Due diligence je v podstate intenzívne vyšetrovanie, ktoré predchádza významnej transakcii alebo rozhodnutiu. Napríklad, náležitá starostlivosť sa zvyčajne vyskytuje, keď máte vážny záujem o kúpu podniku alebo potrebujete rozvíjať obchodnú prezentáciu pre hlavnú outsourcingovú zmluvu. Hoci proces môže byť časovo náročný a často sa musí konať v zákulisí, informácie, ktoré zhromaždíte a načrtnete v správe o náležitej starostlivosti, sú rozhodujúce pre správne rozhodovanie alebo vytvorenie efektívnej prezentácie.
Štruktúra a zameranie
Rovnako ako vo väčšine ostatných formálnych správ, správa o náležitej starostlivosti zahŕňa cieľ, súhrnné zhrnutie, kľúčové zistenia, oddiel s odporúčaniami a jedno alebo viac príloh. Čo však odlišuje správu o náležitej starostlivosti od ostatných, je jej účel, zameranie a stupeň informovanosti. Akonáhle dokončíte aktívnu fázu vykonávania due diligence - skúmanie faktov, zhromažďovanie nespracovaných údajov a vytváranie osobných pozorovaní - generovanie správ organizuje dáta spôsobom, ktorý vám umožní zhodnotiť existujúcu situáciu, identifikovať riziká a odhaliť problémy, ktoré poskytujú pákový efekt príležitosti.
Formát a hlas
Väčšina ľudí používa pri zmluvných alebo cenových rokovaniach správu o due diligence ako referenčnom materiáli za zákulisím alebo ako zdroj informácií na vytvorenie prezentácie cenových ponúk. Bez ohľadu na účel, veľa z toho, čo zahrniete do správy due diligence, je dôverná informácia, takže okrem písania pre cieľové publikum a zamerať sa na ciele zahrňte iba tie najdôležitejšie alebo podstatné informácie. Použite formálny hlas a prezentujte fakty pomocou objektívnych, nezaujatých písomností a samostatných informácií o reportoch do rôznych sekcií pomocou písmen alebo číslic.
Ciele a zhrnutie
Vysvetlite svoje dôvody pre vykonanie náležitej starostlivosti v sekcii cieľov. Napriek tomu, že súhrnná správa pochádza tesne po cieľoch správy - a pred orgánom - napíšte sumár posledný. Dôvodom je, že čitatelia - najčastejšie vedúci pracovníci spoločnosti - ktorí sa zaujímajú o túto časť, nemusia mať čas na prečítanie celej správy. Potrebujete štruktúrovať súhrnný prehľad, aby sa čítal ako správa v miniatúre, ale zároveň zachovať svoju dĺžku úmernú zvyšku zostavy.
Kľúčové zistenia a odporúčania
Michael Sisco, spisovateľ a nezávislý konzultant v oblasti IT, hovorí v článku na internetovej stránke spoločnosti TechRepublic, že kľúčové zistenia by sa mali zamerať na položky, ktoré ovplyvňujú cenu alebo prebiehajúce činnosti spoločnosti. Napríklad, ak píšete správu o náležitej starostlivosti, ktorá sa použije na prezentáciu zmluvy o outsourcingu, zahrňte aj otázky, ktoré podporujú vašu cenu a pozíciu, napríklad rozdelenie prevádzkových procesov, ktoré zvýrazňujú problémy produktivity a výkonnosti. Okrem toho uveďte pomery nákladov, ktoré odhaľujú, koľko spoločnosť v súčasnosti vynakladá na prevádzku vlastnej služby a identifikuje riziká, ako je potreba investovať ešte viac peňazí na modernizáciu alebo nahradenie starého alebo zastaraného zariadenia. Zvýraznite možnosti využitia v sekcii odporúčaní. Zahrňte implementačné náklady, poskytnite pomer návratnosti investícií a poskytnite časový rámec na realizáciu úspor alebo prínosov pre každú príležitosť.
