Bezpečnosť záznamov o mzdách a zamestnanci, ktorí s nimi pracujú, sú neustále v úvahu pre správcov miezd a riadenie podniku. Zabezpečenie miezd zahŕňa vykonávanie a udržiavanie dôvernosti a bezpečnosti záznamov o mzdách, mzdového oddelenia a mzdového personálu. Vedúci mzdového účtu, vedúci účtovníctva alebo manažér pre ľudské zdroje môže niesť zodpovednosť za zabezpečenie miezd v spojení s vedením. Vytvorenie vysoko bezpečného a efektívne organizovaného mzdového prostredia by malo byť cieľom každého oddelenia miezd.
organizácie
Organizácia mzdového oddelenia, zamestnancov a procesov je nevyhnutná pre zabezpečenie miezd. Pre bezpečnú správu miezd je potrebná jasná štruktúra velenia, organizačná schéma logického oddelenia a jasné delegovanie zodpovednosti za mzdy. Na oddelení dôverného, efektívneho, bezpečného a právne kompatibilného spracovania miezd sa musí zorganizovať manažér, mzdový procesor, špecialista na špeciálne mzdové situácie, ako napríklad príkazy na obhajobu mzdy a FMLA a náhradné náhrady zamestnancov,, Každý, kto má vo výplatnej listine, musí mať jasne definované povinnosti, aby sa vyhli a odstránili porušenia bezpečnosti a medzery v spracovaní miezd.
Riadenie prístupu
Všetok prístup k dokumentom o mzdových papieroch, fyzických pamäťových súboroch, počítačoch a počítačových správach a akýmkoľvek iným prístupom musí byť prísne kontrolovaný a vynútený na zabezpečenie dôverných informácií o mzdách. Každá zodpovednosť zamestnanca mzdy musí byť preverená manažérom miezd, aby sa zistilo, aká úroveň prístupu je potrebná. Prístup k fyzickým mzdovým dokumentom, ako sú časové rozpisy, zvyšovanie oprávnení, papierovanie bonusov a provízií a iné mzdové dokumenty s citlivými a dôvernými finančnými informáciami, musia byť obmedzené len na tých, ktorí transakcie spracúvajú. Spisové skrine a počítače s informáciami o mzdách, údajmi a archívmi musia byť umiestnené v bezpečných priestoroch, kde s nimi môžu prezerať a pracovať len osoby s bezpečnostnou previerkou. Napríklad pracovníci časového rozvrhu, ktorí vstupujú len do pracovného času do počítačového mzdového systému, nesmú mať prístup k procesom konečného predloženia alebo k dokumentácii o mzdách a dávkach.
Procedúry dokumentu
Mzdové postupy musia byť dôkladne zdokumentované a vynútené, aby sa zabezpečila bezpečnosť mzdového procesu a personálu. Každá zodpovednosť zamestnanca mzdového účtu musí byť jasne definovaná v jeho pracovnom nákrese, v mzdových postupoch, ktoré vykonáva, a v štandardnom návode na obsluhu mzdového oddelenia. Postupy sa musia dodržiavať, revidovať, keď sa niečo mení a prehodnocuje najmenej raz za rok, ak nie častejšie, aby sa ochránila integrita procesov a vyhnuli sa akýmkoľvek medzerám v bezpečnosti.
Fyzická bezpečnosť
Fyzická bezpečnosť záznamov o mzdách, spisov, údajov a systémov, ako aj mzdových zariadení a zamestnancov je nevyhnutná. Zabezpečenie miezd a dôvernosť nesmie byť ohrozené, aby sa šetrilo peniaze spracovaním miezd na recepcii alebo tým, že jeden pracovník mzdy vykonáva povinnosti bez dvojitej kontroly. Skriňové súbory musia byť uzamknuté s obmedzeným prístupom. Kancelárie, hlavné rámy a stolové počítače s údajmi o mzdách a so softvérom na spracovanie sa nesmú nachádzať v spoločných priestoroch, ale v zabezpečených miestach, ktoré sa dajú ľahko zamknúť. Mzdový personál musí mať zabezpečené pracovné prostredie od návštevnosti zamestnancov a návštevníkov a musí mať jednoduché spôsoby, ako úspešne zabezpečiť informácie, s ktorými pracujú, aby neboli vystavení nahnevaným alebo emočným zamestnancom. Všetky chyby v mzdách, nezrovnalosti a sťažnosti by mali mať jasné procesy a mali by ich riešiť manažéri alebo vedúci pracovníci, nie priamo s mzdovými pracovníkmi.
