Mnoho podnikov, či už veľkých alebo malých, využíva kreditné karty vydané spoločnosťou ako spôsob, ako umožniť zamestnancom dokončiť malé nákupy alebo platiť za iné výdavky spojené s podnikaním. S cieľom znížiť možnosť zneužitia by mali byť zamestnancom a ich nadriadeným oznámené presne definované pravidlá používania kariet. Tieto zásady by sa mali zaoberať otázkami, ako je vhodné použitie, bezpečnosť, obmedzenia a postupy preskúmania.
Zodpovednosť držiteľa karty
Zamestnanci vybraní na prijímanie obchodných kreditných kariet by mali byť zodpovední za bezpečnosť karty, ako aj za súkromie informácií týkajúcich sa spoločnosti. Táto zodpovednosť by mala zahŕňať držanie karty na bezpečnom mieste, ochranu osobného identifikačného čísla karty a preskúmanie vyhlásení o podvodnej činnosti. Spoločné kreditné karty by nikdy nemali používať nikto iný ako držiteľ karty. Stratené alebo ukradnuté karty by mali byť čo najskôr hlásené emitentovi karty a spoločnosti.
Limity výdavkov
Spoločné kreditné karty by mali obsahovať limity výdavkov v súlade s očakávanými potrebami zamestnanca. Tieto limity by mali byť zamestnancom oznámené v čase vydania a prísne dodržané. Zamestnanci by mali zabezpečiť, aby používanie nepresahovalo tento limit alebo malo za následok vznik nadmerných sankcií alebo poplatkov. Spoločné kreditné karty by sa nikdy nemali používať na zálohové platby.
Používanie prehľadov
Zamestnanci by mali byť zodpovední za pravidelné správy o používaní určenému nadriadenému.Tieto správy by mali obsahovať podrobné vysvetlenie jednotlivých poplatkov, pôvodných potvrdení a príslušných firemných účtovných kódov. Tieto informácie by mali byť priložené k príslušnému mesačnému výkazu a predložené s dostatočným časom, aby sa zabránilo poplatkom za oneskorené platby.
Osobné použitie
Pokiaľ nie je súčasťou balíka kompenzácií zamestnancov, osobné použitie firemnej kreditnej karty by nemalo byť povolené. Osobné použitie by malo byť definované ako akékoľvek poplatky, ktoré priamo nesúvisia s prevádzkou podniku alebo s tým súvisiacich výdavkov. Osobné použitie v núdzovej situácii by malo vyžadovať ďalšie vysvetlenie a okamžité splatenie spoločnosti.
Prehľad použitia
Preskúmanie používania kreditnej karty zamestnancov by sa malo vykonávať pravidelne. Táto kontrola by mala vykonávať tak okamžitý nadriadený zamestnanca, ako aj člen oddelenia obchodného účtovníctva. Vedúci zamestnanca by mal byť zodpovedný za určenie spôsobu použitia, ktorý je vhodný a vhodný pre pracovné povinnosti zamestnanca. Útvary účtovníctva by mali zabezpečiť správne spracovanie platieb a úverov a prekročenia limitov využitia.
