Správy o službách sú dokumenty, ktoré vypracovali zástupcovia zákazníckych služieb na sledovanie kvality produktu alebo služby. Riadenie používa tieto správy na formulovanie plánov, ako zmeniť produkt alebo upraviť servisné protokoly pre lepšiu spokojnosť zákazníka. Je to dôležité, pretože takéto prispôsobenia môžu viesť k lepšiemu zadržaniu zákazníkov a sprostredkovaniu zákazníkov, čo môže viesť k zvýšeniu príjmov pre podnikanie. Keď píšete správu o službe, je dôležité, aby ste prezentovali informácie, ktoré sú jasné a cenné pre rozvoj podnikania.
Napíšte meno zákazníka a kontaktné údaje vrátane jeho e-mailovej adresy, ak je to vhodné.
Uveďte značku, číslo modelu, sériové číslo, dátum zakúpenia a čas zákazníckeho hovoru alebo návštevy pre služobné prehľady orientované na produkt. Uveďte služobný názov a opis služby namiesto značkových, modelových a sériových informácií, ak sa správa o službách zaoberá iba servisom.
Načrtnite problém a všimnite si konkrétne komentáre zákazníkov o produkte alebo službe. Zadajte, či sa problém opakuje.
Vymenujte konkrétne služby alebo produkty poskytnuté alebo poskytnuté na nápravu sťažnosti zákazníka. Napríklad, ak sa vaša firma zaoberá počítačmi a softvérom, môžete napísať "Ran disk checks to loc bad sectors", ak zákazník predpokladá, že jeho pevný disk zlyhal.
Uveďte príčinu problému vrátane problémov s personálom. Uveďte, ktoré časti boli vadné, ak je to vhodné.
Napíšte odsek, v ktorom uvádzate poznámky alebo poznámky, ktoré vám môžu v budúcnosti pomôcť vyhnúť sa alebo riešiť podobné sťažnosti. Môžete si napríklad všimnúť, že sťažnosť bola postúpená konkrétnemu tímu, aký problém zrejme naznačuje vo väčšej miere pre spoločnosť alebo že bude potrebný špecifický nástroj na dlhodobé riešenie problému.
Poskytnite základné hodnotenie spokojnosti zákazníka pomocou pokynov, ktoré stanovila vaša spoločnosť (napr. 10 sa rovná absolútne uspokojivému).
Prihláste a podajte správu.
Tipy
-
Mnoho webových stránok ponúka šablóny pre správy o službách, ktoré obsahujú sekcie pre tu uvedené informácie. Použitie takejto šablóny alebo vytvorenie vlastnej šablóny povedie k dôslednejšiemu zhromažďovaniu údajov od viacerých zástupcov služieb zákazníkom.
Udržujte znenie vašej správy čo najkonkrétnejšie. Nepoužívajte úplne jazyk "I". Neúplné vety, v ktorých je daný subjekt chápaný a ktoré začínajú slovami, sú prijateľné (napr. "Poskytnutá náhrada za časť"), ako sú odrážky. Zákaznícke prehľady by mali byť veľmi rýchle čítať a vytvárať, pretože zástupca môže pripraviť desiatky za deň.
Nezabudnite uviesť meno zástupcu, ktorý hovor uskutočnil alebo navštívil, aj keby ste boli vy.
