manažér.
starostlivosť
Dĺžka úschovy závisí od dane. Napríklad pokladník, ktorý manipuluje s peniazmi za osemhodinovú zmenu, by vo väčšine prípadov nemal zosúladiť vlastnú pokladňu. Bolo by prijateľné, aby započítala a zaznamenávala svoje súčty na konci dňa, ale nadriadený by mal zosúladiť súčty na overenie hotovosti proti príjmom. To zaručuje, že všetky peniaze sú účtované a žiadny chýba.
záznam
Zaznamenávanie je peňažné dane, ktoré vyžaduje, aby manažér alebo zamestnanec fyzicky alebo elektronicky zaznamenal celkovú sumu peňazí v účtovných knihách spoločnosti. Toto peňažné dane zabezpečuje stopu na papier, ktorá nasleduje po peniazoch. V našom predchádzajúcom príklade by manažér, ktorý zosúladil zásuvku na hotovosť, mal dostať iného manažéra, aby zaznamenal hotovosť za vklad alebo hotovosť. Keď viacerí ľudia zaobchádzajú s hotovosťou, je nevyhnutné oddeliť povinnosti v celom reťazci starostlivosti.
zmierenie
Zosúladenie je posledným krokom v oddelení peňažných poplatkov a reťazca starostlivosti. Zabezpečuje, aby každý, kto zaobchádzal s peniazmi, správne vykázal hotovosť, šeky alebo vklady. Keď manažér alebo zamestnanec zosúladí celkové hotovosti za deň alebo týždeň, poskytuje podnikom príležitosť zachytiť akékoľvek chyby v účtovníctve alebo zistiť potenciálne vnútorné krádeže. Podnikanie by malo mať vždy inú osobu zosúladiť, než tá, ktorá dostala, spracovala alebo zaznamenala peniaze.
