Sledovanie a objednávanie zdrojov tlačiarne pre veľkú organizáciu, ako je napríklad škola, môže byť náročné. Každý model tlačiarne používa iný typ atramentovej kazety alebo tonera a každá atramentová kazeta vytlačí iný počet strán, než bude potrebná výmena. Aj keď by ste mohli sledovať atramentové kazety, ktoré si objednajú staromódny spôsob, pomocou zoznamu vytvoreného papierom a ceruzkou, vytvorením tabuľky na ukladanie všetkých dôležitých informácií ušetríte čas a umožníte efektívnejšie vyúčtovanie atramentu v priebehu času,
Vytvorte novú prázdnu tabuľku na sledovanie objednávania atramentových kaziet pomocou programu tabuľkového procesora vášho počítača. Je pravdepodobné, že váš počítač bol dodaný s programom Microsoft Excel nainštalovaným ako súčasť balíka Microsoft Office. Ak nemáte aplikáciu Excel, prevezmite a nainštalujte bezplatnú kancelársku sadu, napríklad OpenOffice, alebo použite online nástroj, ako je napríklad Dokumenty Google, ku ktorému máte bezplatný prístup, ak sa zaregistrujete na bezplatný účet služby Gmail.
Určte, ktoré informácie chcete sledovať. Toto sa bude líšiť od prípadu k prípadu a jeden z výhod používania elektronickej tabuľky je, že je ľahké zmeniť informácie, ktoré sledujete podľa potreby. Najskôr sa pokúste sledovať číslo miestnosti, kde je každá tlačiareň nainštalovaná, typ tlačiarne, typy atramentových kaziet alebo tonerov, ktoré používa tlačiareň, koľko ste zaplatili za atrament a dátum poslednej objednávky náhradného atramentu.
Najprv zadajte hlavičky pre stĺpce tabuľky. Všimnite si, ako je nakonfigurovaná prázdna tabuľka. Existuje rad čísel, ktoré prechádzajú vertikálnou osou a riadok listov cez horizontálny prístup. V prvej bunke alebo stĺpci A riadku 1 zadajte "Číslo izby". V riadku 1 stĺpec B zadajte "Model tlačiarne". "Model atramentovej kazety" prechádza do riadku 1 stĺpca C atď., Kým nezadáte hlavičku stĺpca pre každú informáciu, ktorú chcete sledovať.
Vyberte prvú tlačiareň, ktorú chcete vložiť do tabuľky, a začnite písaním čísla miestnosti v stĺpci A stĺpca A. Zadajte model tlačiarne do stĺpca B stĺpca 2 a potom pokračujte v zadávaní všetkých relevantných informácií do príslušného stĺpca vrátane dátumu posledný objednaný atrament.
Zadajte informácie pre ďalšiu tlačiareň, počnúc riadkom 3 stĺpcom A a zadajte ostatné údaje pre túto tlačiareň do každého príslušného stĺpca. Pokračujte v zadávaní informácií o každej nasledujúcej tlačiarni do nového riadku, kým sa nezobrazia všetky vaše tlačiarne a informácie o tlačiarni. Po dokončení uložte tabuľku na pevný disk počítača.
Vytvorte ďalšie stĺpce s prázdnym dátumom, ktoré chcete zaznamenať pri každom objednaní atramentu pre konkrétnu tlačiareň. Po dokončení uložte súbor na pevný disk, aby ste ho mohli používať pri ďalšom objednaní spotrebného materiálu.
Tipy
-
Použite špeciálne formátovanie na zvýraznenie dôležitých informácií alebo ako organizačnú pomoc. Napríklad použite tučné písmo pre hlavičky stĺpcov a farebné písmo, aby sa dohromady zoskupili tlačiarne v tej istej organizačnej jednotke. Napríklad by ste mohli používať zelenú pre tlačiarne používajúce fakulty, modré pre tlačiarne používajúce študentov a oranžové pre tlačiarne nastavené v knižnici.
Po uplynutí určitého času - napríklad v semestri alebo v školskom roku - celková suma vynaložená na atrament každého tlačiarne počas tohto obdobia. Môžete použiť tieto informácie, aby ste zistili, či sa niektoré tlačiarne používajú častejšie ako iné, či je jedna tlačiareň cenovo výhodnejšia než iná, a dokonca aj to, ktoré oddelenia alebo triedy používajú najviac atramentu - informácie, ktoré môžu byť užitočné pri reorganizácii aj pri zostavovaní rozpočtu účely.
