Podľa Business Dictionary je systém správy dokumentov "elektronický systém určený na organizáciu a správu dokumentov. Tieto dokumenty sú zvyčajne organizované so softvérom, ktorý umožňuje používateľovi prístup, úpravy a centrálne ukladanie dokumentov. "Spoločnosti často používajú tieto systémy na konverziu historických papierových dokumentov na elektronické súbory, ktoré slúžia na jednoduchú orientáciu a znižujú úložný priestor. Väčšina firiem vytvára nejaký druh papierov súvisiacich s ich operáciami. Nájdenie najlepšieho spôsobu správy týchto dokumentov môže zlepšiť interný pracovný postup spoločnosti.
Skontrolujte prichádzajúce body pre obchodné dokumenty. Majitelia a správcovia firiem by mali určiť spôsob, akým dokumenty vstupujú do svojej spoločnosti a rozhodnúť sa, ako najlepšie ich zachytiť elektronicky.
Implementujte softvér na zachytenie informácií elektronicky. Spoločnosti môžu požiadať externé strany - napríklad predajcov, dodávateľov alebo podobné skupiny - o zaslanie informácií elektronicky prostredníctvom e-mailu alebo webových stránok. To umožňuje spoločnostiam priamo načítať informácie do systému správy dokumentov.
Požiadať zamestnancov, aby skenovali papierové dokumenty do elektronického systému podávania. Keď zamestnanec dokončí svoju úlohu, manažéri môžu požadovať, aby skenovala všetky relevantné informácie do počítačového alebo serverového úložiska spoločnosti. Zamestnanec potom môže skartovať originál, aby sa zbavil citlivých informácií.
Nastavte systém na vyhľadávanie dokumentov. Schopnosť rýchlo nájsť uložené dokumenty môže obmedziť čas strávený zamestnancami pri hľadaní historických informácií. Spoločnosti by mali vytvoriť štandardný elektronický systém archivovania pre jednotlivcov, ktorí by mohli neskôr uložiť a nájsť informácie.
Tipy
-
Spoločnosti sa môžu rozhodnúť zadávať svoj systém správy dokumentov. Firmy sa môžu špecializovať na ukladanie informácií, takže spoločnosť nepotrebuje veľké množstvo fyzického úložného priestoru pre dokumenty.
Výstraha
Zatiaľ čo elektronické systémy na správu dokumentov prinášajú spoločnosti mnoho výhod, môžu mať aj nevýhody. Spoločnosti musia byť schopné zabezpečiť elektronické informácie pred zneužitím alebo podvodom pri zálohovaní informácií na ochranu proti zlyhaniu počítača alebo servera.
