Administratívni pracovníci nikdy nedostanú slávu alebo slávu, ale bez nich sú pracoviská odsúdené na neefektívnosť a stagnáciu. Správcovia kvality robia rozdiel v tom, ako efektívne vykonávajú svoju prácu iní. Poskytujú podporu a konfrontujú nekonečný tok zákulisných úloh, ktoré robia nejakú spoločnosť.
Čo je správny asistent?
Administratíví asistenti plnia rôzne úlohy v nastaveniach kancelárie. Ich zamestnanie sa môže zaradiť do kategórie osobných asistentov, ak sú venované jednému manažérovi, alebo môžu byť kľúčom k úspešnej, bzučiacej malej kancelárii, kde sa sami zaoberajú výzvami, papierovaním a inými úlohami na podporu celej pracovnej sily.
Väčšina pracovných miest s administratívnym asistentom zahŕňa spracovanie e-mailov, telefonovanie na volanie alebo telefonovanie klientom a iným zamestnancom, hádka o papierovaní a správa archívnych systémov. Často sa budú podieľať na nástupe nových zamestnancov. Môžu spravovať časové harmonogramy pre kanceláriu alebo vedúcich pracovníkov, robiť schôdzky a udržiavať čas na kalendároch. Často sa budú zaoberať plánovanými plánovanými údržbárskymi prácami, ako je napríklad zabezpečenie toho, že vodárenská spoločnosť príde vyčistiť vodný chladič a ďalšie bežné práce.
Konečné detaily administratívneho asistenta závisia od spoločnosti a ľudí, ktorým pracuje. Ak pracujú v účtovnom úrade, môžu potrebovať pracovnú znalosť účtovných postupov. Ak sú v televíznej postprodukčnej spoločnosti, budú musieť poznať filmovú a televíznu produkciu. Pre reklamnú spoločnosť budú musieť mať základné znalosti o reklamách, ktoré kupujú a zaoberajú sa kreatívami a klientmi.
Pracovné miesta v administratíve môžu byť skvelým spôsobom, ako získať prehľad o tom, čo spoločnosť robí, a je možné pracovať na inej ceste alebo získať pocit, aké úlohy sa pre ne najviac hodia. Na druhej strane existujú kariéroví administratívni asistenti, ktorí milujú rozmanité ponuky a rýchle tempo, ktoré práca prináša do ich dní.
Aké sú úlohy administratívnych asistentov?
Je možné získať skvelú administratívnu asistenčnú prácu len s vysokoškolským diplomom, ale niektoré vysoké školy pomáhajú, a to najmä pre prácu pod riadiacimi pracovníkmi. Dôležitejšie sú zručnosti špecifické pre prácu, ako napríklad dobré komunikovanie v písomnej podobe a počas hovoru, keďže sa jedná o toľko e-mailov a manipuláciu s telefónmi. Administrátori často musia mať dobrú tatu a diplomaciu, pretože budú musieť čeliť prehnaným zákazníkom alebo byť neutrálnou stranou medzi zamestnancami v ich kancelárii. Ale všetky ich komunikačné zručnosti budú nepríjemné, ak nie sú dobrí poslucháči s hlavou na detaily.
Počítačové zručnosti sú nevyhnutné, vrátane vedomostí, ako používať programy ako Microsoft Word, Excel a Outlook. Zadanie údajov môže byť požadovanou úlohou a rýchle zvládnutie akýchkoľvek programov, ktoré spoločnosť používa, ako napríklad aplikácie pre správu databázy alebo tímovú spoluprácu, pomôže správcovi uspieť v ich úlohe.
Pochopenie všetkých aspektov odosielania zásielok bude zvyčajne vyžadované a môže zahŕňať vedieť, ako si cestu okolo USPS zaobchádzať s každodennou poštou a pracovnými poštovými strojmi, ale aj poznať kuriérové systémy ako FedEx, UPS a dokonca aj ako privolať miestnych kuriérov na bicykli.
Menej slávne administratívne povinnosti zahŕňajú udržanie kancelárie dobre zásobené dodávkami. Od papiera po atramentovú tlačiareň a perá sú tieto veci páteřnou správnou funkciou kancelárie a je to doména administrátora. Tak isto sa zaoberá údržbou a údržbou kancelárskych zariadení, ako sú kopírky, počítače a ďalšie. Tieto veci nemusia nutne riešiť, ale trochu riešenie problémov ide ďaleko a zvyšok času môžu zavolať IT oddeleniu alebo sa obrátiť na opravu ľudí.
Aké vlastnosti potrebuje správny personál?
S profesionálnym správaním a vzhľadom, ktoré sa dotýka imidžu spoločnosti, ide dlhú cestu v tejto práci, pretože administratívni asistenti sú často "čelnou tvárou" spoločnosti alebo prvým dojmom, ktorý človek získava výkonným pracovníkom, keď pracujú na týchto pracovných stoloch.
Organizovanie je kritické. Spravovanie všetkých týchto plánov, vracanie hovorov, vydávanie poznámok, aktualizácia tabuliek, udržiavanie systému archivovania - to všetko vyžaduje dobré organizačné schopnosti a schopnosť zostať na mnohých veciach nepretržite. Súvisiace sú samozrejme aj zručnosti v oblasti riadenia času, pretože termíny sú konštantné, a ak je zmluva odoslaná príliš neskoro alebo hovor nie je okamžite vrátený, môže to spôsobiť kolaps neoceniteľných obchodných zmlúv.
Byť skvelý v tímovej práci je rozhodujúci, pretože práve to podporujú personálne úlohy, ale pracuje sám. Zostať na vrchole projektov a stať sa samoštartujúcim je nevyhnutné, a to v rušnom prostredí s neustálymi prerušeniami je povinné. Dni sú naplnené hovormi, ľudia potrebujú pomoc a vyskakovacie úlohy, ktoré si vyžadujú okamžité riešenia, ale stále existujú prebiehajúce projekty, ktoré vyžadujú dokončenie všetkých, a administrátorský personál musí na oboch vyniknúť.
Aké zručnosti sú cenné?
Okrem bežných každodenných zručností potrebných pre úspešnú kariéru v oblasti administratívnej podpory existuje veľa ďalších zručností, ktoré dokážu oddeliť jeden z balíčka a dať im výhodu na vyšších platových a neúnosných administratívnych úlohách.
Byť dvojjazyčné alebo viacjazyčné je fantastická zručnosť. Poznávanie španielskych, nemeckých, čínskych, indických alebo iných jazykov bežných v národnom alebo medzinárodnom obchode môže urobiť administrátora mimoriadne cenným a tieto úlohy často platia aj vyššie.
Niektoré ďalšie potenciálne hodnotné zručnosti zahŕňajú znalosť sociálnych médií, základy účtovníctva, schopnosť písať správy a analyzovať údaje a mať určité pracovné chápanie legálnosti a zmlúv.
Administratívni asistenti by mali v konečnom dôsledku hľadať pracovné miesta v kariérnych oblastiach, ktoré sú pre nich zaujímavé. Niekto, kto miluje zákon, by mal pracovať v advokátskej kancelárii, pretože sa bude musieť naučiť trochu o tejto profesii, aby tam účinne fungovala. Podobne osoba, ktorá nemá rád medicínu, by sa nemala snažiť pracovať v ordinácii lekára. Čím viac vie o podnikaní vykonávanom na pracovisku, tým je cennejšia ako asistentka a tým vyššia je ich šanca na podporu.
Čo získavajú administratívni asistenti?
Pracovné miesta v administratíve sa výrazne líšia a kompenzácia sa zvyšuje v závislosti od rozsahu ich pracovných povinností, ich skúseností a seniority tých, ktorým pomáhajú. Takže administrátor pre malú kanceláriu zarobí menej ako jednu za vysoko zarábajúcu, rýchlo rozdelenú divíziu reklamného domu a obaja budú zarábať menej ako výkonný administratívny personál pracujúci výhradne pre generálneho riaditeľa.
Podľa Indeed.com, pri priemerovaní miezd ponúkaných v zoznamoch pracovných miest na október 2018, prijali administrátori vstupnej úrovne $13.05 za hodinu alebo približne $28,000 ročne. Na druhej strane Salary.com uvádza, že skúsený juniorský administratívny asistent v priemere zarobí, $40,588, k septembru 2018. Na tom istom mieste sa uvádza priemerná mzda za administratívneho asistenta generálneho riaditeľa ako $77,913, ale platy s najvyššou mierou odmeňovania, vrátane balíkov dávok, dosiahli výšku $95,219.
Budúcnosť administratívnych asistentov
Technológia sa rýchlo mení, takže naše životy sú produktívnejšie, organizovanejšie a rýchlejšie než kedykoľvek predtým. Možno si myslíme, že to ohrozuje administratívne pomocné pracovné miesta v budúcnosti, ale to tak nie je. V skutočnosti im to v niektorých ohľadoch dáva ešte viac príležitostí.
Dnes sú "virtuálnymi asistentmi" rastúcou kariérou. Schopnosť pracovať na diaľku a byť v kontakte prostredníctvom telefónu a videa so svojimi zamestnávateľmi umožňuje asistentiam pracovať pre ľudí po celom svete. Je to rastúca kariéra pre tých, ktorí chcú pracovať doma alebo v zahraničí. Niektoré RV pracujú pre spoločnosti priamo, niektoré sú zamestnané tretími stranami a mnohé sú teraz samostatne zárobkovo činné a pracujú na čiastočný úväzok pre dvoch alebo viacerých zamestnávateľov týždenne. Ak chcete byť úspešná VA, potrebujete ešte viac samočinného štartu a starostlivosti, pretože práca na diaľku znamená, že potrebujete zostať motivovaná na vlastnú päsť.
Aj v tradičných kanceláriách sa administratívni asistenti nemôžu obávať - ich pracovné miesta budú naďalej kľúčom k úspechu každého pracoviska. Čo sa môže zmeniť, je úroveň počítačovej spôsobilosti, o ktorej sa predpokladá, že budú mať automatizáciu a digitálna spoľahlivosť sa bude naďalej zvyšovať, takže tí, ktorí zostanú na trendoch a technológiách, budú mať výhodu nad svojimi rovesníkmi.
