Ak plánujete začať podnikať, budete sa musieť zamyslieť nad založením kancelárie, z ktorej plánujete a spravujete túto firmu. Od počítačov až po kopírky vyžadujú moderné kancelárie niekoľko rôznych typov zariadení, nábytku a spotrebného materiálu, ktoré efektívne fungujú. Kancelárska technika spadá do niekoľkých kategórií na základe svojej funkcie v kancelárii.
Čo je kancelárske vybavenie?
Pojem "kancelárske vybavenie" zahŕňa všetky dlhodobé aktíva, ktoré sa používajú na vykonávanie administratívnych úloh alebo úloh spojených s kanceláriami. Takže kategória je veľmi široká. V skutočnosti je pre účtovné a daňové účely často jednoduchšie zvážiť to, čo je vylúčené z kancelárskych zariadení. Najmä kancelárske potreby a kancelársky nábytok sú zvyčajne kategorizované a sledované oddelene od kancelárskych zariadení. Kancelárske potreby obsahujú materiály, ktoré by ste normálne očakávali, že budú konzumovať a nahradzovať pravidelnejšie. Príklady by zahŕňali napríklad hlavičkový papier a iné kancelárske potreby, vizitky a podobne. V kategórii kancelárskych nábytkov sú zahrnuté stoly, stoličky, sedačky pre hostí alebo klientov, stoly a ďalší nábytok.
Počítačové vybavenie
Moderné kancelárie výrazne investujú do počítačového vybavenia, pretože pobyt vo vnútri aj vo svete je zvyčajne dôležitou požiadavkou. Väčšina kancelárií bude potrebovať viac stolových a prenosných počítačov, rovnako ako tlačiarne, aby vytvorili papierové listy, dohody a iné dokumenty. Kancelárie môžu tiež potrebovať obrátiť kópie dokumentov na digitálne súbory. Pre takéto úlohy sú potrebné skenery a káble na pripojenie zariadenia k počítaču. Môžu sa vyžadovať aj digitálne fotoaparáty, projektory pre prezentácie a obrazové tlačiarne.
Komunikačné zariadenia
Obchodné kancelárie závisia vo veľkej miere od ich schopnosti komunikovať s inými oddeleniami alebo miestami v rovnakej firme, ako aj s inými podnikmi, klientmi a predajcami. Telefóny tiež pomáhajú medzi sebou navzájom spolupracovať s pracovníkmi v kancelárii, čo pomáha zvyšovať produktivitu tým, že znižuje chôdzu a prenáša rýchle správy. Interofiské komunikácie tiež pomáhajú podporovať profesionálnejší obraz návštevníkov kancelárie.
Zatiaľ čo sa faxové prístroje používajú menej v obchodných kanceláriách ako v minulosti, niektoré firmy stále vyžadujú ich použitie na prenos hardvérových dokumentov, ktoré sa nedajú skenovať. Toto sa bežnejšie vyskytuje v kanceláriách, ktoré spravujú bezpečné, citlivé alebo dôverné záznamy v papierovej podobe, ako sú právnické firmy a zdravotnícke kancelárie.
Ak kancelária vyžaduje značné množstvo prípravy dokumentov, najmä korešpondencie, môže byť rozumné investovať do diktátového vybavenia, aby sa administratívnym asistentom uľahčilo spracovávať a vytvárať papierové kópie listov a iných diktovaných dokumentov. Ostatné komunikačné zariadenia, ktoré môže obchodná kancelária potrebovať, môžu zahŕňať bezšnúrové telefóny, záznamníky, slúchadlá Bluetooth, mobilné zariadenia alebo smartphony, magnetofóny, videozáznamy a zobrazovacie zariadenia a televízory alebo monitory.
Všeobecné kancelárske vybavenie
Ďalšie vybavenie môže vyžadovať aj kancelárie. Spisové skrinky sú dôležité pre uchovávanie kópií dokumentov, ktoré sa musia uchovávať v priestoroch, a to buď na úschovu, alebo na ľahkú orientáciu. Z rovnakého dôvodu môže zabezpečiť protipožiarny trezor cennosti a citlivé originálne dokumenty.
Niektoré zariadenia sú tak všadeprítomné, že ich budú potrebovať takmer všetky úrady a pravidelne ich budú používať. Napríklad fotokopírovanie pomáha kanceláriám vytvárať potrebné duplikáty dokumentov, ktoré podnik musí vytvárať pre partnerov a klientov, ako sú korešpondencia a dohody alebo zmluvy. Drviče papiera sú tiež potrebné na to, aby sa bezpečne zlikvidovali citlivé, chránené alebo inak dôverné informácie.
Kancelárie môžu tiež potrebovať iné všeobecné vybavenie, ako sú napríklad poštové priehradky na spracovanie odchádzajúcej pošty, výrobca štítkov na potreby skladovania a tabule na plánovanie a strategické stretnutia.
