Ak vaša organizácia má viac ako jedného zamestnanca a títo zamestnanci cestujú alebo nakupujú pre spoločnosť na svojich osobných kreditných kartách, potrebujete politiku splácania kreditných kariet.Politiky týkajúce sa úhrady kreditných kariet vám umožňujú určiť, aké výdavky budú splatené, stanovte strop výdavkov a informujte zamestnancov o tom, ako proces úhrady funguje.
Určte, či je potrebné predbežné schválenie
Náhrady výdavkov na kreditné karty zamestnancov môžu byť rozpočtovou nočnou morou, ak ľudské zdroje a účtovníctvo nemajú predstavu o tom, aké druhy poplatkov očakávať. Vyžadovanie predbežného schválenia niektorých alebo všetkých výdavkov na kreditné karty môže v priebehu zosúladenia poplatkov za úhradu kreditnou kartou eliminovať nárazový šok. Cestovné alebo výdavkové oprávnenia a nákupné príkazy môžu pomôcť manažérom zastaviť neoprávnené výdavky a zároveň pomôcť ľudským zdrojom a účtovníctvu získať predstavu o nákladoch, ktoré budú uhradené.
Nastavte limity výdavkov
Obmedzenie úhrady kreditných kariet stanovením obmedzení pre výdavky je ďalším spôsobom, ako môžu politiky na úhradu kreditných kariet pomôcť predchádzať rozpočtovým problémom. Stanovenie výdavkových limitov na stravovanie, hotely a zábava bude znamenať, že úhrady cestovných nákladov budú kontrolované, zatiaľ čo náhrady za služby alebo materiály by mali byť kontrolované prostredníctvom objednávok alebo predbežného povolenia. Štandardné prídavky na stravu napríklad môžu eliminovať potrebu zamestnancov zaplatiť príjmy a sú užitočné pre organizácie, ktoré spracovávajú veľké množstvo úhrad.
Definujte, aké výdavky budú uhradené
V každej politike splácania kreditných kariet by sa malo jasne určiť, aké výdavky budú uhradené. Zatiaľ čo náklady na stravovanie, cestovanie a ubytovanie sú štandardné náklady na náhradu, kultúra spoločnosti môže diktovať ďalšie náklady, ktoré sú predmetom úhrady, ako napríklad náklady na pobavenie klientov vrátane alkoholických nápojov a služieb prania a výdajov za predĺžené pracovné cesty. Vaše pravidlá by mali definovať, aké náklady môžu byť uhradené a kedy, aby sa zabránilo zneužitiu výdavkových účtov zo strany zamestnancov.
Určite, čo je potrebné pre podanie náhrady
Úhrada poplatkov za kreditnú kartu zamestnancov sa môže rýchlo stať problematickou pre účtovníctvo a ľudské zdroje, ak politika úhrady neurčuje, akú dokumentáciu je potrebné. Zatiaľ čo niektoré spoločnosti sa spoliehajú na jednotlivé príjmy, iné používajú e-mailové potvrdenia alebo anotované kópie výpisov z kreditných kariet alebo stanovujú štandardné kvóty pre väčšinu návratných výdavkov, aby sa vyhli nadmernému množstvu dokumentov. Objem refundácií, s ktorými sa vaša organizácia zaoberá, by mala diktovať vaše pravidlá.
